5 lucruri de luat în considerare atunci când alegeți software-ul de urmărire a timpului

Dacă compania dvs. caută o soluție de urmărire a timpului care să o ajute să monitorizeze mai bine cât timp cheltuiesc angajații pentru anumite sarcini, atunci veți fi bucuroși să aflați că există zeci de soluții care vă pot ajuta. Din păcate, deoarece există atât de multe servicii, găsirea instrumentului potrivit poate fi descurajantă. Factorii precum funcționalitatea de management al proiectului (PM), supravegherea angajaților, personalizare și, bineînțeles, prețul sunt considerații care poartă o investigație egală și intensă.

, vom descompune cele mai importante lucruri care trebuie luate în considerare atunci când alegem software-ul de urmărire a timpului. Vom explica în detaliu fiecare factor și vă vom spune ce ar trebui să căutați pentru a lua o decizie corectă. Vanatoare placuta!

1 1. PM vs. Pure Play

Programul de urmărire a timpului vine în două arome distincte. Puteți cumpăra instrumente care constituie părți mici din apartamentele PM generalizate sau puteți cumpăra software care face mult mai mult decât să vă înregistrați, să urmăriți și să vă ajutați să plătiți pentru timpul lucrat. Instrumentele PM sunt ideale pentru companiile de servicii profesionale care doresc să facă lucruri precum partajarea de fișiere bazate pe cloud, delegarea de gestionare a sarcinilor, analiza proiectului, raportarea cheltuielilor, previziuni bugetare, facturare, efectuarea plăților, urmărirea orelor facturabile și realizarea proiecțiilor pentru nevoile viitoare ale personalului. Întreprinderile mari pentru companiile mari tind să folosească aceste instrumente mai mult decât întreprinderile mici și contractorii independenți. În această categorie, veți găsi instrumente precum Proiecte Mavenlink, Wrike și Zoho - fiecare dintre ele reprezentând cel mai bun de pe piața PM, cu urmărirea timpului de calitate integrată.

Pentru freelanceri și companii care sunt mai hotărâte să urmărească cine a funcționat și când, există o altă categorie de software de urmărire a timpului care probabil are mai mult sens. În această clasă, veți găsi software cum ar fi Hubstaff și instrumentul nostru de selecție de editori TSHets. Aceste instrumente nu fac decât să vă permită să adăugați și să urmăriți timpul, să editați timpul deja conectat, să raportați timpul lucrat și să supervizați un personal de lucrători. Ambele instrumente îndeplinesc aceste sarcini excepțional de bine. Din păcate, instrumentele de urmărire a timpului de joc pur nu vă vor oferi funcționalitatea PM pe care o veți găsi în ultima categorie. Aceasta înseamnă că companiile mai mari care necesită instrumente PM vor trebui să meargă cu un instrument terț dacă aleg un joc de urmărire pură a timpului.



2 2. Preț și planuri

Soluțiile de urmărire a timpului pur sunt mai puțin costisitoare decât soluțiile de urmărire a timpului legate de apartamentele PM. TSheets începe cu un plan gratuit orientat către un utilizator. Acest plan este ideal pentru freelancerii care trebuie să urmărească timpul în timp ce lucrează la proiecte. TSheets are, de asemenea, un plan pentru până la 99 de utilizatori, care costă 4 dolari pe utilizator pe lună, cu o taxă de bază de 16 USD pe lună. Hubstaff începe cu un plan de bază de 5 dolari pe lună care vă oferă acces la instrumente simple de urmărire a timpului, un manager de planificare a plăților angajaților, asistență 24/7 și setări de utilizator care pot fi gestionate de la un angajat la un angajat. Hubstaff oferă, de asemenea, un plan Premium de 9 dolari pe lună pe utilizator, care include tot ce veți găsi în planul de bază, dar veți avea acces și la interfața de programare a aplicațiilor (API) a Hubstaff și la un instrument de bază de planificare.

Deoarece obțineți funcționalități cu atât mai multe din instrumentele centrate pe PM, nu ar trebui să surprindă că veți plăti mai mult. Cel mai ieftin plan de la Mavenlink care include urmărirea timpului costă 39 USD pe utilizator pe lună. Cel mai ieftin plan de urmărire a timpului Zoho costă 25 USD pe lună pentru un număr nelimitat de utilizatori, dar numai 20 de proiecte. Cel mai ieftin plan de urmărire a timpului Wrike costă 24, 80 USD pe utilizator pe lună.



3 3. Monitorizarea angajaților

Unele soluții merg dincolo de dincolo pentru a se asigura că angajații lucrează unde și când spun că sunt. Unele instrumente, cum ar fi Hubstaff, înregistrează capturi de ecran în timp ce angajații sunt la ceas, iar apoi aceste imagini sunt trimise managerilor înainte ca angajații să poată fi creditați că au finalizat o schimbare. Aceste instrumente pot înregistra, de asemenea, un jurnal al volumelor de activități ale tastaturii și mouse-ului în timpul schimburilor. Cele mai multe dintre instrumentele pe care le-am testat vă permit să monitorizați mișcările angajaților prin urmărirea GPS atunci când utilizează aplicațiile mobile ale instrumentului, iar unele vă permit utilizatorilor să obțină un selfie când ajung sau pleacă din locații.

Dacă aveți nevoie de acest nivel (înfiorător) de supraveghere, câmpul dvs. va fi îngust. Nu de fiecare dată instrumentul de urmărire va oferi acest lucru ca o caracteristică încorporată, iar instrumentele bazate pe PM tind să nu ofere deloc această funcție. Asigurați-vă că întrebați fiecare vânzător dacă oferă acest lucru înainte de a începe să încercați produse.



4 4. Câmpuri personalizate

Majoritatea instrumentelor se bazează în întregime pe timpul de urmărire. Cu toate acestea, unele instrumente vă permit să factorizați seturi de date suplimentare pentru companii și persoane care ar putea fi mai concentrate pe producție decât pe durată. Acest lucru este util în special pentru construcții, transport și servicii de fabricație, care sunt la fel de înclinate să măsoare prin structuri create, distanțe parcurse și obiecte produse în timp ce lucrează orele. De exemplu, TSheets vă permite să construiți șase câmpuri complet personalizabile care pot fi adăugate ca prompt pentru fiecare ieșire. Dacă conduceți o firmă de construcții, atunci puteți să vă întrebați prompt: "A existat un incident? Da sau Nu." Dacă muncitorii nu răspund, atunci nu vor putea face timpul. Sau puteți să întrebați camionetele câți kilometri au condus. Aceste câmpuri vor fi apoi introduse în rapoarte pentru a vă oferi o imagine mai dimensională a modului în care se lucrează, a echipelor productive și a oricăror alte date relevante despre locul de muncă de care aveți nevoie pentru a crea o imagine completă a unei zile de lucru sau a unei ture.

Deși Wrike nu vă oferă aceeași urmărire avansată ca TSheets, veți putea totuși să colectați date importante de la angajați la începutul și la sfârșitul turelor. Wrike vă permite să adăugați câmpuri personalizate în panoul de activități, astfel încât, atunci când treceți peste rapoartele dvs., veți putea vedea lucruri precum "bilabilitate, " incidente de muncă, kilometraj, etc. Din păcate, aceste elemente vor apărea în dvs. supravegherea sarcinilor generale din consola PM, dar datele nu vor apărea în rapoartele de intrare la timp.

Dacă afacerea dvs. este mai înclinată să măsoare producția decât orele de lucru, atunci o soluție cu câmpuri personalizate ar putea fi mai bună pentru dvs. Asigurați-vă că întrebați vânzătorul ce personalizare oferă, precum și modul în care aceste personalizări se transformă în rapoarte.



5 5. Integrări și extensii

Cel mai mare beneficiu al proiectelor Zoho este obținerea accesului la ecosistemul software Zoho, care include managementul relațiilor cu clienții (CRM), e-mail marketing și software și instrumente de gestionare a resurselor umane (HR). Puteți transforma cu ușurință aceste produse într-o soluție cuprinzătoare care alimentează date de la unul la altul fără nicio intervenție manuală. Acest lucru este excelent pentru procesarea plăților, personalul proiectului, facturarea și aproape orice alt lucru care combină timpul lucrat cu datele care apar în alte programe software.

Asigurați-vă că întrebați furnizorii dvs. dacă se integrează cu instrumente terțe. Dacă vă plac doi furnizori în mod egal, dar unul oferă mai multe dintre aceste integrări organice decât celălalt, atunci ar trebui să mergeți cu primul. Rețineți: majoritatea soluțiilor de urmărire a timpului oferă o interfață de programare a aplicațiilor (API), ceea ce înseamnă că echipa dvs. de dezvoltare internă poate construi integrări cu alte instrumente API deschise. Cu toate acestea, dacă conduci o companie mică sau dacă pur și simplu nu ai priceperea tehnică internă, probabil că vei avea nevoie de aceste integrări pentru a fi livrate organic prin intermediul furnizorului tău.