Cuprins:
Video: Sergiu Gradinaru - Nivalli, concurenta, cresterea unei afaceri in mezeluri, tendinte | Nota de Plata (Noiembrie 2024)
Șaizeci și patru la sută dintre companii spun că procesele de aprobare a contractelor determină oprirea tranzacțiilor, potrivit unui nou raport al SpringCM. Cea mai mare provocare cu care se confruntă organizațiile este gestionarea fluxurilor de muncă contractuale și obținerea de înscrieri de la părțile interesate primare. Cea mai mare barieră cu care se confruntă companiile, potrivit sondajului, este lipsa proceselor de gestionare și deplasare de-a lungul contractelor. Șaizeci la sută dintre companii folosesc e-mail pentru gestionarea contractelor, în timp ce doar 32 la sută dintre companii folosesc un instrument de gestionare a contractelor. Șase procente dintre companii spun că nu au deloc un proces de gestionare a contractelor.
„Încercarea de a obține contracte prin procesele de aprobare internă și externă este doar o experiență mizerabilă”, a spus Erik Severinghaus, șef de strategie și alianțe la SpringCM. "Un contract este în mod fundamental date nestructurate în care lucrați în două organizații diferite, cu două seturi de instrumente și procese diferite. La sfârșitul zilei, dacă executați prin e-mail și atașamente, ceea ce se întâmplă atunci este că nimeni nu are vizibilitate în proces. și nimeni nu poate optimiza procesul."
"Dacă te uiți la sondaj și la cele mai mari provocări ale respondenților", a declarat Will Wiegler, responsabilul de marketing al SpringCM, "primele patru sunt fluxuri de lucru, generând noi contracte, urmărire și aprobare. Acestea sunt procese de afaceri care sunt blocate. De obicei, oamenii nici măcar nu știu unde sunt contractele în proces. Cu a cărui primire intră? Cine o primește?
(Imagine Via: SpringCM)
Ce poate face managementul contractelor
Instrumentele de gestionare a contractelor oferă întreprinderilor capacitatea de a stoca, urmări, reorganiza și executa rapoarte pe date bazate pe contract. Acest lucru implică, de obicei, un software bazat pe cloud care poate citi și aglomera automat date, precum și să furnizeze alerte părților interesate atunci când este timpul pentru acțiuni pentru un anumit contract. Severinghaus a spus că companiile care încearcă să gestioneze aceste procese fără software se străduiesc să corecteze date de la șapte sau opt tipuri de documente sau fișiere diferite, și apoi traduc aceste informații într-un contract standard sau factură. În aceste scenarii, el a explicat: „Trebuie să fie o eroare umană”.
De fapt, chiar și companiile care profită de software-ul de gestionare a contractelor încă se străduiesc să evite greșelile comune. 90% dintre erorile de gestionare a contractului sunt atribuite oamenilor, potrivit respondenților. Șapte procente dintre companii spun că erorile umane se întâmplă foarte des. "Un vânzător adoră să vorbească cu clienții, îi place să construiască relații, dar, în general, urăște matematica, aritmetica, finanțele și munca manuală de traducere a numerelor în diferite sisteme", a spus Severinghaus. „Dacă le sarcinați cu mutarea manuală a acestor lucruri, nu ar trebui să fiți surprinși dacă vedeți erori în acest proces”.
(Imagine Via: SpringCM)
Un sfert din întreprinderile chestionate spun că IT-ul este implicat în procesul fluxului de lucru contractual, o mișcare care ar putea ajuta la compensarea o parte din eroarea umană implicată în logarea și procesarea contractelor. Înainte ca vânzătorii de software de gestionare a contractelor să vorbească cu clienții potențiali, departamentul IT a lucrat de obicei cu analiștii de afaceri pentru a ajuta la definirea unui flux de lucru standardizat care ține cont de procesele de afaceri, tehnologie și orice probleme anterioare care combină cele două (de exemplu, de ce foile de calcul nu se vor traduce în facturi).
De exemplu: Cele mai bune instrumente de gestionare a contractelor pe care le-am analizat oferă lucruri precum automatizări de fluxuri de lucru, funcționalități de chat în aplicație și alerte de e-mail care avertizează oamenii când este timpul să acționeze asupra unui contract. Unele dintre aceste caracteristici pot fi găsite în instrumentele de alegere ale editorilor precum Agiloft și Mitratech Obținerea contractelor, precum și SpringCM.
Aceste caracteristici pot ajuta, de asemenea, la accelerarea ciclului contractului și la economisirea banilor companiilor. Durata ciclului tipic de contract pentru respondenții la sondaj a fost cuprinsă între una și două luni (33%). Douăzeci și două la sută dintre respondenți spun că ciclul contractului lor durează mai mult de patru luni. Douăzeci la sută dintre respondenți spun că utilizarea software-ului de gestionare a contractelor și-a economisit banii de afaceri.
Managementul contractelor viitoare
Când adăugați tehnologii emergente, cum ar fi inteligența artificială (AI) și mașina de învățare (ML) la mix, gestionarea contractelor are potențialul de a fi și mai benefic pentru utilizatori. "AI va fi incredibil de important", a spus Severinghaus. "Există cazuri de utilizare națională în care AI permite acorduri reciproce de dezvăluire. AI poate face revizuirea de bază a contractului și clasificarea contractului."
Din păcate, AI nu va rezolva provocarea dificilă a dezvoltării unui proces de gestionare a contractelor, care este primul pas către automatizare. "Suntem o cale de a nu face AI să rezolvăm provocările proceselor de afaceri", a spus Severinghaus. "Apar noi tehnologii și toată lumea crede că vor fi gloanța magică. Deoarece această tehnologie există acum, cred că nu va trebui să depunem eforturi grele și să analizăm procesele noastre de afaceri. În special, AI este în acest moment în care oamenii spun că au câștigat. Nu trebuie să depun eforturi grele, deoarece AI va face munca magică pentru noi. De fapt, AI este epitetul unui sistem care depinde de date structurate și de un proces structurat pentru a instrui acei algoritmi."
Această lipsă de standardizare este motivul pentru care companii precum SpringCM implică întreprinderi să dezvolte un proces de gestionare a contractelor chiar înainte de a vorbi cu un furnizor. „A nu avea un proces este o rețetă a problemelor în toate etapele”, a spus Wiegler. "Nu puteți face o scară de afaceri fără un proces pentru modul în care gestionați contractele." Pentru a începe codificarea procesului de administrare a contractelor, Wiegler a spus că întreprinderile trebuie să își pună următoarele întrebări: "Ce faci acum? Ce poate fi structurat în termeni de proces care poate fi identificat?" După ce ați identificat care a fost procesul dvs. și ar trebui să fie, veți putea colabora cu furnizorii de IT și software pentru a crea un sistem care funcționează. Sau, cum spunea Wiegler, „Nu poți automatiza ceva dacă nu înțelegi ce este mai întâi”.
SpringCM a anchetat 1.409 de respondenți, dintre care 32 la sută sunt de la companii cu mai puțin de 100 de angajați, iar 16 la sută dintre aceștia sunt din companii cu peste 8.000 de angajați.
