Pro profesorii ar trebui să utilizeze cărți de credit virtuale, nu doar conturi plătibile

Să presupunem că data viitoare când auziți despre o încălcare a securității la o altă companie, știți că nu trebuie să vă faceți griji, indiferent cât de mare a fost încălcarea sau câte numere de carduri de credit au fost luate. Să presupunem că știați că, chiar dacă infractorii au primit toate datele cardului de credit de la compania dvs. prin intermediul unui furnizor, nu au putut face nimic. Aceasta ar fi o ușurare imensă în comparație cu cât de mulți se simt acum, când fiecare încălcare mare îi caută frenetic și notificări privind datele lor.

Din fericire, cu un ajutor din partea departamentului Conturi plătibile, niciun profesionist în IT nu trebuie să se îngrijoreze de pierderea din nou a numerelor de carduri de credit ale clienților. Motivul este că acum este destul de ușor pentru companii să efectueze plăți folosind numere de carduri de credit virtuale care sunt bune doar pentru o singură tranzacție. După finalizarea tranzacției, numărul este inutil. Nu contează dacă cei răi au numărul, codul de securitate și datele de expirare, deoarece niciuna dintre aceste informații nu poate fi din nou folosită. Acest lucru se poate întâmpla atunci când configurați plățile comerciale folosind carduri de credit virtuale și apoi configurați software-ul de contabilitate a întreprinderii astfel încât totul să se întâmple automat și transparent.

Ce sunt cărțile de credit virtuale?

Cardurile de credit virtuale au existat de ceva vreme, dar până de curând, au existat pentru consumatori să efectueze plăți unice online pentru a proteja împotriva furtului unui număr de card. Pentru utilizarea afacerilor, au fost cele mai mari corporații care au început să folosească numere de carduri virtuale pentru achiziții și călătorii, în general ca parte a sistemelor lor generale de plăți comerciale.

Însă acum, numerele cardurilor virtuale pentru tranzacțiile comerciale sunt disponibile și pentru întreprinderile mai mici. Suportul inițial vine de la MasterCard, unul dintre cele mai mari nume din industria financiară, deși probabil vor urma și alți furnizori de plăți.

„Cardurile virtuale sunt una dintre zonele cu cea mai rapidă creștere din industrie”, a declarat Jeff Feuerstein, vicepreședinte senior, produse de piață mare și management de produse de platformă la Mastercard. El a spus că cheltuielile cu cardul de credit virtual de anul trecut în Statele Unite au fost de 122 miliarde de dolari.

De asemenea, Feuerstein a spus că companiile lucrează acum cu băncile lor pentru a efectua plăți folosind numere de carduri virtuale și că, în acest proces, se elimină treptat plățile folosind cecuri și plăți automatizate de compensare (ACH). El a spus că clienții comerciali constată că plățile cu carduri virtuale sunt mai sigure decât alte forme de plată și, în plus, sunt de obicei mai puțin costisitoare. În unele cazuri, companiile pot chiar găsi că primesc rabat la plățile lor.

Cum funcționează cardurile de credit virtuale

Pentru majoritatea întreprinderilor, plățile cu carduri virtuale sunt utilizate pentru achiziții și alte tipuri de tranzacții în care li se prezintă o factură cu privire la livrări cu comenzi de cumpărare (PO). De asemenea, sunt utilizate frecvent pentru plățile cu cheltuieli de călătorie, unde biroul de călătorie intern folosește un card de credit virtual.

Modul de funcționare a procesului depinde de sistemul dvs. de contabilitate și de banca cu care lucrați. Ca exemplu, MasterCard acceptă acest lucru cu propriile două sisteme de plată virtuale, numite „MasterCard In Control pentru plăți comerciale” și „MasterCard In Control pentru călătorii de afaceri”. Modul în care MasterCard tratează acest lucru variază în funcție de nevoile dvs.

Există un site web pentru plăți virtuale mici sau rare, de exemplu. Cu toate acestea, pentru majoritatea întreprinderilor, cea mai simplă alegere este crearea unui nou tip de fișier de plată care definește plățile care trebuie efectuate folosind un număr de card virtual. Acest fișier de plată este apoi transmis băncii dvs. unde este procesat și apoi fiecare plată din fișierul de plată se face folosind un număr de card de credit unic, de o singură utilizare, de 16 cifre. Vânzătorul dvs. nu vede niciodată un număr real de card de credit, așa că dacă sunt încălcate, nu va conta.

Unele sisteme de contabilitate nu folosesc fișiere de plată așa că, pentru aceștia, există o interfață de programare a aplicațiilor (API) care permite personalului IT să integreze sistemul de plăți virtuale în sistemul dvs. de contabilitate existent. Câteva alte procesoare virtuale de plată, cum ar fi Bento Technologies 'Bento for Business, vor oferi sprijin dezvoltatorilor pentru a-și implementa API-urile în sistemul dvs. de contabilitate. Altele, cum ar fi DivvyPay's Divvy, vin cu interfețe utilizator (UI) pentru unele dintre cele mai comune sisteme de contabilitate de afaceri.

Utilizați un VPN pentru a vă asigura securitatea

Pentru a face toate aceste lucrări, personalul IT trebuie să fie în măsură să modifice fie fișierele de plată, fie să adauge suportul API în sistemul de contabilitate existent. Deoarece aceste informații de plată sensibile vor fi transmise instituției dvs. financiare sau, în unele cazuri, furnizorilor dvs., veți avea nevoie de o rețea privată virtuală (VPN) pentru a vă asigura securitatea. Și, desigur, departamentul dvs. de contabilitate va avea acces la înregistrările de cheltuieli pentru a le putea audita.

În prezent, majoritatea băncilor oferă acest serviciu de plată virtual gratuit ca serviciu pentru clienții lor, dar acest lucru poate varia în funcție de bancă, așa că ar trebui să verificați înainte de a vă angaja. Vânzătorii dvs. vor fi plătiți la fel cum ar face pentru orice altă tranzacție de credit, astfel încât nu este necesară înscrierea specială.

• Cele mai bune servicii VPN pentru 2019 Cele mai bune servicii VPN pentru 2019
• 5 lucruri pe care ar trebui să le știi despre cardurile de credit virtuale 5 lucruri pe care ar trebui să le știi despre cardurile de credit virtuale
• Cele mai bune servicii de procesare a cardurilor de credit pentru 2019 Cele mai bune servicii de procesare a cardurilor de credit pentru 2019

Este de remarcat faptul că utilizarea numerelor de carduri virtuale pentru plăți are unele avantaje suplimentare dincolo de securitatea plății și libertatea de a vă face griji cu privire la încălcările furnizorului. Potrivit Feuerstein, există câteva avantaje importante de capital: întrucât poate exista o întârziere între 30-45 de zile pentru cheltuielile de capital, urmărirea cheltuielilor este ușor automatizată și, în multe cazuri, utilizarea acestei metode de plată cu cardul este mai puțin costisitoare decât cecurile sau ACH plăți. Adesea, este de fapt mai ieftin decât acceptarea numerarului pentru bunuri sau servicii.

Cu toate acestea, considerația de bază pentru utilizarea numerelor de cărți de credit virtuale este securitatea. Hackerii care îți încalcă unul dintre furnizorii tăi nu vor avea numere de cărți de credit pe care le pot folosi, oricât de greu ar încerca și oricât de slabă ar fi securitatea la vânzător. Și asta merită mult.