4 Tendințele de business care trebuie luate în considerare atunci când alegeți software de contabilitate cloud

Chiar și pentru întreprinderile mici și mijlocii (IMM-uri), alegerea unei noi platforme de contabilitate cloud sau modernizarea celei existente poate fi un exercițiu dificil făcut mai dificil nu numai prin nevoia de a satisface cerințele imediate ale organizației dvs., ci și pentru că va trebui să anticipați viitor, de asemenea. Pentru a vă ajuta, iată patru tendințe importante despre care veți dori să vă informați atunci când vorbiți cu potențiali furnizori.

În primul rând, veți dori să știți dacă software-ul pe care îl navigați folosește învățarea automată (ML). Atunci, dacă se întâmplă, cum se traduce ML-ul în asistență digitală prin inteligență artificială (AI)? După aceea, cauciucul întrunește într-adevăr drumul în care se intersectează primele două tendințe și toate datele dvs. existente: și anume cât de bine se ocupă pachetul dvs. potențial de analiză a datelor? În cele din urmă, veți dori să știți cât de extensibil este software-ul dvs. atunci când vine vorba de integrarea datelor sale cu cele ale altor aplicații de back-office, care ar putea fi orice, de la marketing digital la sistemele dvs. de vânzare (POS).

Am discutat aceste tendințe cu câteva firme de contabilitate cloud și de planificare a resurselor de întreprindere (ERP) pentru a determina cât de important este fiecare pentru a vă ajuta să vă faceți treaba. Mai important, am discutat cât de important ar fi fiecare în ceea ce privește cât de bine îți vei face treaba în viitorul apropiat, când aceste tendințe devin norma pentru software-ul contabil.

1. Învățare automată (ML)

La nivelul său de bază, ML se referă la capacitatea unui sistem software de a-și modifica propriii algoritmi interni pentru a îmbunătăți performanța. Știți cum Facebook știe ce prieteni să eticheteze când postați o fotografie? Asta pentru că Facebook a strâns informații din toate postările anterioare etichetate. Ați vizionat vreodată un film pe care vi l-a recomandat Netflix? Netflix a știut să vă recomande acel film pe baza selecțiilor dvs. anterioare.

Acum, cum se raportează asta la software-ul de contabilitate? Ei bine, ML ajută la realizarea unor lucruri cum ar fi sortarea automată a declarațiilor de facturare, recomandarea codurilor contului și sugerarea destinațiilor de plasare repetate a datelor. Mai important, cu cât continuați să folosiți software-ul dvs. și pe măsură ce continuați să acceptați sau să respingeți sugestiile algoritmilor dvs. ML, cu atât software-ul devine mai inteligent. În loc să utilizați ML pentru a primi recomandări și a sorta informații, software-ul dvs. va începe să sugereze automatizări în fluxuri de lucru în mai multe etape.

„Învățarea automată va avea ca rezultat o mai bună luare a deciziilor”, a spus Jon Roskill, CEO al companiei de planificare a resurselor întreprinderii Acumatica. "De asemenea, va crește productivitatea și va oferi controale mai stricte și mai multe informații despre date pentru a vedea în jurul colțurilor. Bugetul și prognoza de astăzi se bazează pe privirea înapoi asupra liniilor de tendințe lungi, nu pe evoluții recente și proiecții orientate spre viitor. Raportarea mai bună are ca rezultat decizii mai bune."

Dacă toate acestea sună, bine, scumpe, nu vă faceți griji. Multe dintre cele mai mari întreprinderi care folosesc software de contabilitate utilizează deja ML în sistemele lor. Nu va trece foarte mult până când această tehnologie devine norma pentru soluția contabilă a celor mai mici afaceri.

„La fel ca în cazul multor inovații în domeniul software-ului de contabilitate și finanțare, este probabil că întreprinderile mai mari vor conduce calea în construirea sau necesitând soluții care includ o formă de învățare automată”, a spus Scott Davisson, co-fondator al companiei de software pentru afaceri mici Acclivity. "De acolo, milioane de întreprinderi mici pot moșteni aceste inovații pe măsură ce se aplică nevoilor / cerințelor lor. Dar proprietarii de întreprinderi mici sunt utilitare, în ceea ce privește inovațiile tehnologiei contabile. Cu alte cuvinte, sunt ocupate și întinse pentru resurse, așa că au tendința de a adopta soluții care demonstrează un beneficiu tangibil. Deci, deși poate dura ceva timp pentru învățarea mașinii să se reducă în spațiul SMB, probabil că va oferi avantaje cheie, cuantificabile atunci când va face acest lucru."

2. Inteligență artificială (AI)

Înainte de a înțelege modul în care AI va avea impact asupra software-ului de contabilitate pentru întreprinderile mici, este important să facem diferența între ML și AI. Deși sunt similare, ambii termeni sunt adesea folosiți în mod interschimbabil (și incorect). Iată diferența de bază între ambii termeni: sistemele ML folosesc informații pentru a îmbunătăți performanța oferindu-vă recomandări și modalități de eficientizare a proceselor, în timp ce sistemele care utilizează AI oferă autonomie software-ului pentru a efectua sarcini și a lua decizii fără supraveghere umană. ML face Netflix recomandări pentru filme; AI este o mașină care te conduce la muncă în timp ce faci un pui de somn în spate.

Bine, probabil că vă întrebați cum se leagă o mașină cu autovehicule la contabilitatea SMB. Buna intrebare. Vă amintiți în secțiunea anterioară când am menționat că ML ar recomanda și sugera intrări? Ce se întâmplă dacă aveți încredere în software pentru a introduce datele în sine, fără a necesita supravegherea dvs.?

„Inteligența artificială va automatiza sarcinile banale și nu este lipsită de sarcini banale”, a spus Roskill. "AI va oferi un nivel infinit de viteză și precizie, eliminând greșelile și erorile umane, ceea ce duce la o precizie mai bună."

Anumite sarcini, cum ar fi introducerea și auditul cheltuielilor, răspunsul la întrebările de bază ale clienților și evaluarea și respingerea împrumuturilor bazate pe evaluări automate ale riscurilor, sunt doar câteva dintre numeroasele moduri utile AI afectează deja firmele de contabilitate ale întreprinderilor mari. Dar acest nivel de automatizare va veni în curând la instrumente de contabilitate de toate dimensiunile.

"Inteligența artificială va deschide software de finanțare și contabilitate pentru un nou set de utilizatori care nu au nevoie să vorbească de contabilitate pentru a obține informații despre sistem", a spus Aaron Harris, CTO al companiei de software de gestiune financiară Intacct. "Vânzătorii de software de contabilitate inteligentă își proiectează interactivitatea inteligenței artificiale cu setul potrivit de utilizatori în minte."

3. Date și analize

Un domeniu cheie în care se intersectează AI, ML și reams de date contabile este analiza de afaceri. Și în timp ce cu siguranță puteți să implementați un instrument terț, cum ar fi câștigătorul alegerii editorilor Tableau, pentru a ajuta la analizarea tuturor acestor seturi de date disparate în perspective de acțiune, ar trebui să vă luați timp și pentru a examina ce face platforma de contabilitate de bază pe cont propriu în această privință. În ultimii ani, toate tipurile de aplicații de afaceri responsabile de generarea sau cernerea prin seturi mari de date au explorat analiza datelor ca un adaos de valoare și contabilitate nu face excepție.

Pachetele de contabilitate se concentrează pe mai multe domenii în acest sens, în special auditul și evaluarea riscurilor, precum și detectarea fraudei. Prin integrarea surselor de date suplimentare din alte aplicații din portofoliul organizației dvs., cum ar fi datele clienților din sistemul dvs. de management al relațiilor cu clienții (CRM), datele senzorilor din fabricație și achiziționarea de date din lanțul de aprovizionare și aplicațiile de gestionare a stocurilor, conturile versate în analiza datelor pot oferă informații mai profunde și niveluri mai ridicate de vizibilitate în ceea ce privește modul în care organizația dvs. lucrează și câștigă bani cu adevărat.

Pentru organizațiile care fac obiectul reglementărilor de conformitate, tendința de utilizare a analizelor de date pentru a detecta frauda poate economisi bani mari în timp ce salvează relațiile cu clienții și partenerii pe cale de dispariție. Avansele vizualizării datelor și capacitatea de împărțire a datelor din surse alternative permit unor aplicații de contabilitate să localizeze chiar și cele mai subtile probleme și să determine dacă frauda ar putea fi un factor.

4. Integrări și extensii

Oricine a folosit software de afaceri bazat pe cloud înțelege importanța legării seturilor de date de la un instrument la altul. De exemplu, software-ul dvs. de management al relațiilor cu clienții (CRM) și automatizarea de marketing pot proveni de la diferiți furnizori, dar seturile de date distincte din fiecare instrument sunt relevante pentru utilizatorii ambelor sisteme. Drept urmare, posibilitatea de a trage date dintr-un sistem în altul sau de a lega fluxurile de lucru în ambele sisteme fără un fond tehnologic profund, vă va face viața mai ușoară și munca dvs. mult mai inteligentă.

Davisson a spus că flexibilitatea pentru software-ul de contabilitate este importantă, deoarece permite proprietarilor de întreprinderi mici să acționeze ca dezvoltatori de software. „Își pot evalua nevoile interne, unde au nevoie de fluxuri de lucru mai eficiente sau ce aplicații au nevoie de date”, a spus el. „Și pot implementa soluții fără a se angaja în proiecte de dezvoltare costisitoare și complicate.”

Instrumente precum IFTTT și Zapier nu doar că adună sisteme diferite, ci vă permit să automatizați fluxuri de lucru complexe pe mai multe sisteme - și vă permit să faceți acest lucru cu experiență tehnologică minimă. Un exemplu excelent de ceea ce ai putea realiza prin achiziționarea unui sistem de contabilitate care se poate lega cu unul dintre aceste instrumente de conectare este următorul: Când o nouă tranzacție este conectată în sistemul tău, fluxul de lucru creează o factură pe factura Zoho, postează o notificare în Slack, creează un rând de date pe foile de calcul Google, trimite un e-mail către colaboratori relevanți și programează o plată viitoare. Ai ideea.

„Flexibilitatea instrumentelor de contabilitate este primordială”, a spus Harris. "Chiar și consumatorii care au optat pentru apartamente vor implementa probabil multe soluții. Soluțiile de contabilitate precum Intacct sunt concepute anticipând accesul la mai mult decât informații contabile standard și sunt concepute pentru a face parte din procesele de afaceri din întreaga companie. Conectarea tuturor acestor sisteme nu va permite doar un set de date mai bogat din care să obții informații, va reduce și latența datelor."