Video: Top 10 Lucruri Pe Care Nu Trebuie Să Le Împrumuţi (Noiembrie 2024)
Serviciile de telefonie VoIP-over-IP (VoIP), în special cele livrate prin cloud, au devenit standardele în aceste zile, în special pentru întreprinderile mici și mijlocii (SMB). Opțiunile sunt vaste, economiile potențiale sunt grozave și, pentru multe companii, se dovedește că pot face lucruri cu VoIP, pur și simplu nu pot face altfel, mai ales în jurul integrării sale cu alte sisteme de back-end greu, cum ar fi birou de asistență, de exemplu. Dar VoIP este, de asemenea, complex. Ca atare, poate fi finnicky și s-ar putea să nu te salveze atât cât crezi. Ar putea chiar să vă coste mai mult decât un simplu serviciu de telefon vechi (POTS), după ce totul este spus și făcut.
-
- Cele mai bune furnizori VoIP de afaceri pentru 2019 Cele mai bune furnizori VoIP pentru afaceri pentru 2019
- VoIP și UCaaS: diferențele explicate VoIP și UCaaS: diferențele explicate
- De ce sistemul dvs. VoIP de afaceri ar putea să nu aparțină în cloud De ce sistemul dvs. VoIP de afaceri ar putea să nu aparțină în cloud
În cele din urmă, luați în considerare nevoile angajaților și clienților dvs. atunci când alegeți un sistem de telefonie VoIP. Aceasta include decizia de ce caracteristici au de fapt angajații dvs. și ce nu. În general, aceasta înseamnă alocarea părților interesate care vor face mapări ale oricăror procese care implică sistemul dvs. de telefon și, de asemenea, se vor așeza cu angajații din prima linie care operează aceste procese pentru a vedea cum pot fi îmbunătățite. Acesta include, de asemenea, proiectarea sistemului, astfel încât clienții să nu se piardă în meniuri, să sufere alegeri cheie ciudate sau să audă opțiuni nesfârșite de la asistentul auto. Dacă nu aveți experiență pentru a face acest lucru în interior, este ceva ce majoritatea consultanțelor VoIP sunt instruite să se ocupe; amintiți-vă doar să le adăugați la costul dvs. general în timpul planificării.
Înainte de a face orice altceva, decideți exact de ce vă mutați la un sistem de telefonie VoIP. Există o mulțime de motive pentru care ar putea fi o idee bună, dar, dacă nu știți care sunt acele motive și cum ar putea să vă afecteze afacerea, nu sunteți gata să efectuați achiziția sau migrarea. O idee vagă că ar putea economisi bani nu este unul dintre aceste motive. Exemple de motive întemeiate includ construirea unui centru de apeluri, furnizarea unui mijloc de colaborare între diferite locații ale biroului, păstrarea datelor de apeluri de pe platforma de gestionare a relațiilor cu clienții (CRM) pentru utilizare în marketing sau servicii pentru clienți, precum și pregătirea pentru o nouă locație sau creșterea așteptată.
Decideți cine va fi responsabil pentru etapele importante din mutarea dvs. la VoIP. Aceste etape includ analiza și proiectarea inițială a nevoilor, procesul de achiziții, implementarea și, în final, funcționarea continuă a sistemului. Rețineți că, de obicei, aceasta nu poate fi aceeași persoană. Un personal IT poate fi cea mai bună alegere pentru implementare și funcționare, dar nu sunt de obicei cei care proiectează sistemul IVR pe care clienții dvs. îl vor folosi sau decide doar ce date de apel sunt cele mai utile pentru departamentul de marketing. Așadar, trebuie să desemnați cine vor fi toți părțile interesate; și, da, unii dintre ei pot fi bine vânzători sau consultanți dacă nu aveți expertiza internă.
Va trebui să găsiți sau să angajați un angajat care să reprezinte interesele companiei în timpul proceselor de achiziție și implementare. În timp ce vor exista o mulțime de furnizori care se vor oferi să facă totul, ei nu au neapărat aceleași interese. În mod obișnuit, toate se referă la vânzarea dvs. cât pot, instalarea și conectarea rapidă și apoi încărcarea suplimentară pentru orice „efectiv”. Doar cineva din partea dvs. de piese se va îngrijora de fiabilitatea operațională pe termen lung și lucruri auxiliare, cum ar fi menținerea în siguranță a datelor de apeluri, astfel încât compania dvs. să poată rămâne conformă cu orice reglementare din domeniul securității datelor din industrie, de exemplu. Rețineți că, pentru o companie cu adevărat mică, aceasta ar putea fi o datorie colaterală, dar cineva trebuie să fie persoana indicată. Această persoană trebuie să înțeleagă suficient tehnologia VoIP pentru a lua decizii și pentru a cunoaște modul în care aceste decizii vor afecta restul companiei. Aceasta nu este aceeași persoană menționată în punctul precedent.
Asigurați-vă că infrastructura dvs. de rețea actuală poate suporta VoIP și are capacitatea de a gestiona creșterea traficului de rețea. De asemenea, trebuie să știți dacă infrastructura dvs. poate gestiona cerințele specifice de trafic de voce și video, inclusiv pentru a susține orice cerințe privind calitatea serviciilor (QoS) sau LAN LAN (VLAN) virtuale. Aceasta poate însemna unele modernizări ale infrastructurii dacă routerele sau comutatoarele actuale nu acceptă aceste funcții. De asemenea, poate fi necesar să vă actualizați Furnizorul de servicii Internet (ISP) dacă furnizorul dvs. actual nu poate suporta cerințele de lățime de bandă a multor traficuri telefonice. Estimarea cât de mult vă va crește volumul de apeluri este lățimea de bandă pe care ar trebui să o poată gestiona furnizorul VoIP, dar puteți angaja un specialist din exterior pentru a face aceste calcule.
Nu subestimați costurile VoIP. Sigur, aceste rate lunare arată bine, dar săpați mai adânc. Dacă tot ce primiți sunt telefoane soft care rulează pe telefoane mobile, atunci va trebui să cumpărați tuturor un telefon mobil, cu o mulțime de minute de date sau, cel mai probabil, un plan nelimitat. Dacă acele telefoane soft rulează pe mașini Windows sau Mac, atunci toată lumea va trebui să aibă un computer cu hardware pentru a suporta VoIP, acces la internet și ceva intern pentru a gestiona sunetul și setul cu cască. Dacă alegerea VoIP folosește (sau cel puțin acceptă) telefoane de birou, atunci nu uitați că acestea costă undeva între 75 $ și 150 $ fiecare plus costul unei conexiuni de rețea cu fir la fiecare telefon. Puține telefoane de birou VoIP acceptă Wi-Fi, dar cele care vă vor solicita să vă actualizați punctele de acces dacă le oferiți tuturor un telefon Wi-Fi. Amintește-ți costurile personalului: cineva trebuie să gestioneze toate acestea și cineva trebuie să ofere sprijin. Și apoi există întreținere și licențiere continuă; totul se adaugă, deci asigurați-vă că parcurgeți întreaga implementare în detaliu, astfel încât să nu vă mirați de noi cheltuieli pe măsură ce cresc.
Figurați un calendar realist pentru trecerea la VoIP. În ciuda a ceea ce ar putea spune unii vânzători, acesta nu va fi imediat. Chiar dacă treceți de la un sistem VoIP la altul, aceasta nu este o operație de o zi. Stați jos și calculați timpul pentru planificare, achiziție, implementare, instruire și schimbare, apoi dublați-l. Poate chiar o triplă. Aceasta este o schimbare majoră a capacității companiei dvs. de a comunica cu ea însăși și cu lumea exterioară. Grăbirea este pur și simplu o prostie. Lucrați la timp pentru o lansare de pilot, testare și optimizare, apoi un roll-out final care vine în etape, astfel încât întreaga operațiune nu este în haos dacă ceva nu merge bine.
Decideți ce veți face cu vechiul dvs. sistem de telefonie. Dacă aveți o grămadă de telefoane analogice care sunt în stare bună, atunci puteți să le utilizați cu sistemul dvs. de telefonie VoIP pentru angajații care nu au nevoie de funcții VoIP. Sau este posibil să le doriți în zone unde sunt disponibile publicului sau unde se află în medii dificile, cum ar fi o zonă de montaj în aer liber sau pe podeaua fabricii. Și este posibil să doriți unele pentru backup (mai multe pe următorul).
Dă-ți seama că contingența ta de operații și planurile de continuitate a afacerii vor trebui să se schimbe și că va trebui să planifici și să investești în fiabilitate adăugată. Practic, cum vei continua să faci afaceri dacă rețeaua se va stinge sau chiar va avea probleme? Deoarece sistemul dvs. de telefonie va depinde de fiabilitatea și performanța atât a rețelei dvs. locale, cât și a internetului, trebuie să vă gândiți în ceea ce privește defecțiunile și alternativele. Copii de rezervă pentru furnizorul dvs. de servicii de internet principal (ISP) și dacă vocea este esențială pentru operarea dvs., o modalitate de a beneficia de servicii telefonice, chiar dacă întreruperea internetului este totală. Da, acest lucru ar putea însemna păstrarea la dispoziție a unor linii analogice și a telefoanelor compatibile. Aceasta va însemna, de asemenea, planificarea pentru failover, redundanța rețelei și, desigur, backup.
Nu uita de securitate. Toate lucrurile care vă pot ataca rețeaua IT vă pot ataca rețeaua VoIP, în plus, există lucruri cum ar fi modificarea apelurilor și deturnarea apelurilor, precum și băieții răi care folosesc sistemul dvs. de telefonie VoIP pentru a efectua apeluri pe distanțe lungi și pentru a vă folosi în casă. echipamente ca gazdă pentru atacuri malware. Acest lucru se poate agrava dacă sistemul VoIP nu joacă bine cu securitatea dvs., cum ar fi necesitatea dezactivării inspecției de pachete (așa cum am găsit într-un sistem telefonic pe care l-am testat). În plus, reglementările privind confidențialitatea datelor au uneori propriile cerințe atunci când vine vorba de protejarea traficului VoIP în tranzit și în repaus, dacă păstrezi date despre apeluri în scopuri de vânzare sau servicii. Dacă industria dvs. este reglementată în acest fel, asigurați-vă că înțelegeți exact modul în care VoIP se încadrează în restul măsurilor de siguranță a datelor.
De asemenea, trebuie să ții cont de prioritățile tale reale atunci când alegi un sistem VoIP. De exemplu, dacă doriți să funcționeze bine, atunci costul nu ar trebui să fie factorul principal. În schimb, vrei funcționalitate. Dacă sistemul dvs. VoIP funcționează așa cum trebuie și nu are funcții de care nu aveți nevoie, atunci probabil că vă va economisi bani în mod direct și ar trebui să vă facă personalul mai productiv, ceea ce va economisi bani indirect.
