Implementarea bamboohr, pas cu pas

BambooHR este alegerea editorilor noștri pentru sistemele de management al resurselor umane (HR). Dispune de o interfață de utilizator superbă și ușor de utilizat (UI), o interfață de programare deschisă a aplicației (API) care vă permite să extindeți instrumentul la software-ul terț și o varietate de module abordabile, cum ar fi managementul de proiect, urmărirea solicitantului (AT) și salarizarea, care vă permit să extindeți datele despre resurse umane dincolo de câmpurile tradiționale.

Dacă ați citit recenzia noastră despre BambooHR și sunteți interesat să aflați despre modul în care compania dvs. va folosi sistemul în primele patru până la șase săptămâni, atunci asigurați-vă că vă avem acoperit. Am vorbit cu compania pentru a vă oferi un șablon de bază pentru procesul de implementare.

Rețineți că BambooHR are două tipuri de servicii de implementare. Pentru clienții cu mai mult de 16 angajați, vi se va oferi opțiunea de a cumpăra un pachet de implementare. Acest pachet oferă prețuri personalizate care încep de la 700 USD, dar crește la câteva mii de dolari, în funcție de câți angajați compania dvs. intenționează să intre în sistem. Acesta este un proces ghidat de patru până la șase săptămâni și este ceea ce vom detalia.

Pentru companiile cu 15 angajați sau mai puțini, BambooHR nu oferă un serviciu complet de implementare. În schimb, compania oferă un program de pornire rapidă, care este în esență o implementare ghidată cu autoservire. Aceasta include patru seminarii web care explică fiecare dintre caracteristicile și subiectele relevante ale instrumentului, precum și e-mailuri de urmărire cu ghiduri interactive. Programul Quick Start costă 199 dolari, dar dacă finalizați programul în trei săptămâni, atunci primiți un credit de 49 USD.

Noțiuni introductive (O săptămână)

Dacă ați optat pentru o implementare în coordonare cu BambooHR, atunci primul lucru pe care îl veți face este să transformați contul dvs. de probă într-un cont curat, complet nou. Aceasta șterge toate datele dvs. de încercare și demo și vă direcționează către un sondaj de implementare. Veți face clic pe fila Noțiuni introductive. Aici, vi se va cere să introduceți informații despre companie, inclusiv numele dvs., e-mailul, numele companiei și datele de contact principale. De asemenea, vi se vor cere întrebări de implementare specifice, inclusiv când intenționați să permiteți accesul angajaților, indiferent dacă utilizați sau nu numere de identificare ale angajaților, servicii terțe la care doriți să vă conectați la sistem și la ce module doriți Activati. Alte câmpuri interesante includ dacă sistemul dvs. va trebui sau nu să țină cont de reglementările externe de date pentru angajații internaționali și de eventualele conflicte care vă pot împiedica să finalizați integrarea în următoarele patru săptămâni. De asemenea, veți putea adăuga câmpuri personalizate sistemului dvs. în acest sondaj, astfel încât să aveți o listă pregătită dacă și când decideți să începeți să implementați sistemul.

După ce completați sondajul, veți vedea o fotografie a managerului de proiect care vă va ghida în acest proces, precum și o cronologie detaliată despre cum va arăta procesul de implementare odată ce BambooHR a primit și a introdus datele dumneavoastră. Când sunteți gata, trimiteți-vă datele angajatului și companiei către managerul de proiect. Datele pot fi trimise ca fișier CSV sau prin orice format de foaie de calcul major (cu toate acestea, nu poate fi un fișier text sau PDF). Dacă utilizați deja un sistem de resurse umane, atunci puteți exporta datele dvs. și le puteți trimite direct specialistului în implementare BambooHR.

După ce datele dvs. au fost primite și introduse în BambooHR, veți opri la primul apel cu un manager de proiect. În timpul acestui apel, veți verifica datele din sistemul dvs. și veți discuta întregul proces de implementare de la început până la sfârșit. Managerul de proiect vă va solicita apoi să vă înregistrați pentru webinarul Noțiuni introductive.

Webinarul Noțiuni este o imagine generală administrativă la nivel înalt a funcționalității de bază a BambooHR. Utilizatorii de administrator vor afla navigarea prin contul lor BambooHR, ce este disponibil pe pagina principală și cum să gestioneze datele pe întregul ciclu de viață al angajaților, de la angajare până la reziliere. O simplă introducere la nivelurile de acces și raportare a angajaților este, de asemenea, oferită. Nu veți învăța nimic super complicat pe acest webinar. În schimb, este menit să vă pregătească pentru următorul apel telefonic cu managerul de proiect, în timpul căruia veți începe să învățați cum să folosiți sistemul pentru nevoile dvs. specifice.

Bazele (3 zile)

Prima lecție majoră pe care v-o va învăța managerul de proiect este cum să utilizați rapoartele din sistemul dvs. El sau ea vor prezenta o listă de rapoarte standard, inclusiv adăugări și terminații, Profiluri de gen, Conturi și Cifre de afaceri ale angajaților. Pur și simplu faceți clic pe numele unui raport și vedeți datele în format grafic. Puteți adăuga, de asemenea, rapoarte personalizate bazate pe orice câmpuri de date active în BambooHR.

Următorul lucru pe care îl veți face este să stabiliți niveluri de acces pentru toți angajații. Ce informații vor vedea angajații despre ei înșiși? Ce vor vedea despre alți angajați? Ce modificări ale sistemului sau ale profilurilor lor vor putea să facă în cadrul sistemului? Vor putea să adauge informații la module suplimentare sau doar la instrumentul standard HR?

În continuare, veți învăța cum să creați anunțuri pentru companie. Acesta este un editor foarte simplu, bazat pe text, care vă permite să postați știri și actualizări la pagina principală a tabloului de bord BambooHR pentru toți angajații. Pe lângă text, veți putea adăuga imagini și link-uri.

După anunțurile companiei, managerul de proiect vă va explica cum să gestionați datele pe profilurile angajaților. Aici, veți afla ce informații doriți să introduceți angajații pentru a avea profiluri complete cu date ușor accesibile. Veți găsi lucruri precum câmpurile de informații de contact de urgență. Managerul de proiect vă va parcurge și prin Centrul de ajutor. Acolo, veți găsi ghiduri interactive pe care le puteți indica pe angajații dvs. în cazul în care au nevoie de ajutor în utilizarea sistemului, dar nu vor să deranjeze pe nimeni.

Funcții avansate (2 săptămâni)

În continuare, managerul de proiect vă va trimite acasă cu o misiune. Cum își are compania la bordul noilor angajați? Ce sarcini trebuie finalizate când vine cineva nou la compania dvs.? Le vei trimite managerului de proiect. El sau ea le va introduce în sistem. În continuare, el sau ea vă va plimba prin secțiunile AT, angajare, bord și off-boarding ale sistemului. În cadrul sistemului AT, veți învăța cum să creați noi deschideri de locuri de muncă, să scrieți scrisori de ofertă și la bord pe cineva după ce a semnat o scrisoare de ofertă. În această pagină, veți vedea sarcinile de bord pe care le-ați trimis; acestea pot include sarcini precum manuale de orientare, documente care trebuie completate și configurare IT.

Următorul pas va fi să faci mai multe teme. Va trebui să compilați un document care prezintă detalii despre politicile de întrerupere ale companiei dvs. De exemplu, câte zile de vacanță acumulează o persoană pentru fiecare săptămână la companie? Care este structura de absolvire a timpului liber pentru persoanele care au fost la companie peste un an? Câte zile bolnave primește fiecare persoană? Echipa de implementare va lua politicile și tipurile pentru compania dvs. și le va construi în sistem, astfel încât să se actualizeze automat în funcție de angajamente. La următorul apel, managerul de proiect vă va parcurge aceste pagini și vă va cere să verificați dacă toate politicile sunt configurate corect.

În continuare, el sau ea vă va ajuta să configurați procesul de lucru pentru solicitările de timp (adică, cine poate aproba cererile pentru cine). În continuare, el sau ea vă va arăta cum să setați vacanțele companiei, care să le permită angajaților să nu fie la ceas, dar să nu fie plătit pentru zile în care afacerea dvs. este închisă. Vei introduce acest lucru singur după ce apelul s-a încheiat. În continuare, va trebui să trimiteți datele hard. De exemplu, „John a acumulat 20 de vacanțe pe an și el îi raportează lui Jim”. BambooHR va atribui fiecărui angajat politica corectă de întrerupere din sistem.

În continuare, veți trimite informațiile despre beneficii către BambooHR. Vei trimite planurile pe care compania le folosește și care grupuri de angajați au acces la aceste planuri. Aceasta include planuri medicale, de pensionare și asigurări de viață. BambooHR va introduce aceste planuri în software. Veți suna la un apel pentru a vă asigura că toate planurile sunt corecte în sistem și că sunt legate de grupurile de angajați corecte. După ce veți face acest lucru, veți trimite datele grele cu privire la care angajați sunt pe ce planuri, ce angajați au adăugat dependenți și care angajați au renunțat la acoperire.

În continuare, managerul de proiect vă va arăta cum puteți adăuga instrucțiuni pentru angajați în sistem. Acestea includ chestionarele dvs. de orientare standard și chestionare de hărțuire a companiei. Dacă faceți clic pe „Adăugați instruire”, veți putea adăuga un link sau un fișier la materialele dvs. de instruire, astfel încât angajații să poată accesa documentele din cadrul BambooHR. Aici, veți putea programa pentru cine este necesară fiecare pregătire (adică toți angajații sau numai personalul de vânzări). El sau ea vă va arăta, de asemenea, unde să stabiliți cursuri repetate și termenele de pregătire. Apoi, veți trimite date tari către managerul de proiect, indicând care angajați au terminat deja instruirea, cărora angajații le datorează încă instrucțiuni și orice alte date de pregătire existente pe care doriți să le continue.

Pregătiți-vă pentru lansare (3 zile)

Vei mai primi un apel cu managerul de proiect. Vei parcurge totul ultima oară. Managerul de proiect vă va explica cum să contactați asistența pentru clienți. După ce v-ați pus toate întrebările și vă veți simți confortabil funcționând în sistem singur, managerul de proiect va marca implementarea ca fiind completă. Veți fi direcționat către un sondaj în care veți putea să vă exprimați părerea cu privire la întregul proces de implementare. După ce ai terminat sondajul, vei fi direcționat către noul tău tablou de bord BambooHR.