Microsoft, google, zoho: cea mai bună suită de birou pentru profesioniști

Mutarea afacerii într-o suită de productivitate pentru birou servită în cloud nu este o companie pe care o întreprinde ușor. Există mulți factori care ar putea motiva o astfel de mișcare și chiar elemente ale afacerii dvs. care vor fi afectate de decizie. Prin urmare, ar trebui să le luați în considerare pe toate înainte de a intra. Motivatorii ar putea fi orice, de la utilizatorii cheie care se îndrăgostesc de o nouă caracteristică până la nevoia de instrumente noi care să ajute o forță de muncă mai mobilă.

De asemenea, licențele sunt adesea un motivator, apartamentele de productivitate pentru birou servite în cloud fiind considerate un pas eficient de reducere a costurilor. Dar un factor de-a dreptul neglijat este efectul pe care o astfel de mișcare îl are asupra profesioniștilor din IT. A ignora acest lucru poate fi o greșeală, deoarece IT-ul are sarcina de a integra noua suită cu toate serverele back-end și depozitele de date ale organizației dvs., precum și de a menține utilizatorii pe noua suită funcționând în siguranță și în mod sigur, indiferent de locul în care se află.

Gestionarea unui număr mare de utilizatori și a software-ului lor de productivitate de birou poate fi o sarcină dificilă și faptul că acea suită este servită de la o organizație separată prin cloud în loc de instalată și administrată local, prezintă atât noi avantaje, cât și noi dificultăți. De exemplu, devine acut dureros dacă trebuie să efectuați un număr mare de modificări (cum ar fi eliminarea accesului la un anumit document sau partajare de fișiere) care afectează o listă lungă de utilizatori. Automatizarea acestor sarcini devine esențială, deoarece asigurăm că noua suită funcționează bine cu instrumentele de automatizare pe care le-ar folosi personalul IT. Acesta ar putea fi pur și simplu un motor de script, cum ar fi Microsoft Windows PowerShell, sau ar putea fi un director corporativ guvernat de o platformă IDM (Management Identitate), cum ar fi Okta Identity Management.

Backup-ul este un alt domeniu care ar trebui să preocupe fiecare pro IT. Cu recentele atacuri de ransomware, backup-ul trebuie să fie o problemă centrală. Unde sunt stocate noile dumneavoastră suită de productivitate de birou? Această locație este sigură nu numai de ransomware, ci și de atacuri de la alte forme de malware? Dacă răspunsul tău scurt la prima întrebare este „în cloud”, atunci răspunsul la siguranța sau nu a datelor tale devine „poate”. Dacă documentele dvs. locale sunt sincronizate cu stocarea în cloud și sistemul dvs. local este compromis, atunci este posibil să se sincronizeze și veți pierde ambele copii, nu doar pe cele locale.

Păstrarea în siguranță a datelor a devenit un obiectiv esențial pentru managerii IT. Există multe soluții excelente de backup pentru clasa de afaceri disponibile pentru a le ajuta, în special Zetta Data Protection, câștigătorul alegerii editorilor noștri din acea categorie. Produse precum Zetta Data Protection au agenți localizați pe serverele dvs. și pe diversele dispozitive de calcul ale utilizatorilor dvs. care le permit să gestioneze operațiuni sofisticate de backup pentru toate echipamentele locale și mobile din cloud. Aceasta include nu numai depozitele de stocare în cloud gestionate de furnizorul de backup, ci și orice alte ținte de stocare pe care le desemnează personalul IT, cum ar fi un server local sau un alt furnizor de cloud, cum ar fi Amazon Web Services (AWS). În afară de o copie de rezervă de bază, aceste instrumente implementează, de asemenea, copii de rezervă incrementale și, de obicei, o capacitate de restaurare a punctelor în timp (PIT). Acesta din urmă este atunci când software-ul obține o copie de rezervă a unui sistem de dispozitiv complet pentru o anumită oră de timp. Dacă este organizat în mod corespunzător, acest lucru înseamnă că puteți avea în mod eficient una sau mai multe instantanee din întregul dvs. mediu înainte de a se întâmpla un atac. Apoi, tot ce trebuie să faceți este să găsiți o copie a documentelor critice care au fost arhivate înainte de un atac de ransomware sau pur și simplu rulați întregul mediu înapoi la un moment înainte de infecție.

Aceasta este doar o mică privire a problemelor pe care software-ul dislocat pe larg, cum ar fi apartamentele de productivitate, pot avea asupra operațiunilor IT. Așadar, în timp ce recenziile noastre cu privire la cele mai bune suite de productivitate servite în cloud, inclusiv Google G Suite, Microsoft Office 365 și Zoho Office (care vine cu Zoho Docs) se concentrează pe caracteristicile de care au nevoie utilizatorii, am decis aici să analizăm aceleași produse de la un punct de vedere IT pro. Ne-am întrebat: Care dintre aceste apartamente este cel mai mult pentru un IT care are sarcina de a implementa, gestiona și asigura o suită de productivitate pentru birouri, atât pentru întreprinderile mici și mijlocii (IMM-uri), cât și pentru întreprinderi?

Google G Suite

Google și-a dezvoltat încet suita de productivitate pentru birouri în ultimii câțiva ani, cu oferta sa inițială destinată persoanelor fizice sau, în cel mai bun caz, echipelor mici. Cu toate acestea, în ultimii ani, s-au făcut pași mari cu oferta, pe care probabil o amintești drept „Google Apps”, dar pe care compania a redenumit-o recent „G Suite” și actualizată cu un accent mai mare asupra utilizatorilor de afaceri. Din perspectiva unui administrator IT, interfața utilizator (UI) este curată și simplă. Gestionarea sarcinilor, cum ar fi resetările de parole și administrarea grupului, necesită un număr minim de clicuri. Integrarea ușoară cu alte servicii Google, cum ar fi Google Drive, face ca manipularea și împărtășirea informațiilor să devină un aspect dificil. Utilizatorii pot salva, de asemenea, atașamente la Google Team Drives, care sunt similare cu funcția Site Sites Team găsită în Microsoft SharePoint. Unitățile Google Team permit accesul ușor și controlat la documente de către un grup, mai degrabă decât doar de o persoană.

Oferta de bază Google G Suite costă 5 dolari pe lună pe utilizator. Vine cu Gmail pentru conferințe de afaceri, voce și video, precum și calendare, documente, foi de calcul și prezentări inteligente partajate. De asemenea, vine cu 30 GB de stocare în cloud. Oferta de afaceri costă 10 dolari pe lună și adaugă o serie de alte funcții, inclusiv politici de arhivă și de păstrare pentru e-mail și chat, eDiscovery pentru e-mailuri, chat-uri și fișiere; până la 1 TB de stocare și rapoarte de audit. Oferta Enterprise adaugă prevenirea pierderilor de date pentru Gmail și Google Drive, integrare de arhivare a terților și securitate sporită, plus analiză de jurnal folosind BigQuery.

Puteți implementa o oarecare automatizare prin interfața de programare a aplicațiilor Google (API), utilizând orice număr de limbaje de programare diferite, deși acest lucru înseamnă că veți avea nevoie de un talent de programare sau DevOps pe personalul IT. Pentru toate lucrările de automatizare, trebuie să utilizați kitul de dezvoltare a software-ului Admin (SDK), disponibil pe site-ul Google. Dar, din nou, acest lucru necesită abilități reale de programare pentru a putea fi utilizate. Google oferă documentație și tutoriale cu cod de eșantion pentru a vă ajuta să începeți și veți găsi, de asemenea, câteva videoclipuri YouTube pe această temă, dar aceasta nu este o sarcină pe care neofitele de programare le va găsi simplu. Ca o alternativă, oferta Business oferă, de asemenea, acces la Google App Maker, forma de dezvoltare a codului redus Google pentru construirea aplicațiilor de afaceri printr-o interfață vizuală drag-and-drop și bazată pe formulare, care nu necesită codare pentru crearea aplicațiilor de bază.

Notificările oferă o modalitate de a avertiza un administrator IT atunci când apare un eveniment care necesită atenție. Google folosește un comutator de pornire / oprire pentru a activa sau dezactiva alertele dintr-o listă de evenimente posibile. Deși lista este oarecum limitată, aceasta acoperă majoritatea evenimentelor care ar fi de interes pentru un administrator IT, inclusiv probleme de securitate și alerte de servicii pentru întreruperi de aplicații.

În ceea ce privește securitatea, deoarece un cont corporativ Google G Suite vine cu e-mail, gestionarea eficientă a utilizatorilor devine un director de bază, în special pentru întreprinderile mici și mijlocii (SMB-uri) care poate nu au nevoie de funcționalitatea mai profundă oferită de o platformă IDM la scară completă. Chiar și așa, Google acceptă aici câteva funcții destul de sofisticate, inclusiv autentificarea cu doi factori (2FA) la nivelul contului. Administratorii IT pot solicita 2FA constând dintr-o parolă plus un cod de verificare. La nivel de abonament Enterprise, un administrator IT poate alege să permită doar cheile de securitate care necesită un dispozitiv fizic, cum ar fi un dongle USB sau un smartphone. Astfel se elimină necesitatea unui cod special și se adaugă stratul suplimentar care necesită un dispozitiv fizic. Administratorii IT pot permite integrarea cu serviciile de autentificare externe, precum Microsoft Active Directory (AD) sau Microsoft Azure Active Directory (Microsoft Azure AD) și alte surse compatibile cu Security Assertion Markup Language (SAML). De asemenea, Google folosește criptarea AES pe 128 de biți sau mai puternică pentru toate datele în repaus. Datele în tranzit utilizează HyperText Transfer Protocol Secure (HTTPS) și secret secret (FS). Aceasta din urmă este o tehnică menită să asigure canalele de comunicare prin blocarea încercărilor de a decripta retroactiv sesiunile HTTPS mai vechi.

Google oferă atât rapoarte conserve pe care le puteți rula oricând din tabloul de bord, cât și o API-ul de raport care vă va permite să creați propriile rapoarte personalizate. Rapoartele conserve includ Activitate, Utilizarea aplicațiilor, Securitate și o serie de rapoarte de Audit. Rapoartele de audit oferă informații detaliate despre crearea contului și a grupului, activitatea de conectare a utilizatorului, crearea și ștergerea fișierelor și căutarea prin e-mail. Fiecare dintre aceste rapoarte de audit au o capacitate de filtrare pentru a reduce cantitatea de informații returnate. Numele evenimentelor sunt specifice fiecărui tip de audit, dar oferă o modalitate de a vedea rapid lucruri precum conectările eșuate.

Așa cum am menționat anterior, Google oferă Team Drive, care acționează ca un depozit de fișiere pentru un grup de utilizatori stabilit pentru partajarea și colaborarea rapidă a fișierelor. Funcțiile administrative includ gestionarea calității de membru, controlul permisiunilor pentru lucrări, cum ar fi migrarea fișierelor și partajarea legăturilor și transferul proprietății de la un utilizator la altul. Administratorul IT are, de asemenea, controale foarte granulare despre modul în care fișierele sunt partajate de membrii echipei. Valorile implicite globale sunt setate pe pagina „Setări pentru Drive și Documente”.

Microsoft Office 365

Microsoft a arhitectat întotdeauna cu afacerile în minte, iar această experiență arată în Office 365. Centrul de administrare al platformei este punctul principal de intrare pentru toate sarcinile de administrare din Office 365. Pagina de pornire a tabloului de bord prezintă activități comune, cum ar fi Adăugare, Ștergere, Editare utilizator, Gestionare facturare și multe altele pe panouri individuale numite Carduri. Aceste carduri pot fi șterse sau reorganizate pentru a se potrivi nevoilor dvs., ceea ce face ușoară crearea unei pagini personalizate care să afișeze doar informațiile de care un profesionist IT trebuie să monitorizeze starea curentă, să gestioneze utilizatorii sau să gestioneze setările contului corporativ.

Microsoft oferă o aplicație mobilă Office 365 Admin pentru Android, iOS și Windows Phone. Acest utilitar la îndemână vă permite să îndepliniți majoritatea funcțiilor tipice de administrator IT chiar de pe telefon. Pentru un plus de securitate, aplicația mobilă oferă un cod de conectare pentru a preveni orice acțiune neautorizată în cazul în care pierdeți telefonul. În timp ce puteți accesa pagini de administrator IT atât pentru Google G Suite cât și pentru Zoho Office din browserul dvs. mobil, Office 365 este în prezent singurul dintre cele trei cu o aplicație mobilă dedicată. Și, desigur, are și versiuni orientate către utilizator ale aplicațiilor sale principale disponibile pentru Android, iOS și Windows Phone.

Microsoft a introdus Windows PowerShell în 2003 sub numele de cod "Monad". De atunci, compania a investit puternic în extinderea acestui nou motor de scripturi și automatizări, ceea ce a avut ca rezultat PowerShell Core și Office 365 PowerShell. Această extensie la PowerShell oferă o serie de instrumente pentru gestionarea conturilor și licențelor utilizatorilor. Microsoft oferă un centru de administrare Office 365 pentru gestionarea caracteristicilor principale și a punctelor de configurare necesare unui administrator IT; Cu toate acestea, un lucru important de remarcat este faptul că unele caracteristici pot fi gestionate doar prin PowerShell. Aceasta înseamnă că o anumită familiaritate cu scripturile va fi necesară pentru a menține Office 365 în mod optim.

Cu toate acestea, magazinele IT care utilizează produse Microsoft atât în ​​partea frontală cât și în partea din spate pot găsi beneficii semnificative din investițiile în anumite cunoștințe PowerShell. De exemplu, efectuarea operațiunilor în vrac pe un număr mare de utilizatori este mult mai ușoară folosind PowerShell. PowerShell strălucește, de asemenea, atunci când trebuie să filtrați date sau să efectuați operațiuni, cum ar fi calcularea numărului de articole din toate listele Microsoft SharePoint Online care vă sunt sub control. Și, dacă gestionați Office 365 în cloud cu alte produse Microsoft în local sau în altă parte din cloud, legarea lor împreună poate fi mult mai ușoară folosind și PowerShell.

Pentru profesioniștii IT care doresc să-și dezvolte abilitățile Office 365, Microsoft oferă o certificare specială Microsoft Certified Solutions Associate (MCSA) pentru Office 365. Această certificare necesită să treceți două examene, inclusiv examenul 70-346: Gestionarea identităților și cerințelor Office 365 și examen 70-347: Activarea serviciilor Office 365. Microsoft oferă două sesiuni de pregătire a examenelor video pe site-ul web al rețelei de dezvoltatori Channel 9 pe care îl puteți vedea pentru a vă pregăti pentru acest examen. Aceste resurse de învățare nu numai că vă pregătesc pentru examen, dar oferă și cunoștințe utile persoanelor încărcate cu administrarea Office 365 unui număr mare de utilizatori, inclusiv sarcini precum securizarea datelor, gestionarea utilizatorilor și Office 365 PowerShell.

Crearea de noi conturi Office 365 se poate realiza și cu PowerShell. Folosind cmdlet-ul PowerShell New-MsolUser (care înseamnă „comandă-let”), este posibil să citiți o listă de nume dintr-un fișier cu valori separate de virgulă (CSV) și apoi să creați automat acel utilizator, incluzând doar permisiunea pentru Office. 365, dar și la un cont de e-mail Outlook și la o intrare AD supusă setărilor implicite sau ale politicii de grup personalizate. Pentru a ajuta acest lucru, Office 365 este profund legat de Microsoft Azure AD, care poate fi legat de un domeniu AD local. Această integrare oferă o autentificare perfectă a utilizatorului între calculatoarele locale, resursele și Office 365. Datorită faptului că AD este standardul industrial de facto pentru autentificarea computerului, face ca adoptarea Office 365 să fie mult mai ușoară, în special pentru organizațiile care o folosesc deja la fața locului.

Office 365 acceptă mai multe metode pentru 2FA, inclusiv apel sau text la un telefon mobil, apel la un telefon de birou sau folosind o aplicație specială de notificare disponibilă pentru dispozitivele Android, iOS și Windows Phone. Setările pentru autentificarea cu mai mulți factori (MFA) pot fi alocate individual. Monitorizarea stării de activare a acestei setări are loc pe ecranul Utilizatorilor din centrul de administrare Office 365. Vizualizarea Utilizatori activi va afișa Dezactivat, Activat sau Executat pentru fiecare utilizator. Activat înseamnă că utilizatorul a fost înregistrat în MFA, dar nu a finalizat încă procesul de înregistrare. Pentru securitate suplimentară, Microsoft folosește o serie de straturi de criptare diferite pentru a vă proteja datele. Fiecare administrator de cont primește acces la portalul de previzualizare Service Trust, care oferă detalii despre strategia completă de securitate Microsoft.

Microsoft oferă o gamă de planuri de prețuri pentru Office 365, începând de la 8, 25 USD pe utilizator pentru întreprinderile mici și 20 USD pe utilizator pe lună pentru abonamentul Enterprise E3. Din perspectiva IT pro, nu există un nivel de prețuri preferat pentru gestionarea Office 365; instrumentele de management sunt aceleași la toate nivelurile de preț. Caracteristicile superioare, cum ar fi prevenirea pierderilor de date, ajutorul de conformitate și protecția împotriva amenințărilor avansate, toate necesită o licență E3, care costă 35 USD pe utilizator pe lună. Ca și în cazul instrumentului Google cu cod scăzut, Office 365 vine și cu acces la Microsoft PowerApps pentru construirea aplicațiilor, fără a fi necesară nicio expertiză de codare.

În cele din urmă, Office 365 ușurează, de asemenea, profesioniștii IT să combine suita de bază a productivității Office cu instrumente mai avansate pentru a le oferi utilizatorilor lor mai multe capacități, deoarece se integrează ușor cu multe dintre celelalte platforme de afaceri Microsoft. Aceste platforme includ noua platformă de contabilitate și gestionare a relațiilor cu clienții (Dynamic 365 Dynamics 365), aplicația BI Power Intelligence de afaceri (BI) și platforma Microsoft SharePoint Online menționată anterior, pentru a numi câteva. Zoho oferă, de asemenea, acest tip de integrare cu lista sa lungă de aplicații, însă suita Microsoft oferă o profunzime a funcției și un design de întreprindere care este încă de neegalat.

Biroul Zoho

Zoho Office face parte dintr-un abonament Zoho Docs, acesta din urmă fiind platforma de stocare, colaborare și partajare a fișierelor Zoho. Oferă un set similar de aplicații și spațiu de stocare a fișierelor atât la Google G Suite cât și la Office 365. O ofertă de nivel de intrare este gratuită pentru până la 25 de utilizatori și oferă 1 GB de stocare online plus controale de administrare online. Nivelurile plătite cresc stocarea pe utilizator la 100 GB pentru 5 dolari pe lună și 1 TB pentru 8 dolari pe lună. Trebuie să fiți la nivelul Premium pentru a profita de toate caracteristicile, inclusiv integrarea AD și SAML. Nivelul Premium este de asemenea necesar pentru funcțiile de guvernare a datelor de înaltă calitate, inclusiv urmărirea tuturor documentelor create cu ajutorul produsului.

Adăugarea utilizatorilor la Zoho Office necesită un proces de înregistrare, care este inițiat de la un e-mail. O listă de utilizatori de invitat poate fi introdusă dintr-un fișier CSV care listează toate adresele de e-mail ale utilizatorului. Aceeași funcție poate fi îndeplinită programatic folosind API-ul Zoho Mail. În G Suite Google, de exemplu, dacă trebuie să schimbați numele departamentului pentru un întreg grup de utilizatori, atunci o veți face prin API-ul Google, scriind un program scurt care citește lista utilizatorilor dintr-un fișier (de obicei un fișier CSV) și apoi apelează funcția API necesară pentru a adăuga acei utilizatori în noul grup de departamente. În Zoho, aceasta este pur și simplu API-ul Zoho Mail. Acest lucru sună complex, dar cu o mică experiență de programare, nu este atât de greu de făcut. Totuși, este mai complicat decât efectuarea aceleiași sarcini folosind Microsoft AD, pentru care aceasta ar fi în mare parte o operație bazată pe vrăjitor. Zoho Office folosește un API bazat pe transferul reprezentativ de stat (REST) ​​pentru toate interacțiunile externe, astfel încât puteți folosi orice limbaj de script doriți să automatizați sarcinile și, de asemenea, să integrați (cel puțin la un nivel înalt) cu un număr mare de alte programe software aplicații -a-Service (SaaS) care s-au standardizat și pe REST.

Din perspectiva automatizării, funcționalitatea API pentru Zoho Office este un pic diferită de celelalte două produse. Toate aplicațiile Zoho sunt integrate implicit. Pentru a manipula programatic utilizatorii, trebuie să accesați API-ul Zoho Mail. Lista funcțiilor disponibile este destul de vastă, inclusiv posibilitatea de a schimba starea 2FA a unui utilizator. API Conturi adaugă funcții suplimentare, inclusiv posibilitatea de a modifica regulile de transmitere prin e-mail și mesajele de răspuns automat pentru vacanță.

Zoho Office acceptă criptarea în tranzit atunci când se sincronizează fișierele între dispozitivul utilizatorului și cloud. Tehnologia de bază include o cheie unică, bazată pe RSA, pe 2048 de biți, generată de Perfect Forward Secrecy (PFS), împreună cu protocolul Transport Layer Security (TLS). Datele sunt protejate în mai multe locații pentru a preveni pierderea de date. În plus, 2FA poate fi activat pentru utilizatori ca primă etapă de verificare.

Zoho Office vine ca o aplicație mobilă atât pentru Android cât și pentru iOS. Compania nu oferă o aplicație de administrator IT mobil, dar puteți accesa site-ul complet din orice browser. În timp ce majoritatea sarcinilor de administrare se pot face dintr-un browser mobil, un ecran mai mare face procesul mai ușor.

În general, rezistența Zoho pare să fie mai mică în funcțiile avansate oferite de Zoho Office decât în ​​numărul mare de alte produse pe care Zoho le are în portofoliu, care toate se integrează destul de ușor cu suita de productivitate. Aceste produse sunt variate, inclusiv cele pentru contabilitate, BI, CRM, punct de vânzare (POS) și multe altele, inclusiv platforma Zoho Creator cu cod redus al companiei pentru a rivaliza cu capacitățile de creare a aplicațiilor vizuale ale G Suite și Office 365. Aceasta înseamnă că profesioniștii IT pot crea un set de instrumente destul de direcționat pentru multe tipuri diferite de afaceri, pur și simplu prin selectarea combinației potrivite de software. Dezavantajul este că aceste instrumente nu sunt la fel de personalizabile din punct de vedere al automatizării, al UI și al fluxurilor de lucru ca cele din portofoliul Microsoft. Pe de altă parte, au un preț avantajos și pun Zoho un pas înaintea Google, deoarece acesta din urmă pur și simplu nu oferă majoritatea acestor instrumente (cu excepția analizelor de BI și a datelor).

Linia de jos

Office 365 este alegerea noastră de top din perspectiva unui IT IT. Deoarece este bazat pe un software orientat pe IT și pe o platformă de gestionare a utilizatorilor sub formă de AD, Office 365 are pur și simplu mai multe instrumente IT pentru ca profesioniștii IT să poată fi avantajați decât ceilalți jucători. Microsoft se adaugă la aceasta cu o mulțime de instrumente și resurse suplimentare, cum ar fi cele din Trust Center și Office TechCenter, pe lângă faptul că oferă o sursă bogată de infrastructură cloud și instrumente de management în Microsoft Azure, care permit în esență integrarea „snap-in” cu Office 365.

În timp ce Google și Zoho oferă o parte din această funcționalitate, acestea nu se potrivesc cu punct de punct, deși Google se apropie de instrumentele de gestionare și infrastructură pe care le oferă prin Google Cloud. Cu toate acestea, atunci când considerați că Office 365 poate fi extins cu ușurință cu versiunile cloud ale celor mai populare produse de server back-end ale Microsoft, cum ar fi Dynamics 365, Exchange Online și Microsoft SharePoint Online, Google devine jucătorul mai slab, doar Zoho are un nivel competitiv. portofoliu de software (deși produsele sale sunt orientate spre SMB, în timp ce Microsoft vizează în mod clar întreprinderea).

În general, Google G Suite face progrese și va apela la cei care caută o alternativă Microsoft. Deși nu se potrivește destul de bine cu caracteristicile sale de autentificare sau automatizare, aceasta aduce simplitatea Gmail pentru îndeplinirea sarcinilor de administrator IT. Zoho Office este cel mai puțin scump dintre toate cele trei și oferă câteva caracteristici interesante, cum ar fi 1 TB de stocare pe lună pentru 8 USD. Dezavantaj, instrumentele de administrare și raportare lipseau oarecum. Automatizarea poate fi realizată, dar nu la același nivel de funcționalitate găsit în celelalte două produse.