6 Lucruri interesante pe care le puteți face cu cloud documente adobe

Clienții Adobe Document Cloud adesea implicit îl folosesc în principal ca instrument de creare și editare PDF. Dar, deși Adobe rămâne cu siguranță standardul său PDF, Document Cloud este o platformă de gestionare a documentelor extrem de competitivă, cu o mulțime de funcții care ar putea beneficia organizația dumneavoastră. De la documente ușor de modificat și care pot semna la PDF-uri care pot fi gestionate pe orice dispozitiv la funcții de securitate avansate activate prin clasificarea datelor; totul este disponibil în Cloud Document.

Unul dintre cele mai importante instrumente ale suitei se numește Adobe Scan, o aplicație Android și iOS, care permite utilizatorilor să capteze imagini prin intermediul unui aparat foto inteligent. Adobe a adăugat recent Adobe Sign la arsenalul său, un instrument care permite utilizatorilor să partajeze, să semneze e-mail, să aprobe și să gestioneze documente. Sub umbrela Adobe Sign apar mai multe funcții noi care transformă telefonul într-un epicentru de gestionare a fluxurilor de lucru.

„Oamenilor le place să consume conținut pe mobil, dar ne solicită, de asemenea, să îi ajutăm să creeze conținut și să facă ceva util cu acel conținut”, a spus Lisa Croft, manager de marketing de produse al grupului pentru Adobe Document Cloud. „Mobile este oportunitatea de a oferi o experiență modernă de documente.”

Iată cinci lucruri pe care le puteți face cu Adobe Document Cloud pe care probabil nu știați că le puteți face.

1. Semnați un document fără ecran tactil

Cu Adobe Sign, puteți trimite un mesaj text cu semnătura dvs. din aplicația Sign pe smartphone-ul dvs. la versiunea desktop a Document Cloud. De aici, veți putea accesa semnătura recent creată și o puteți aplica în orice înregistrare sau document. Acest lucru este util în special pentru lucrătorii care se află în primul rând la computere desktop fără funcționalitate tactilă.

De exemplu, imaginați-vă că Sam se află pe desktopul său, dar preferă să semneze un document pe dispozitivul său mobil. Făcând clic pe opțiunea Mobile Signing, Sam este solicitat să introducă numărul său de telefon. El este apoi trimis un prompt de semnare pe dispozitivul său mobil. Semnează, lovește „Done” și semnătura se transferă pe desktopul său. "Aceasta este o modalitate excelentă de a oferi oamenilor posibilitatea de a alege, oricât ar alege să semneze, indiferent de dispozitivul pe care sunt", a spus Croft.

2. Pune o mică viață în e-mailurile tale

În trecut, ați solicita semnături de la colegi cu mesaje de e-mail plictisitoare și standard. Cu Adobe Sign, acum puteți personaliza șablonul de e-mail pentru a încorpora logo-ul companiei, fonturile și pizazz-ul general al companiei dvs. Puteți utiliza imagini de tip banner pentru a aduce un anumit stil solicitărilor dvs. de semnătură, pe care departamentul dvs. de marketing vă va mulțumi după ce semnăturile vor începe să fie rulate mai des decât de obicei.

"Un avantaj competitiv pe care îl avem este că clienții noștri pot marca pe deplin experiența de semnare. Pot marca cu logo-ul și URL-ul meu", a spus Croft. „Acum, însă, vă pot comercializa pentru a vorbi despre produse noi”.

3. Bucurați-vă de serviciul rapid la bord și serviciul pentru clienți

Integrările recente ale Adobe cu ServiceNow și Microsoft SharePoint pun gestionarea documentelor, serviciul pentru clienți și resursele umane (HR) sub o singură consolă. Cu aceste căsătorii, puteți adăuga Adobe Sign la orice flux de lucru din ServiceNow și SharePoint, inclusiv formularele de acorduri noi de închiriere, contractele de afaceri și răspunsurile la solicitările de soluționare a clienților rezolvați.

În trecut, veți transmite documentul către angajații dvs. printr-un mesaj de e-mail de la ServiceNow. Angajații dvs. ar deschide documentul, l-ar semna cu Adobe și l-ar fi trimis prin e-mail. Ai deschide documentul și l-ai încărca în ServiceNow. Astăzi, puteți să trimiteți pur și simplu documentul angajatului dvs. în cadrul sistemului ServiceNow, iar acesta sau ea își va marca marca în cadrul software-ului.

4. Scanați orice, oriunde

Vă amintiți cât de groaznice au fost încasările pentru afaceri? Ați colecta toate încasările, le-ar fi scanat într-un scaner, le-ar converti în PDF și apoi le-ați trimite la guru-urile dvs. de finanțe. Astăzi, acel proces a devenit mult mai simplu. Adobe Scan vă permite acum să transformați orice imagine de telefon a camerei într-un PDF. Folosind Adobe Sensei, instrumentul de inteligență artificială (AI) al companiei, Adobe Scan este capabil să detecteze limitele de imagine adecvate, să corecteze perspectiva și să elimine umbrele pentru a face clar textul.

De exemplu, puteți scana o pagină de revistă pentru a extrage textul, a separa imaginile și a face zoom în anumite zone ale paginii. Când îl salvați, acesta este încărcat automat în Document Cloud. De asemenea, puteți trage o imagine suplimentară sau puteți elimina o imagine originală.

5. Editează și ajustează textul scanat

Poate mai important, Adobe Scan poate converti automat text imprimat sau scris în text digital care poate fi selectat, copiat sau adnotat prin Acrobat Reader DC sau Acrobat DC. Acest lucru înseamnă că nu va trebui să derulați pagina după pagina de note scrise de mână pentru a încerca să descifreze ceea ce altcineva încerca să spună. Cu Adobe Scan, notele vor fi convertite în text clar și lizibil în care puteți căuta sau copia și lipi pentru a fi folosit într-un document secundar.

"La fel ca celelalte oferte Adobe, Sensei se află în centrul mărcii noastre", a spus Croft. "Cu acesta, puteți efectua mai mult cu scanările. Puteți face conținutul dvs. inteligent și căutabil, și mutați-l în fluxuri de lucru digitale în cloud. Orice cu text sau imagini tipărite va fi o opțiune pentru scanare. Partajează-l, execută suplimentar editarea sau puteți chiar să o luați într-un alt flux de lucru sau ecosistem dacă aveți nevoie să faceți asta."

6. Îmbunătățirea securității cu clasificarea documentelor

Acesta necesită adăugarea Acrobat DC la configurația Adobe Cloud, dar beneficiile merită. Cu Acrobat DC activ, veți avea acces la o gamă largă de funcții de clasificare, care vă vor păstra documentele și datele în siguranță chiar și dincolo de spațiile dvs. sau de granița de cloud. De exemplu, puteți încorpora controale de securitate în fișiere PDF confidențiale care necesită parole sau certificate pentru a accesa documentul. Sau puteți solicita confirmarea expeditorilor prin ID-ul digital sau verificarea permisiunilor. Utilizând clasificarea datelor, puteți adăuga astfel de măsuri de securitate ca politică, în funcție de tipul de document creat. Administratorii pot crea astfel de politici în Acrobat DC, atribuind funcții de securitate specifice anumitor tipuri de documente. Când se vor crea astfel de documente în viitor, aceste controale vor fi implementate automat.

Puteți implementa capabilități similare folosind lucruri precum Microsoft Digital Rights Management, dar în mod obișnuit necesită o pachet de soluții multiple de la diferiți furnizori. Obținerea tuturor ca parte a Adobe Document Cloud nu numai că este mai ușoară, dar vă asigură că astfel de funcții avansate vor funcționa cu un minim de supărare.