Cloud de document Adobe vs. documente zoho: expunere de gestionare documente

Stocarea și accesarea documentelor digitale este ceva la care rar vă gândiți dacă compania dvs. gestionează documentele în mod corespunzător. Activități precum crearea de documente, editare, partajare și colaborare pot fi la fel de simple ca să vă conectați, să faceți clic în și să începeți. Totuși, sistemele de gestionare a documentelor rigide sau inutile pot face viața oamenilor care intră și ies din fișiere pe parcursul zilei.

, Voi compara două dintre cele mai populare sisteme de gestionare a documentelor: Adobe Document Cloud și Zoho Docs. Deși ambele sisteme au mai multe asemănări decât diferențe, unul îl depășește pe celălalt în mai multe categorii importante.

1. Prețuri și planuri

Vă puteți abona la Adobe Standard Document Cloud cu prețul de 12, 99 USD pe lună cu un abonament pe tot parcursul unui an sau puteți plăti 22, 99 USD pe lună pentru planul lunar. Acest plan vă oferă posibilitatea de a crea fișiere PDF și de a le exporta către Microsoft Word, Microsoft Excel și Microsoft PowerPoint. De asemenea, puteți edita text și imagini în fișiere PDF pe care le-ați creat și puteți semna digital formulare. Planul Pro costă 14, 99 USD pe lună pentru un abonament pe un an sau 24, 99 USD pe lună pentru un plan lunar. Acesta adaugă posibilitatea de a insera fișiere audio și video în fișiere PDF și de a edita documente scanate. Puteți utiliza, de asemenea, acest plan pentru a transforma documentele de hârtie scanate în fișiere PDF editabile și pentru a compara două versiuni ale unui fișier PDF pentru a descifra diferențele. Veți putea, de asemenea, să editați text și să organizați pagini pe un iPad și veți putea reordona, șterge sau roti paginile pe un iPhone. Toate subsecțiunile Adobe vă oferă acces la 20 GB stocare.

Zoho Docs oferă o probă gratuită de 15 zile, plus un plan gratuit pentru până la 25 de utilizatori (care include 5 GB spațiu de stocare per utilizator). Planul gratuit include, de asemenea, partajare nelimitată de fișiere și folder, sincronizare desktop, instrumente de editare, gestionarea utilizatorilor și istoricul versiunilor. Planul Standard costă 5 dolari pe utilizator pe lună cu până la 50 GB pe utilizator. Aceasta include funcții precum documente protejate prin parolă și acces bazat pe roluri. Planul Premium costă 8 USD pe utilizator pe lună, până la 100 GB pe utilizator. Cu acest plan, veți putea trimite documente prin e-mail direct într-un cont Zoho, restaura documentele șterse și transferați proprietatea fișierului către un alt utilizator.

Ambele tipuri de cont pot adăuga 10 GB stocare suplimentară pentru 3 USD. Zoho oferă o reducere de 20% la toate planurile plătite dacă plătiți anual. Datorită punctului său mai mic de preț, încercare gratuită, plan gratuit și capacitate de stocare superioară, marginea din categoria prețurilor merge către Zoho. Marginea: Zoho.

2. Crearea și editarea documentelor

Utilizatorii Zoho Docs pot crea și edita documente, pot urmări modificările, adăuga semnături digitale și accesa o serie de instrumente de editare avansate. De asemenea, puteți atribui sarcini și trimite mementouri membrilor echipei care au acces la fișier. Puteți crea macro-uri, diagrame colorate și tabele pivotante și puteți exporta documente, foi de calcul și prezentări în Google Drive, format PDF și Windows. De asemenea, puteți edita fișierele offline; modificările vor fi sincronizate după ce reveniți online.

O caracteristică interesantă care lipsește de la Adobe este posibilitatea de a edita simultan un document cu colegii. Aplicația Zoho Docs vă permite să accesați, să creați și să editați fișiere din mers. Puteți vedea toate folderele, le sortați după nume sau dată și căutați fișiere. Așa cum am menționat anterior, deoarece Adobe se bazează atât de mult pe fișierele PDF, există o limită la ceea ce poți face pe sistemele de operare mobile (OS); nu este cazul platformei Zoho.

Adobe este mult mai bun la stocarea și completarea automată a informațiilor pentru utilizare ulterioară decât Zoho. De exemplu, funcția "Completare și semn" Adobe vă permite să salvați câmpuri utilizate frecvent, inclusiv numele, adresa, e-mailul și numărul de telefon. Este, de asemenea, un instrument mult mai bun în ceea ce privește semnarea și solicitarea semnăturilor de la oameni. Societățile de avocatură, instituțiile financiare și persoanele care se bazează foarte mult pe formatul PDF vor aprecia cât de ușor este să introduceți și să economisiți informații și să-i determine pe ceilalți să le revizuiască și să semneze. Cu toate acestea, crearea și editarea documentelor în Adobe nu este în concordanță cu Zoho. Marginea: Zoho.

3. Ce lipsește?

Ne-ar plăcea să vedem că Zoho adaugă suport bazat pe chat în instrumentul Documente. Este ceva pe care Adobe îl face, ceea ce face incredibil de ușor să vă ghideze prin unele dintre elementele mai provocatoare ale procesului de creare a documentelor.

Adobe, pe de altă parte, lipsește elemente cum ar fi editarea de grup, folderele partajate și posibilitatea de a face modificările offline. De asemenea, vă solicită să convertiți fișierele stocate în format PDF, ceea ce reprezintă o durere de cap uriașă pentru oricine are nevoie să se transforme în alte formate (în special pentru persoanele a căror utilizare folose Microsoft Excel, care nu se reportează în format PDF). Marginea: Zoho.

Linia de jos

Deși instrumentul de gestionare a documentelor Adobe este excelent, în special pentru persoanele care lucrează în principal în format PDF, nu există caracteristici de colaborare. În plus, nu are compatibilitatea de fișier robustă de care aveți nevoie pentru a lucra cu persoane din afara organizației dvs. În schimb, Zoho oferă o editare bogată a documentelor, un amestec excelent de colaborare și partajarea fișierelor și puteți efectua lucrări pe sisteme de operare mobile. Cuplă aceste caracteristici cu un preț mai mic și mai multă capacitate de stocare și ai la dispoziție un sistem de gestionare a documentelor mai bun. Câștigător: Zoho.