Cum să cumpărați un serviciu de conferință video

Compania dvs. a decis să mute o parte din comunicațiile sale în videoclip. Ați auzit despre jucători importanți precum ClickMeeting, RingCentral, Skype și Vonage, dar nu știți cu adevărat diferența dintre ei. Ați auzit, de asemenea, despre instrumente orientate către consumatori, cum ar fi Facetime și Google Hangouts, dar nu sunteți cu adevărat sigur că acestea sunt potrivite pentru utilizarea întreprinderii.

În cadrul programului nostru pentru cele mai bune soluții de conferințe video, descompunem diferențele dintre instrumentele de top de pe piață cu o comparație caracteristică-după-caracteristică. Deși acest roundup ar putea fi util pentru cumpărătorii care înțeleg ce fac aceste funcții și cum pot beneficia de afacerea lor, ar putea fi prea avansat pentru echipele care abia încep procesul de achiziție a soluțiilor de conferință video.

Pentru a ajuta, am discutat cu Brian Gilman, vicepreședinte de marketing de produse la Vonage, despre ce factori ar trebui să ia în considerare începătorii atunci când aleg o soluție de conferință video. Am discutat totul, de la partajarea conținutului și calitatea apelurilor până la analize de back-end. Înarmat cu cunoștințele oferite, ar trebui să vă puteți orienta spre cel mai bun nostru sistem de soluții de conferințe video, cu o idee mai bună despre ce aveți nevoie și ce furnizor vă poate oferi.

1 UC sau Videoconferință

Conferința video în sine și în sine oferă utilizatorilor multe funcții și opțiuni diferite. Cu toate acestea, la baza sa, videoconferința este pur și simplu o modalitate pentru un utilizator de a comunica înainte și înapoi cu un alt utilizator printr-un flux video live. Soluții mai avansate permit lucruri precum difuzări video la un loc, multe partajări de ecran și chiar funcționalitate de transmisie web, care pot sondează membrii audienței și colecta date ale spectatorului (dar suntem în fața noastră).

Comunicările unificate (UC) preia conferințe video și o adaugă la o suită mai mare de instrumente de comunicare. Veți putea trimite mesaje de chat și text către colaboratori. Veți putea crea fluxuri de lucru pentru gestionarea proiectelor. Vei putea să creezi documente și să rulezi edituri simultane pe ele așa cum ai face cu o platformă precum Google Drive.

Poate cel mai important aspect al unei platforme UC este capacitatea sa de integrare cu soluții terțe pentru a vă ajuta să extrageți și să exportați mai bine datele de la instrument la instrument. De exemplu, dacă trebuie să apelați un client și doriți să accesați înregistrările acestuia pentru a vă îmbunătăți comunicările, atunci integrarea între contul dvs. Salesforce și instrumentul UC vă face acest lucru incredibil de ușor. Din tabloul de bord al Salesforce, veți putea lansa apelul, puteți vedea istoricul interacțiunilor clientului și adăugați note despre cele spuse în timpul apelului.

„A avea o platformă unificată este în mod clar ceva care ar fi de interes”, a spus Gilman. „O platformă singulară pentru mobilitate, colaborare și voce este un lucru pe care majoritatea companiilor îl caută astăzi.”

Gilman avertizează că construirea unei platforme de comunicații prin intermediul vânzătorilor individuali ar fi prohibitivă. În plus, datele s-ar putea să nu se transfere de la sistem la sistem la fel de ușor cum ar fi în cadrul unei platforme cu un singur furnizor. În plus, dacă se rupe ceva, va trebui să determinați motivul vorbind cu mai multe reprezentanțe de asistență de la mai multe companii, care sună ca un coșmar.



2 Ușor de utilizat

Toate formele de software de afaceri vin cu un spectru de utilizare. Unele instrumente de e-mail marketing sunt atât de bine concepute încât fac să pară că oricine se poate trezi și deveni un marketer de e-mail fără a avea o pregătire formală. Alte instrumente sunt atât de complicate și de tehnice, încât chiar și cei mai avansați marketeri se găsesc accesând butonul de asistență.

Conferința video nu este diferită. Unele instrumente oferă interfețe de utilizator curate și intuitive, care vă permit să faceți clic pe numele unei persoane și să lansați direct un apel. Unii vă permit să programați întrunirile în avans dând clic pe calendarul unui coleg și tastați numele dvs. Există instrumente care vă permit să creați o sală virtuală de conferințe, să trimiteți un link și să invitați sute sau mii de persoane în acea cameră fără niciun fel de premise pentru niciunul dintre oaspeții dvs. Acestea sunt tipurile de soluții pe care doriți să le luați în considerare la efectuarea achiziției.

„Mult timp, videoconferința are multe nuanțe, deoarece astăzi se folosesc multe protocoale diferite”, a spus Gilman. „Vă confruntați cu provocări care aduc platforme moștenite, aducând terți care sunt în afara site-ului… asta a fost provocarea de ani buni. Capacitatea de a trimite un link către o platformă terță parte și de a primi un apel la fel de ușor ca un apel telefonic este esențială pentru succes. "

Practic, dacă îți deschizi software-ul de conferințe video și simți ca și cum ar fi trebuit să obții o diplomă de inginerie, probabil că lucrezi cu instrumentul greșit.



3 Colaborare și partajare

Chiar dacă optați să nu achiziționați o platformă UC, este posibil să doriți totuși un instrument de conferință video care să poată efectua schimb de documente și ecran de bază. Aceste caracteristici permit utilizatorilor dvs. să trimită fișiere către oricine din sala de conferințe sau să scoată un document de pe un site web pe ecranul lor pentru demonstrație.

„Nevoia de colaborare și schimbul de conținut este importantă”, a spus Gilman. „Pentru a avea loc o întâlnire eficientă, schimbul de conținut este aproape la fel de important ca vizionarea față în față. Poate fi la fel de simplu ca partajarea documentelor, astfel încât utilizatorii să poată împărtăși ceea ce lucrează în timp real. Aceasta este o componentă critică pentru orice mediu de colaborare. ”

Această funcție vă permite, de asemenea, să utilizați instrumentul dvs. de conferință video în moduri pe care nu le-ați imaginat anterior. Toată lumea se gândește la conferințe video pentru întâlniri de echipă, dar ce se întâmplă pentru întâlniri cu clienții, apeluri potențiale ale cumpărătorului sau apeluri partenere? „Când începeți să luați în considerare modul în care video poate transforma modul în care companiile pot face afaceri, atunci adopția devine mult mai răspândită”, a spus Gilman.



4 Instrumente de consum vs.

Dacă sunteți convins că veți folosi doar instrumente de conferință video pentru comunicații unu-la-unu, atunci poate v-ați păcălit să credeți că o aplicație orientată către consumator va fi suficientă pentru a finaliza treaba. În unele cazuri, este posibil să fiți corecte. Cu toate acestea, rețineți că nu toate apelurile vor fi efectuate de la limitele unui birou care furnizează Ethernet de mare viteză. De fapt, majoritatea apelurilor dvs. vor fi efectuate probabil pe laptopuri și tablete prin conexiuni Wi-Fi (unele dintre acestea fiind în vehicule în mișcare).

Iată unde aplicația dvs. standard de consum nu reușește să furnizeze valoarea unui instrument de conferință video de calitate întreprinderii. „Aceste aplicații pentru consumatori sunt grozave, dar te confrunți cu probleme de calitate”, a spus Gilman. „Nu sunt suficient de stabili pentru a gestiona fiabilitatea și rezistența dacă vorbești cu un client. Te uiți la anumite platforme pentru consumatori dacă te afli într-un client mobil în mașina ta; soluția dvs. de conferință video trebuie să fie pregătită pentru a gestiona un numitor cel puțin obișnuit, care va fi probabil un dispozitiv mobil. Capacitatea de a gestiona pierderea de pachete fără degradare video și vocală este importantă.

„Tehnologia care rulează platformele a devenit mult mai bună. Iar atunci când împerechezi cu calitatea rețelei pe care o putem oferi, avem rețeaua rezolvată ”, a spus Gilman. „Posibilitatea de a partaja o scanare CAT prin video ar fi fost de râs în urmă cu trei sau patru ani. Acum puteți vedea cea mai detaliată scanare CAT. "



5 Administrare de bază

Din moment ce ești cel care alege sistemul, de ce să nu alegi unul care să îți ofere controlul asupra a tot? Instrumentele video Enterprise vă oferă acces la funcții, cum ar fi înregistrarea apelurilor cu un singur clic, statistici care vă spun cine face cele mai multe apeluri, cât timp stau oamenii la apeluri, când oamenii au abandonat apelurile și multe altele. De asemenea, puteți controla cine are permisiuni administrative pentru a înregistra propriul apel, cine poate activa sau transfera apeluri către alți utilizatori și cine poate examina calitatea apelurilor pentru a vă asigura că sistemul furnizează imagini clare.

„Administratorii sofisticați vor dori să știe cum a fost pierderea de pachete”, a spus Gilman. „A fost la extrem? Dacă era local, trebuie să te uiți la rețea. ”