Informații despre industrie: unde merge managementul documentelor?

Instrumentele de gestionare a documentelor (DM) oferă utilizatorilor de afaceri puterea de a edita nu numai fișiere, dar de a transforma crearea de conținut, de a fluidiza fluxurile de lucru și de a conduce o afacere mai organizată. Aceste instrumente, care folosesc adesea fișierele PDF, au fost atât de omniprezente încât, probabil, utilizați managementul DM în viața de zi cu zi, fără să vă gândiți prea mult. Totuși, domeniul continuă să evolueze și să modernizeze tot timpul.

Am vorbit recent cu Eugene Xiong, fondator și Președinte Foxit Software Inc., despre modul în care se schimbă peisajul competitiv atunci când vine vorba de tehnologia PDF și unele dintre provocările pe care le au încă întreprinderile atunci când vine vorba de această tehnologie omniprezentă. În discuția noastră, am abordat direcția actuală a DM și câteva predicții despre caracteristicile inteligente din spațiu.

PCMag (PCMag): Unde vedeți spațiul DM în ansamblu care merge în următoarele 18 luni?

Eugene Xiong (EX): Un lucru pe care îl vedem în special este că DM se concentrează tot mai mult pe oferirea documentului individual unui sentiment nou de identitate. Este foarte greu să ai un flux de lucru digital complet, cu sistemele DM standard de astăzi. Uneori, trebuie să descărcați fișierul din sistem și apoi să utilizați un instrument diferit pentru a-l prelucra. În acest caz, acest document este scăpat total de controlul sistemului de documente.

Cu câțiva ani în urmă, am dezvoltat o tehnologie pe care o numim ConnectedPDF . Ideea de bază a fost că, dacă vom profita de conexiunile încorporate în document, acesta va da fișierului un sens mai mare. PDF-ul conectat funcționează astfel: odată ce un document este partajat, creatorul poate urmări cine l-a primit, ce au făcut cu acesta și să vadă când au fost finalizate sarcinile. De asemenea, oferă controale de acces puternice pentru utilizatori individuali. Toate acestea se întâmplă în timp real. Puteți configura permisiunile PDF chiar și după trimiterea fișierului.

Aici ne-am dat seama că peisajul în schimbare al spațiului DM se referă la a oferi companiilor mai mult control asupra PDF-ului și a face să se simtă mult mai „în viață” decât un document standard. Cred că, în viitor, în intervalul de timp pe care l-ai menționat, într-un an sau doi, cred că sistemele DM vor schimba accentul pe documentul în sine. Aceasta va fi tendința în loc să avem doar sisteme disparate care nu funcționează împreună. Asta încercăm să facem: să promovăm documentul într-un spațiu mai liber bazat pe standarde deschise și, de asemenea, pe servicii cloud. Construim un nor care conectează toate diferitele documente împreună.

PCM: Ce fel de tehnologii vor afecta DM în viitor? Vedeți spațiul PDF care implementează funcții de inteligență artificială (AI)?

EX: De fapt nu cred că este o formă potrivită. Aceasta este o mulțime de date nestructurate în PDF. Dacă luați doar tot felul de PDF-uri diferite și le introduceți într-un motor AI, nu generează rezultate semnificative. Ceea ce încercăm să facem este să înțelegem documentul un pic mai mult, astfel încât, începând cu crearea fișierului, să alocăm un ID documentului. Acest lucru permite documentului să călătorească în diferite locuri și să înțeleagă ce fac oamenii cu privire la dosar. Odată ce avem suficiente date despre document, atunci putem aborda aplicarea AI analizând unele date mai structurate. Asta va genera mult rezultat mai semnificativ.

Documentele de la sine conțin așa-numitele date nestructurate. Este foarte greu să extrageți datele într-un mod fiabil și consecvent din ceva asemănător unei cărți albe PDF. Cred că este foarte ușor în aceste zile să promovezi AI în tine produs pentru că este o tehnologie foarte interesantă. Adevărul este că documentele au fost concepute doar pentru consum uman. Au o mulțime de date nestructurate pe care tehnologia AI actuală nu le poate descifra eficient. Cu acest lucru, vom vedea mai multe inițiative pentru extragerea de date structurate - lucruri cum ar fi informații despre prețuri, titluri și nume - și care vor conduce informații mai semnificative pentru utilizatori și manageri. Acesta va oferi un ajutor mult mai mare în ceea ce privește productivitatea crescută pentru lucrătorii cunoscuți.

PCM: La ce ar trebui să se gândească întreprinderile mici și mijlocii (IMM-uri) când vine vorba de DM?

EX: Aceasta este o întrebare bună, iar întreprinderile mici trebuie să se gândească mult la DM. Foxit în sine nu este o întreprindere mare; noi suntem încă un SMB în sine. Și chiar și atunci, vedem în continuare cantități uriașe de informații schimbate în cadrul organizației noastre și între noi și alte companii. Răspunsul la acest lucru este să construiți o soluție completă de documente bazată pe cloud și bazată pe web.

Multe întreprinderi mici s-ar putea speria atunci când vorbesc despre DM. Ei trebuie să plătească mulți bani și, de asemenea, depun mult efort pentru a se implementa, configura și întreține genul ăsta a sistemelor DM. Vedem că, în viitorul apropiat, mulți furnizori, inclusiv noi aici, la Foxit, vor oferi o soluție completă - nu doar un sistem DM, ci și instrumente de productivitate. Avem o versiune PDF ușor de utilizat, bazată pe browser, care oferă toate caracteristicile de personalizare ca orice alt produs, dar nu necesită nicio instalare suplimentară. Întreprinderile mai mici ar trebui să fie concentrate pe adoptarea de soluții mai ușoare, mai sensibile pentru operațiunile lor în format PDF.