35 de sfaturi pentru unități Google pe care nu-ți poți permite să le ratezi

Ridicați mâna dacă vă amintiți scris. O companie formată din patru persoane, numită Upstartle, a lansat procesorul de texte online, în august 2005, profitând de o nouă tehnologie de browser numită AJAX. Acesta a permis utilizatorilor să salveze și să recupereze instantaneu conținutul generat în browser, dar stocat pe server. Și a funcționat atât de bine încât Google a cumpărat Upstartle mai puțin de un an mai târziu. La vremea respectivă, un produs precum Writely era unic (software-ul nu venea pe CD) și era considerat un joc de noroc.

Rapid înainte până astăzi. Suita de instrumente online de la Google nu a făcut altceva decât să crească și să se îmbunătățească. Acum, sub umbrela Google Drive, veți găsi un serviciu de gestionare și stocare a fișierelor, precum și diverse aplicații web și mobile. Acestea includ: un procesor de texte (Docs, sau Writely, toate crescute), foaie de calcul (foi), prezentări (diapozitive), desen și formulare.

Este o suită completă de instrumente care ocupă acum Office-ul mult mai matur al Microsoft; de fapt, Google Drive a determinat Microsoft să creeze versiuni online de Word, Excel și PowerPoint pentru a lucra cu serviciul său de stocare / sincronizare OneDrive.

Întreprinderile pot utiliza G Suite, o versiune a Google Drive cu toate stocările și instrumentele, plus integrarea Gmail, Calendar, Site-uri și multe altele sub propriul nume de domeniu. Prețurile încep de la 6 USD pe utilizator pe lună pentru 30 GB stocare online pe utilizator; non-profit și școli pot obține gratuit.

Drive - alegerea editorilor noștri pentru productivitatea biroului - este un set serios de instrumente pentru o muncă serioasă (sau distractivă), totul complet gratuit. Consumatorii plătesc doar pentru depozitare suplimentară. Dar plătește să știi mai mult decât doar elementele de bază. Iată cum puteți profita la maxim de Google Drive.

Fișierul de stocare este gratuit, sortat

Fiecare cont personal Google Drive - pe care îl primiți dacă aveți un serviciu Google, cum ar fi Gmail sau Google Photos - are 15 gigați de stocare gratuită. Puteți actualiza acest lucru prin Google One, dar țineți cont: doar fișierele nativ-cum ar fi fișierele Microsoft, PDF-urile sau imaginile - mănâncă în acei 15 GB. Fișierele Google Doc / Sheets / Slides pe care le creați nu sunt contabile cu alocarea de stocare Google Drive.



Sincronizați toate fișierele dvs.

Google Drive sincronizează pe dispozitive, astfel încât să puteți începe un proiect pe computer și să îl ridicați pe telefon, tabletă sau laptopul de acasă. Și funcționează cu orice fel de document, nu doar cu documente native, fișe și diapozitive. Instalați programul Google Backup and Sync pe desktop pentru a face copii de siguranță fișiere de pe computer, cameră sau carduri SD pe Google Drive.

Acesta este aspectul Google Drive care poate utiliza până la 15 GB spațiu de stocare gratuit, întrucât se adresează altor tipuri de fișiere. Dacă epuizați, poate fi necesar să plătiți pentru stocarea suplimentară prin Google One. Dar opțiunile încep de la 1, 99 USD pe lună (sau 19, 99 USD pe an) pentru 100 GB. Chiar și 2TB reprezintă doar 10 dolari pe lună sau 99, 99 dolari pe an.



Colaborează bine cu alții

Numele jocului cu Google Docs este „colaborare”. Nu contează dacă sunteți cu toții pe laptopuri, tablete sau smartphone-uri, mai mult de o persoană la un moment dat poate lucra la un document - până la 50 simultan.

Pentru a ține filele cu privire la ce au făcut prietenii, familia și / sau colegii tăi, vizualizați un istoric de revizii prin Fișier> Istoricul versiunilor> Vedeți Istoricul versiunilor. (Sau faceți clic pe Toate modificările salvate în Drive în partea de sus, dacă apare.) O listă din partea dreaptă vă va indica cine a actualizat documentul și când; dați clic pe un nume pentru a vedea ce au făcut. Dați nume diferite versiunilor diferite pentru a le face mai ușor de urmărit - faceți clic pe butonul din dreapta sus pentru a vizualiza doar versiunile numite.



Revizuiți ca în Microsoft Word

Ce se întâmplă dacă doriți ca revizuirile să pară atunci când urmăriți modificările unui document Microsoft Word? Docs acceptă o caracteristică numită Suggest Edits. Faceți clic pe butonul Editare (cu pictograma creion) sus de butoanele Comentarii și Partajare. Veți obține un meniu care vă permite să editați, să faceți sugestii (cu modificări urmărite vizibil pe care le puteți accepta sau alte persoane mai târziu) sau să vizualizați documentul final.



Caută un colaborator

Dacă nu vă amintiți numele documentului pe care îl doriți, dar vă puteți aminti cine l-a distribuit, faceți clic pe Shared with Me în meniul din stânga Google Drive. Veți primi o listă cu toate documentele pe care oamenii vi le-au distribuit. Dacă lista este prea lungă pentru a analiza, tastați numele colaboratorului în câmpul de căutare din partea de sus.



Faceți un document public

Pentru a face parte din colaborare, documentul trebuie distribuit. Limita este de 200 de persoane, dar dacă mai mult de 50 de colaboratori încearcă să editeze un document, cei care întârzieți pot vizualiza doar modificările.

Proprietarul (proprietarii) documentului poate seta cine are privilegii de editare. Dar pentru a evita o problemă, faceți un document public. Faceți clic pe butonul „Distribuie” din partea dreaptă sus, accesați Advanced, apoi faceți clic pe „Schimbare” în „Cine are acces”. Alege public pe web sau pe oricine are linkul; unii clienți G Suite pot fi capabili să pună documentele la dispoziția tuturor celor din organizația lor.

Documentele publice sunt puse la dispoziția motoarelor de căutare… și Google se întâmplă să dețină și unul dintre acestea.



Setați un nivel de acces

Când faceți tot acest schimb de documente, ați putea crede că toți sunt egali. Nu asa. Există patru niveluri de acces la documente. Proprietarii pot face orice la fișier - chiar și îl șterg - și invită mai mulți colaboratori. Editorii pot desigur să editeze, dar invită mai mulți colaboratori doar dacă Proprietarul o permite. Spectatorii ajung să vadă ce se întâmplă. Comentatorii o pot vedea, plus lasă comentarii. Vizualizatorii și comentatorii pot face copii ale documentelor, așa că nu vă gândiți la documente ca fiind „sigure”.



Comunică în timp ce colaborezi

Google Drive îi arată colegilor colaboratori de documente din colțul din dreapta sus. Puteți lăsa comentarii sau întrebări în linie pentru anumite persoane în timp ce lucrați, dar le puteți trimite și un mesaj instant. Faceți clic pe bula de chat de lângă casele de chat colaborator și tastați-vă mesajul. Acesta nu este însă un mesaj privat. Toți ceilalți din document vă pot vedea discuția.



Îmbrățișați suplimentele

Există o mulțime de suplimente care pot extinde funcționalitatea pe care o obțineți deja gratuit în documente și foi. Găsiți-le sau activați-le făcând clic pe Adăugări> Obțineți suplimente la editarea unui document.



Îmbrățișați-o cu aplicații

Nu trebuie confundat cu suplimentele, există, de asemenea, o serie de aplicații Google Drive - aplicații bazate pe web pe care le puteți conecta la Google Drive. Există unele suprapuneri cu suplimentele - probabil că nu aveți nevoie de aplicația HelloFax și de suplimentele. Însă aplicațiile, găsite în magazinul web Chrome, ușurează efectuarea unor ediții suplimentare în altă parte.



Încărcați prin drag and drop

Google Drive are un buton „Nou” pe interfață, pentru crearea de noi fișiere. Este și modul în care încărcați un fișier sau un folder. Săriți acea parte: trageți fișierele din Windows Explorer sau MacOS Finder chiar în lista de fișiere Google Drive. În partea de jos a ecranului browserului, veți vedea un nor cu o săgeată sus pentru a indica faptul că puteți da drumul la fișierul pe care îl trageți pentru a-l arunca chiar în Drive.



Linkuri de creare rapidă

Dacă doriți să creați rapid un document nou, o foaie de calcul, o prezentare sau un desen, adăugați următoarele link-uri la bara de marcaje a browserului dvs.:

http: //doc.new- nou document Google

http: //sheets.new-new Google Sheet

http: //deck.new- nou Google Slide

http: //site.new- nou site Google

http: //form.new - nou formular Google



Utilizați Companion pentru a lansa Windows Desktop

Extensia Drive Companion pentru Google Chrome răspunde unei anumite nevoi: ruperea documentelor / diapozitivelor / foilor Google Drive lansate în ferestrele pop-up ale browserului care oferă aspectul unui program dedicat pe desktop. Pe Windows, ferestrele de tip pop-up obțin chiar o pictogramă Google Drive în bara de activități, astfel încât să puteți să o întoarceți ușor la ea. Noua fereastră poate fi lansată cu un document gol, sau deschide unul existent.



Accesați fișierele Drive Offline: Desktop

De obicei, accesați fișiere stocate pe Google Drive atunci când browserul dvs. este conectat la internet. Dar pentru acele perioade în care Wi-Fi nu este disponibil, Google Drive acceptă accesul offline.

Mai întâi, instalați extensia Chrome Docs Offline Chrome (aceasta funcționează doar în browserul Google), apoi accesați setările Google Drive. Bifează caseta de lângă „Creați, deschideți și editați fișierele Google Docs, foi și diapozitive recente de pe acest dispozitiv în timp ce nu sunteți deconectat.” Aceasta activează serviciul, dar va trebui să selectați fișierele pe care doriți să le offlați. Navigați pe drive.google.com, faceți clic dreapta pe documentele (documentele) dorite (apăsați Shift / Ctrl sau Command pentru mai multe fișiere) și comutați „Disponibil offline” pentru a activa.



Accesați fișierele Drive Offline: mobil

Dacă doriți să lucrați cu un fișier Google Drive pe smartphone-ul dvs., dar nu aveți acces la internet, configurați fișierul pentru a fi disponibil offline înainte de timp. Deschideți un fișier Docs, Diapozitive sau Foi, atingeți meniul cu trei puncte ( ) în partea dreaptă sus și comutați comutatorul de lângă „ Disponibil offline ”. Data viitoare când veți accesa online, toate modificările pe care le-ați făcut se vor sincroniza din nou cu Google Drive.



Salvați pentru mai târziu cu Google Drive

Evernote este un depozit online pentru toate lucrurile tale digitale. Puteți utiliza Google Drive într-o manieră similară. O extensie Google Chrome numită Salvați pe Google Drive face o briză pentru a salva aproape orice vedeți online într-un folder de pe Google Drive. Există totuși câteva avertismente. Nu puteți salva într-adevăr doar părțile bune de text ale unei pagini - puteți salva o vizualizare numai ca fișier PNG, întregul cod sursă HTML sau îl puteți salva ca Google Doc (care va elimina formatarea). Faceți clic dreapta pe o imagine și puteți salva doar asta. Pentru economii serioase de informații, rămâneți cu Evernote, OneNote sau Pocket.



Partajarea directă a documentelor prin Gmail

Dacă utilizați Gmail și Google Drive, aveți noroc: nu trebuie să atașați niciodată un document. Asta înseamnă că nu veți rula niciodată la această limită de atașare de 25 MB - în schimb, trimiteți până la 10 Gigabytes în valoare de fișiere.

Mai întâi, fișierele trebuie să fie încărcate în stocarea Google Drive. Inserați fișierele într-un mesaj Gmail cu un clic pe pictograma Google Drive ( ) în partea de jos a ecranului de e-mail de compunere. Dacă fișierele sunt pe hard disk, trageți-le și aruncați-le din fila Încărcare.



Utilizați aplicații mobile separate pentru editare

Google a oferit o aplicație Drive pentru iOS și Android pentru o lungă perioadă de timp, dar editarea fișierelor a fost o pungă mixtă, astfel încât Google a mutat acea funcționalitate în aplicații separate pentru documente (iOS, Android), foi (iOS, Android) și diapozitive (iOS), Android). Aplicația Drive este activă pentru a oferi acces și vizualizarea fișierelor stocate; atunci când va trebui să editați, vă va trimite la una dintre celelalte aplicații, cu condiția să fie instalate.



Convertiți în format Google Docs

Puteți adăuga aproape orice fișier în Google Drive pentru stocare, dar cum lucrați cu ele după ce au fost încărcate? Convertirea unui fișier în format Google Docs, foi sau diapozitive este destul de ușor. Încărcați fișierul și faceți clic dreapta pentru a selecta „Deschideți cu”. Va apărea un submeniu cu opțiuni cu opțiuni care vă permit să schimbați, de exemplu, un document Word într-un document Google. Va crea o copie, lăsând fișierul original intact.

Puteți utiliza, de asemenea, extensia Office Editing pentru documente, foi și diapozitive Chrome pentru a edita orice documente Office pe care le trageți în browser. Puteți apoi să le salvați înapoi în formatul inițial sau să le păstrați în formatul Google Drive pentru a economisi spațiu.



Transformă toate imaginile / PDF-urile în text

Dacă doriți ca fiecare articol pe care îl încărcați pe desktop - chiar și PDF - pentru a-l converti în text pe care îl puteți edita ca Google Doc, accesați Google Drive (nu Documente) de pe desktop, faceți clic pe pictograma cog ( ) sus și selectați Setări. În caseta pop-up, bifați caseta de lângă Conversia încărcărilor. Încărcările de fișiere pot dura puțin, dar merită. Veți termina cu un document Google care are imaginea introdusă, cu text modificabil mai jos.



Scanează cu aplicația mobilă

O caracteristică unică a aplicației mobile Google Drive (nu se află în aplicațiile Docs și Foi separate) este posibilitatea de a încărca o imagine. De ce ai face asta? Cuvintele din imagine sunt scanate de Google și devin un text căutabil. Este excelent pentru a face o poză cu o rețetă, meniu, ore de stocare - orice veți avea nevoie pentru a găsi mai târziu, dar nu doriți să redactați. (Aplicația iOS nu face ca textul să poată fi modificat cu OCR, însă funcționează doar de pe desktop sau de pe Android.)



Colectați date de la alții

O aplicație din colectivul Google Drive care nu atrage atenția este Formulare, dar este la îndemână. Gândiți-vă la asta ca la propriul dvs. SurveyMonkey personal. Configurați un sondaj, sondaj, ce aveți și împărtășiți-l. Datele colectate sunt introduse într-un fișier de calcul pentru foi. Formularele sunt la fel de colaborative pentru a crea orice document. Formularele acceptă bare de progres (pentru a arăta respondenților cât timp au de terminat), imagini și videoclipuri YouTube.



Desenați documente

Aplicația Desene din Google Drive nu este cu adevărat pentru editare foto. Dar poate fi folosit pentru a bifa unele grafice. Dacă aveți nevoie de o parte din acea creativitate a imaginii într-un document, o aveți. În documente, foi sau diapozitive, navigați la Inserare> Desen> + Nou - veți obține o versiune la scară din spate a aplicației Desen, care face ca briza să includă arta dvs. Dacă ați salvat deja arta pe care ați creat-o în Drive, selectați Desenare> De la Drive din meniul Insert.



Mergeți pe ecran complet (de două ori)

Aveți nevoie de timp de scriere fără distragere? Selectați View> Full Screen pentru a scăpa de meniurile aplicațiilor și barele de instrumente din partea de sus (atingeți tasta Esc pentru a le întoarce). Apăsați F11 în modul ecran complet pentru a ascunde și meniurile browserului și, din nou, pentru a reveni.



Panoul de cercetare găsește mai multe

Când ai un cap de aburi pe un proiect și pe un imobil cu ecran limitat, ultimul lucru pe care vrei să-l faci este să părăsești pagina pentru a face o căutare. Panoul de cercetare (accesibil doar în documente) se înconjoară de acesta. Faceți clic pe Instrumente> Explorare (sau Ctrl + Alt + Shift + I) pentru a-l accesa. Este ușor să introduceți o citare a notei de subsol în documentul dvs. care face legătura cu rezultatele. Utilizați Ctrl + Shift + Y când cursorul dvs. este pe un anumit cuvânt, iar panoul arată definiția. Puteți utiliza chiar și panoul Explorare pentru a insera imagini pe care le găsește.



Inserați legături cu căutarea

Este ușor să inserați o legătură într-un document Google. Selectați textul, faceți clic pe pictograma lanțului sau apăsați pe Ctrl-K și apare un meniu în care puteți insera adresa URL. Dar dacă nu aveți deja o adresă URL pentru link, Google va găsi una pentru dvs., deoarece căutarea Google este integrată. Acesta va căuta mai întâi termenul pe care l-ați evidențiat. Dacă aceasta nu funcționează, tastați o interogare diferită - nu va modifica textul documentului. După ce găsiți un link care vă place, faceți clic pe el pentru a insera instantaneu.



Vizualizați fiecare comandă rapidă

Îmbrățișați comenzi rapide de la tastatură și veți fi un zeu Google Drive. Cu excepția a ceea ce sunt și cum le găsiți? Indiferent de aplicația Drive în care vă aflați, chiar și pagina principală Google Drive, introduceți doar Ctrl + / și meniul de comenzi rapide va dezvălui fiecare opțiune de tastatură disponibilă.



Traduceți pe zbor

Aveți un document într-o limbă străină? Încărcați-l pe Google Drive, deschideți-l (ca Google Doc), faceți clic pe Instrumente> Traduceți documentul. Veți primi un document duplicat în limba preferată.

• Tip de voce în documente

  Deschideți un nou fișier Google Doc necompletat pentru procesarea textelor pe desktop, iar dacă computerul dvs. are un microfon, aveți opțiunea să faceți tastarea vocală. Găsiți-l în meniul Instrumente sau apăsați pe Ctrl + Shift + S. Pune o pictogramă de microfon lângă document - faceți clic pe el pentru a vorbi, iar ceea ce spuneți apare în document. Pictograma microfonului devine roșie și va primi o contur țintă atunci când te va auzi.

  Google a făcut multe pentru a perfecționa recunoașterea și dictarea vocii în ultimii ani, iar acest lucru funcționează destul de bine. Nu numai pentru notarea a ceea ce spui (inclusiv punctuația de bază - spuneți „perioada” când închei o propoziție, de exemplu), ci și pentru efectuarea corecțiilor și modificări de formatare prin voce și navigarea în jurul documentului fără a atinge un mouse. De asemenea, lista limbilor acceptate depășește cu mult engleza americană. Cu toate acestea, va cenzura blestemarea cu asteriscuri - va trebui să retipăriți mai târziu crapul.



Perfectioneaza-ti cautarea fisierului

Căutați un anumit fișier sau document în Google Drive? Google a scăzut lucrurile de căutare, așa că de obicei este ușor. Dacă trebuie să efectuați o căutare avansată, deschideți opțiunile pentru a face acest lucru cu săgeata în jos din caseta de căutare. De acolo, căutați tipul de fișier, proprietarul, dacă acesta este stelat sau trasat, când a fost modificat ultima dată, cu cine este distribuit și multe altele.

Mai bine, utilizați prelucrarea limbajului natural atunci când căutați Drive. Asta înseamnă că puteți săriți operatorii de căutare ezoterici și să încercați ceva de genul „găsiți minutele mele de întâlnire de vânzări din iulie trecută”.



Colorizează-ți folderele

Vă ajută să păstrați folderele în ordine, dar uneori doriți doar ochiul atras de cele mai utilizate foldere prin, să zicem, o alegere de culoare. Google Drive oferă un curcubeu de opțiuni. Faceți clic dreapta pe orice folder și selectați Schimbare culoare pentru a obține meniul.



Obțineți o perspectivă nouă

Dacă utilizați Outlook.com sau aplicația Outlook pentru iOS sau Android, nu vă limitați să utilizați Microsoft OneDrive pentru accesarea fișierelor din cloud. De asemenea, le puteți obține de la Dropbox, Box, Facebook și, da, Google Drive.



Protejați celulele specifice

Puteți configura protecția unei întregi foi de lucru într-o foaie Google utilizând Instrumente> Protecție foaie, chiar dacă partajați foaia. Cu toate acestea, chiar mai granulară și mai utilă este capacitatea de a proteja doar secțiuni de date. În Date> Protect Sheets and Ranges, puteți seta gama de celule pe care nimeni, în afară de dvs. sau de puține persoane alese, nu le puteți atinge.



Găsiți mai multe fonturi

Dacă considerați că opțiunile de fonturi din documentele Google Drive vă limitează creativitatea, adăugați câteva altele. În meniul Font (din bara de instrumente), alegerea de sus este Mai multe fonturi. Caseta de dialog care vă apare vă permite să afișați fonturi după tipul scrisului de mână, monospațial, serif sau sans-serif; puteți apoi sorta după popularitate sau data adăugată sau trending. Căutați un nume specific de tipografie. Apoi puneți o verificare lângă orice font la care doriți acces rapid din documentul însuși. Fonturile nu sunt specifice documentului - dacă alegeți unul nou, acesta este disponibil în toate documentele, foile și diapozitivele Google. Toate fonturile Google pot fi văzute pe fonts.google.com, dar nu toate sunt disponibile pentru a fi utilizate în Google Drive.



Organizați-vă acea unitate

Dacă sunteți utilizatori serioși Google Drive, probabil că ați fost suficient de mult pentru a transforma conținutul unității dvs. într-o mizerie implicată. Dacă da, consultați 7 pași simpli pentru curățarea unității Google.