Acasă Caracteristici 22 sfaturi Excel pentru a deveni o foaie de calcul pro

22 sfaturi Excel pentru a deveni o foaie de calcul pro

Cuprins:

Video: 12 трюков при работе с формулами и функциями в Excel (Noiembrie 2024)

Video: 12 трюков при работе с формулами и функциями в Excel (Noiembrie 2024)
Anonim

Există foarte, foarte puțini oameni pe planeta Pământ, care ar putea spune vreodată că au stăpânit complet orice lucru mic despre Microsoft Excel. Este aplicația de calcul de premieră din lume și a fost standardul industriei de aproape 35 de ani, înlocuind odată venerabilul Lotus 1-2-3, prima aplicație ucigașă pentru computere din anii '80.

Dominanța Microsoft Excel ca o foaie de calcul nu a fost încă testată cu adevărat, cu siguranță nu de Quattro Pro Corel (vândut și astăzi în WordPerfect Office Pro), de instrumentele open source de la Apache sau LibreOffice sau chiar de foile de calcul Google (partea de calcul a piesei Google Drive).

Există un motiv pentru asta. Excel este mai mult decât un brand pe care îl știe toată lumea: este puternic. Face cam tot ce s-ar putea solicita într-o foaie de calcul. Versiunea actuală Excel 2019, disponibilă în Microsoft Office 2019 ca parte a abonamentului Microsoft 365 și a altor metode, este alegerea editorilor PCMag.

Nu este doar pentru numere. O mulțime de oameni populează rețelele aparent infinite ale Excel cu date, folosindu-le ca bază de date cu fișiere plane. Poate face un manager de contact relativ eficient sau un manager cu relații complete cu clienții. Nu este chiar atât de șocant să vezi oamenii care îl folosesc ca procesor de texte, în ciuda faptului că Microsoft Word stă de obicei lângă el.

Un lucru pe care aproape fiecare utilizator Excel îl are în comun: să nu știe suficient. Există atât de multe moduri de a tăia numerele și zarurilor, de a da acele date un aspect nou, și mai mult, este imposibil să le numărați pe toate. Cărți întregi sunt scrise pe acest subiect. Însă este ușor să stăpânești câteva dintre sfaturile mai interesante și mai complexe care îți vor face timpul mai ușor folosind programul și te vor face să pari un guru al biroului tău de calcul de înaltă tehnologie. Așa că pune-ți cont de oricare sau toate aceste trucuri pentru a excela la Excel.

    Pauze de linie și text de înfășurare

    Introducerea în celule a foii de calcul poate fi frustrantă, întrucât implicit pentru textul pe care îl introduceți este să continuați pentru totdeauna, fără să vă întoarceți la o nouă linie. Puteți schimba asta. Creați o nouă linie tastând Alt + Enter (apăsând Enter singur te scoate din celulă). Sau faceți clic pe opțiunea Înfășurare text sub fila Acasă din partea de sus a ecranului, ceea ce înseamnă că toate textele se înfășoară chiar la marginea celulei în care vă aflați. Redimensionați rândul / coloana și textul reînfășoară pentru a se încadra.

    Ctrl + Shift pentru a selecta

    Există metode mult mai rapide de a selecta un set de date decât folosirea mouse-ului și glisarea cursorului. Faceți clic în prima celulă pe care doriți să o selectați și mențineți apăsat butonul Ctrl + Shift, apoi atingeți săgeata în jos pentru a obține toate datele din coloana de mai jos, săgeata sus pentru a obține toate datele de mai sus sau săgeata stângă sau dreapta pentru a obține totul în rândul (spre stânga sau spre dreapta, desigur). Combinați direcțiile și puteți obține o coloană întreagă, precum și tot ce există în rândurile din stânga sau din dreapta. Va selecta celule doar cu date (chiar și date invizibile). Dacă utilizați Ctrl + Shift + End, cursorul va sări la celula cea mai de jos cu date, selectând totul între ele. Deci, dacă cursorul se află în celula din stânga sus (A1), asta este totul. Și mai rapid: Ctrl + Shift + * (asteriscul) va selecta întregul set de date indiferent de ce celulă este selectată. ( Imagine de xuuxuu din Pixabay )

    Completarea automată

    Acesta este un concept fără probleme, dar atât de ușor de trecut cu vederea. Începeți să tastați o serie de lucruri repetitive, cum ar fi datele (1/1/20, 1/2/20, 1/3/20 etc.) și știți că sunteți într-o zi lungă. În schimb, începeți seria și mutați cursorul pe ecran în partea din dreapta jos a ultimei celule - mânerul de umplere. Când se transformă într-un semn plus (+), faceți clic și trageți în jos pentru a selecta toate celulele pe care trebuie să le completați. Se vor completa magic folosind modelul pe care l-ai început. Și poate urca și pe o coloană, sau la stânga sau la dreapta pe rând.

    Și mai bine - puteți umple automat fără o mulțime de tipare. Din nou, alegeți o celulă sau celule, treceți la mânerul de umplere, faceți clic și trageți. Veți primi un meniu cu opțiuni. Cu cât introduceți mai multe date la început, cu atât opțiunea Seria de umplere va face mai bine crearea opțiunilor de umplere automată. Vezi acest tutorial Microsoft.

    Completare flash

    Completarea blițului va completa inteligent o coloană pe baza modelului de date pe care îl vede în prima coloană (ajută dacă rândul de sus este un rând de antet unic). De exemplu, dacă prima coloană are toate numerele de telefon care sunt formatate ca "2125034111" și doriți ca toate să arate ca "(212) -503-4111", începeți să scrieți. Până la a doua celulă, Excel ar trebui să recunoască modelul și să afișeze ceea ce credeți că doriți. Doar apăsați introduceți pentru a le folosi. Acest lucru funcționează cu numere, nume, date etc. Dacă a doua celulă nu vă oferă o gamă precisă, tastați ceva mai mult - modelul poate fi greu de recunoscut. Apoi accesați fila Date și faceți clic pe butonul Completare bliț. Consultați acest tutorial Microsoft pentru mai multe.

    Text la coloane

    Spuneți că aveți o coloană plină de nume, mai întâi lângă ultima, dar doriți două coloane care să le despartă. Selectați datele, apoi pe fila Date (în partea de sus) faceți clic pe Text la coloane. Alegeți să le separați fie prin delimitatori (bazate pe spații sau virgule - excelent pentru valorile datelor CSV), fie după o lățime fixă. Lățimea fixă ​​este utilizată atunci când toate datele sunt înghesuite în prima coloană, dar separate printr-un număr fix de spații sau perioadă. Restul este ca magia, cu opțiuni suplimentare pentru anumite numere.

    Lipiți special pentru transpunere

    Ai o grămadă de rânduri. Vrei să fie coloane. Sau vice versa. Ai merge nuci mutând lucrurile celulă cu celulă. Copiați aceste date, selectați Lipire specială, bifați caseta Transpunere și faceți clic pe OK pentru a lipi într-o altă orientare. Coloanele devin rânduri, rândurile devin coloane.

    Mai multe celule, aceleași date

    Din anumite motive, este posibil să fiți nevoit să scrieți același lucru de mai multe ori în celule dintr-o foaie de lucru. Este extraordinar. Doar faceți clic pe întregul set de celule, fie prin glisarea cursorului, fie prin menținerea tastei Ctrl în timp ce faceți clic pe fiecare. Tastați-l în ultima celulă, apoi apăsați Ctrl + Enter - iar ceea ce ați introdus merge în fiecare celulă selectată.

    Lipiți speciale cu formule

    Să spunem că aveți o cantitate foarte mare de numere în format zecimal pe care doriți să le afișați ca procente. Problema este că numărul 1 nu ar trebui să fie 100%, dar asta vă oferă Excel dacă faceți clic doar pe butonul Stil procent (sau apăsați Ctrl-Shift-%). Vrei ca acel 1 să fie de 1%. Deci trebuie să îl împărțiți la 100. Acolo intervine Paste Special.

    În primul rând, tastați 100 într-o celulă și copiați-o. Apoi, selectați toate numerele pe care doriți să le reformatați, selectați Lipire specială, faceți clic pe butonul radio „ Împărțiți ” și boom merge dinamita: aveți numere convertite în procente. Acest lucru funcționează, de asemenea, pentru a adăuga, scădea sau multiplica instantaneu numere, evident.

    Utilizați grafică în diagrame

    Puteți pune o grafică în orice element al unui grafic Excel. Orice element. Fiecare bară, bucată de plăcintă etc., își poate susține propria imagine. De exemplu, mai sus, există un steag de stat din Dakota de Sud pe graficul de plăcintă (plasat prin selectarea feliei, folosind meniul derulant Opțiuni din seria și selectând „Completare imagine sau textură”), plus un logo PCMag încorporat (plasat cu Introduceți butonul Fotografii din fila). Puteți merge chiar și cu „fără umplere”, ceea ce a provocat acea felie care lipsește.

    Clip art-ul poate fi tăiat și lipit la un element - facturi în dolari pentru a arăta dolarii cheltuiți, apa scurge pentru costurile de instalații, acel fel de lucru. Amestecarea și potrivirea prea multor elemente grafice face imposibilă citirea, dar opțiunile pe care le aveți merită să le faceți cu ochiul. Lăsați designerul grafic rezident să le verifice înainte de a le utiliza.

    Salvați diagrame sub formă de șabloane

    Excel are mai multe tipuri de diagrame decât dinții și alunele lui Jimmy Carter, dar este aproape imposibil să găsiți un grafic implicit care să fie perfect pentru prezentarea dvs. Din fericire, capacitatea Excel de a personaliza toate acele grafice este exemplară. Dar când trebuie să creezi una? Asta e o durere. Nu trebuie să fie. Salvați graficul original ca șablon.

    După perfecționarea unui grafic, faceți clic dreapta pe el. Selectați Salvare ca șablon. Salvați un fișier cu extensie CRTX în folderul dvs. implicit Microsoft Excel. După ce faci asta, aplicarea șablonului este tort. Selectați datele pe care doriți să le diagramați, accesați fila Inserare, faceți clic pe Grafice recomandate, apoi fila Toate diagrame și folderul Șabloane. În caseta My Templates, alegeți cel care trebuie aplicat, apoi faceți clic pe OK.

    Unele elemente, cum ar fi textul actual din legendele și titlurile, nu se vor traduce decât dacă fac parte din datele selectate. Veți obține toate selecțiile de fonturi și culori, grafică încorporată, chiar și opțiunile de serie (cum ar fi o umbră de picătură sau strălucire în jurul unui element grafic).

    Lucrați cu celule peste foi

    Acesta, numit 3D Sum, funcționează atunci când aveți mai multe coli dintr-un registru de lucru care toate au aceeași macheta de bază, să spunem declarații trimestriale sau anuale. De exemplu, în celula B3, aveți întotdeauna suma în dolari pentru aceeași săptămână corespunzătoare în timp.

    Pe o foaie de lucru nouă din cartea de lucru, accesați o celulă și introduceți o formulă ca = sumă ('Y1: Y10'! B3). Aceasta indică o formulă SUM (adăugarea lucrurilor) pentru toate foile cu titlul Y1 până la Y10 (deci 10 ani) și care privește celula B3 în fiecare. Rezultatul va fi suma tuturor celor 10 ani. Este o modalitate bună de a face o foaie de calcul principală care se referă la date în continuă schimbare.

    Ascundeți-vă în câmpia vizuală

    Este ușor să ascundeți un rând sau o coloană - trebuie doar să selectați totul făcând clic pe antetul literei sau al numărului, faceți clic dreapta și selectați „Ascundeți”. (Puteți dezlipi selectând coloanele în ambele părți simultan, făcând clic dreapta și selectând „Dezlegare”). Dar dacă aveți doar o mică secțiune de date plasate incomod cu care doriți să ascundeți, dar totuși doriți să puteți lucra? Uşor. Evidențiați celulele, faceți clic dreapta și alegeți Format celule. În fila Număr din partea de sus, accesați Categorie și selectați „ Personalizat ”. Tastați trei virgule (;;;) în câmpul Type: Faceți clic pe OK. Acum, numerele nu sunt vizibile, dar le puteți folosi în formule.

    Ascundeți o foaie întreagă

    Cartea dvs. de lucru tipică Excel - fișierul în care lucrați - poate fi încărcat cu o mulțime de foi de lucru (fiecare foaie indicată de o filă din partea de jos, pe care o puteți numi). Ascundeți o foaie dacă doriți, mai degrabă decât să o ștergeți, făcând ca datele sale să fie încă disponibile nu numai pentru referință, ci și disponibile formulelor din alte foi din cartea de lucru. Faceți clic dreapta pe fila de jos a foii și selectați Ascunde. Când trebuie să-l găsiți din nou, trebuie să accesați fila Vizionare în partea de sus, faceți clic pe Anulează și alegeți numele foii din lista care apare.

    Există, de asemenea, un buton Ascundeți în meniul fila Vizualizare din partea de sus. Ce se întâmplă când faceți clic pe asta? Ascunde întreaga carte de lucru pe care o utilizați. Se pare că ați închis fișierul, dar Excel continuă să funcționeze. Când închideți programul, vă va întreba dacă doriți să salvați modificările în cartea de lucru ascunsă. Când mergeți să deschideți fișierul, Excel vă oferă ceea ce pare a fi o carte de lucru goală - până când faceți clic din nou pe Anulare.

    Utilizați Personal Workbook pentru Macros

    Când faceți să ascundeți un întreg manual de lucru, veți vedea probabil un registru de lucru pe care nu știați că l-ați ascuns: fișierul Personal.XLSB. Acesta este de fapt manualul personal Excel creat pentru dvs.; este deschis ca o carte de lucru ascunsă de fiecare dată când începe Excel. Motivul pentru a-l folosi? Macrocomenzile. Când creezi o macrocomandă, aceasta nu funcționează în fiecare foaie de calcul pe care o creezi în mod implicit (așa cum se întâmplă în Word) - o macro este legată de cartea de lucru în care a fost creată. Cu toate acestea, dacă stochezi macrocomanda în Personal.XLSB, va fi disponibil tot timpul, în toate fișierele cu foi de calcul. Trucul este că, atunci când înregistrați macrocomanda, în câmpul „Stocare macro în”, selectați „Personal Macro Workbook”. (Puteți înregistra o macroactivă activând fila Dezvoltatori; accesați fila Fișier, selectați Opțiuni, faceți clic pe Personalizare panglică, apoi în caseta Taburi principale, bifați Dezvoltatori, faceți clic pe OK.)

    Pivot! Pivot!

    Cărți întregi au fost dedicate PivotTabels. Sunt rezumate ale colecției tale uriașe de date, ceea ce facilitează analizarea informațiilor pe baza punctelor de referință. De exemplu, dacă aveți întregul set de note pentru toți elevii pe toate testele pe tot anul, un tabel rotativ vă poate ajuta să restrângeți lucrurile la un student timp de o lună. Îi privește pe cei cu date mari să se joace cu ei (faceți o copie a datelor originale pentru a juca mai întâi).

    Pentru a crea unul, verificați dacă toate coloanele și rândurile sunt intitulate așa cum ar trebui să fie, apoi selectați PivotTable în fila Insert. Mai bine, încercați opțiunea PivotTables recomandate pentru a vedea dacă Excel poate alege tipul potrivit pentru dvs. Sau încercați PivotChart, care creează o tabelă rotativă cu un grafic inclus pentru a înțelege mai ușor.

    Format condiționat

    Uitându-vă la o cantitate uriașă de date și vă întrebați unde sunt punctele culminante? Cine are cel mai mare (sau cel mai mic) scor, care sunt primele cinci etc. Formatarea condițională a Excel va face totul, de la punerea unui chenar în jurul valorilor de evidență până la codificarea culorilor a întregii tabele. Va construi chiar și un grafic în fiecare celulă, astfel încât să puteți vizualiza partea de sus și de jos a gamei de numere dintr-o privire. (Mai sus, cele mai mari numere sunt în verde rapid, cele mai mici cu oprire roșie, cu un spectru între ele.) Utilizați submeniul Reguli de celule evidențiate pentru a crea mai multe reguli pentru a căuta lucruri, cum ar fi textul care conține un anumit șir de cuvinte, date recurente, valori duplicate, etc. Există chiar și o opțiune mai mare sau mai mică decât pentru a putea compara modificările de număr.

    Validați datele pentru a face drop down

    Creați o foaie de calcul pe care o pot utiliza alții? Dacă doriți să creați un meniu derulant cu selecții pe care să le utilizați în anumite celule (astfel încât acestea nu le pot înșela!), Este ușor. Evidențiați celula, accesați fila Date și faceți clic pe Validare date. În „Permite:” selectați „ Listă ”. Apoi, în câmpul „Sursa:”, tastați o listă, cu virgule între opțiuni. Sau faceți clic pe butonul de lângă câmpul Sursa și reveniți în aceeași foaie pentru a selecta o serie de date - aceasta este cea mai bună metodă de gestionare a listelor mari. Puteți ascunde aceste date mai târziu, vor funcționa în continuare. Validarea datelor este, de asemenea, o modalitate bună de a restricționa datele introduse - de exemplu, dați un interval de date și oamenii nu pot introduce date înainte sau după ceea ce specificați. Puteți crea chiar și mesajul de eroare pe care îl vor vedea.

    Ecran de inserare

    Excel face foarte ușor să luați o captură de ecran a oricărui alt program deschis pe desktop și să îl inserați într-o foaie de lucru. Trebuie doar să accesați fila Insert, selectați Screenshot și veți primi un meniu derulant care afișează o miniatură a tuturor programelor deschise. Alegeți una pentru a insera imaginea de dimensiune completă. Redimensionați-o așa cum doriți.

    Inserați date Excel în cuvânt

    Acum treizeci și cinci de ani, gândul de a plasa date de la Excel în Word sau PowerPoint a suflat mintea în lumea Office Suite. Astăzi, nu este nimic. Indiferent dacă luați celule de date sau un grafic grafic complet, copiați și lipiți în celălalt program. Lucrul de care trebuie să știți este că este un proces de legătură și încorporare - dacă schimbați datele din foaia de calcul, se vor schimba și în Word DOC sau PowerPoint PPT. Dacă nu doriți asta, lipiți-o ca grafică. Folosiți instrumentul Word pentru Paste Special pentru asta. Sau, când o luați din Excel, accesați fila Acasă în partea de sus, selectați meniul Copiere și utilizați opțiunea Copiere ca imagine. Apoi, puteți lipi graficul în orice program.

    Folosiți $ pentru a preveni schimbarea

    Când scrieți o formulă, faceți referință la celule după poziția lor, cum ar fi A1. Dacă copiați o formulă și o lipiți în următoarea celulă în jos, Excel va muta acea celulă de referință, deci ar spune A2. Pentru a preveni schimbarea, utilizați semnul dolarului ($). Tastați $ A1 și tăiați-l și lipiți-o într-o celulă nouă, de exemplu, care împiedică o mutare în coloana (A); Un $ 1 împiedică deplasarea în rândul (1), iar $ A $ 1 împiedică schimbarea schimbării în orice direcție atunci când copiați o formulă.

    Acest lucru este util atunci când aveți o singură celulă pe care să o utilizați într-o grămadă de formule. Spuneți că doriți să împărțiți totul la 100. Ați putea face o formulă de genul = (A1 / 100), dar asta înseamnă că nu puteți schimba 100 de ușor pe toate planșele. Puneți 100 în celula B1 și folosiți = (A1 / B1) - dar atunci când o tăiați și o lipiți jos, se transformă în = (A2 / B2), apoi = (A3 / B3), etc. $ stabilește că: = (A1 / $ B $ 1) poate fi tăiat și lipit pe rând, dar referința B $ 1 nu se schimbă niciodată. Apoi, puteți modifica valoarea de 100 în celulă, după cum este necesar pentru a experimenta cu alte modificări.

    Efectuați analiză rapidă

    Dacă nu știți exact ce informații doriți să aplicați la datele din Excel, încercați meniul Analiză rapidă pentru a parcurge rapid opțiunile. Selectați datele și faceți clic pe caseta Analiză rapidă care apare în dreapta jos. Veți obține un meniu care apare cu opțiuni pentru a aplica rapid formatarea condiționată, a crea diagrame, a gestiona totalul, a arăta spumini și multe altele.

    Taste rapide pentru comenzi rapide Excel

    Excel, ca orice soft excelent, are multe comenzi rapide de la tastatură. Iată câteva dintre cele mai bune.

    Ctrl +; -Inseră data de astăzi.

    Ctrl + Shift +: -Inseră ora curentă (punctul este ceea ce se află într-o citire a ceasului, cum ar fi 12:00).

    Ctrl + Shift + # - Schimbă formatul unei date.

    Ctrl + 5 - Aplică o direcție la textul dintr-o celulă.

    Ctrl + 0 - Ascunde coloana curentă.

    Ctrl + 9 - Ascunde rândul curent.

    Ctrl + F6 - Comutează între cărțile de lucru deschise (adică deschide fișiere Excel în diferite ferestre).

    Ctrl + ` - Acesta este marcajul accentului, apăsat de tasta 1. Acest combo comută vederea din foaie pentru a arăta toate formulele.

    Ctrl + PageUp sau PageDown - Schimbare rapidă între foile din cartea de lucru deschisă în prezent.

    F2 - Începeți să editați celula selectată curentă (mult mai repede decât faceți dublu clic).

    Shift + F10 - Oferă meniul clic dreapta pentru celula în care vă aflați.

    16 Sfaturi Microsoft Word pe care trebuie să le aflați acum

    Crezi că știi totul despre Microsoft Word? Iată câteva trucuri ascunse și hacks de economisire a timpului, pe care trebuie să le știi despre aplicația de procesare a cuvintelor Redmond.
22 sfaturi Excel pentru a deveni o foaie de calcul pro