Organizați-vă: 5 aplicații de care aveți nevoie pentru a merge fără hârtie

A merge fără hârtie nu trebuie să fie greu, mai ales dacă știi ce instrumente te pot ajuta. Dacă încercați să renunțați complet la hârtie, trebuie să aveți cel puțin cinci instrumente pentru a face să funcționeze.

Unde în viața ta mai folosești hârtie? Poate vă păstrați lista de activități într-un caiet sau poate aveți o grămadă de documente care trebuie să vă conectați cu cerneală. Puteți elimina aproape toată hârtia din viața dvs. atunci când aveți aceste cinci instrumente:

1. o aplicație de listă de făcut,
2. o aplicație de scanare,
3. un serviciu de sincronizare a fișierelor,
4. instrumente de semnătură electronică și
5. un serviciu de livrare de documente.

Să privim mai atent la fiecare dintre aceste instrumente și la ceea ce fac. De asemenea, dau recomandări pentru aplicații specifice pe care le puteți utiliza pentru a vă ajuta să începeți.

1. Aplicația Listă de Lucrări

Nu aș băga niciodată cu degetul la cineva care folosește o listă de activități de hârtie dacă ar găsi că funcționează pentru ei. Dacă încercați să mergeți fără hârtie, totuși, unul dintre cele mai bune locuri pentru a începe este mutarea tuturor sarcinilor și listelor într-o aplicație.

Cele mai bune aplicații de listă de făcut sunt cu atât mai eficiente decât listele de hârtie. Cu hârtia, rămâi blocat cu retrageri și nu poți rearanja cu ușurință sarcinile atunci când prioritățile tale se schimbă. De asemenea, nu puteți atribui sarcini altor persoane și primiți alerte de îndată ce le finalizează.

Cu o aplicație de listă de făcut, veți primi mementouri cu privire la datele scadente viitoare, notificări atunci când altcineva finalizează o sarcină, posibilitatea de a rearanja lista dvs. în orice moment și multe alte avantaje. Cele mai bune trei opțiuni ale mele dintre aplicațiile din lista de activități sunt:

• Todoist Premium
• Asana (arătat mai sus)
• Any.do

Dacă încercați să mergeți fără hârtie, trebuie să găsiți o aplicație cu lista de sarcini care să vă ajute și să rămână cu ea timp de câteva săptămâni.

Începeți prin a crea trei categorii de liste: locul de muncă, personalul și gospodăria. Puteți oricând să le schimbați mai târziu dacă nu sunt tocmai potrivite pentru nevoile dvs. În secțiunea dvs. de lucru, scrieți sarcinile la locul de muncă pe care trebuie să le completați săptămâna aceasta. În lista personală, scrieți-vă tot ce aveți nevoie pentru a realiza, cum ar fi trimiterea unui card de mulțumire sau programarea unei întâlniri pentru tunsori. Folosiți secțiunea pentru gospodărie pentru a începe o listă de cumpărături alimentare.

Este mult să te apuci. Pe măsură ce utilizați aplicația de făcut, veți descoperi ce strategii funcționează cel mai bine pentru dvs., când vine vorba de organizarea listelor, configurarea mementourilor și atribuirea de sarcini altor persoane. Cu toate acestea, pentru primele două săptămâni, este mai bine să vă mențineți listele scurte și simple. Utilizarea pentru prima dată a unei aplicații listă de activități este ca și cum ai adopta un obicei nou; dacă este prea complicat, s-ar putea să nu rămâi cu el. După ce ai într-adevăr obișnuința, poți să începi să-ți perfecționezi strategiile din lista de sarcini.

2. Aplicația de scanare

O aplicație de scanare este de neprețuit pentru transformarea documentelor de hârtie importante în fișiere digitale. Când digitalizați documentele, faceți o copie de rezervă a acestora, ceea ce înseamnă că puteți mărunți sau recicla originalele sau le puteți arunca în siguranță. Unele dintre elementele pe care le-ați dori să digitalizați sunt documente de depunere a impozitelor pe hârtie, documente de identificare, certificate oficiale (cum ar fi nașterea, decesul, căsătoria sau diploma), garanții și chitanțe, rețete și chiar documente care nu sunt pe hârtie, precum detaliile și instrucțiunile. imprimat pe partea inferioară a routerului wifi de acasă.

Aplicațiile de scanare transformă camera telefonului într-un scaner. În timp ce puteți utiliza orice imprimantă cu un scaner pentru a digitaliza documentele, aplicațiile de scanare mobilă sunt mult mai convenabile, ca să nu mai vorbim, de portabile. Puteți surprinde o poză cu orice, oriunde.

Cele mai bune aplicații de scanare detectează nu numai marginile elementului pe care îl scanați, ci și ce fel de articol este, indiferent dacă este o pagină dintr-o carte sau o carte de vizită. Cele mai bune dintre acestea includ, de asemenea, tehnologia de recunoaștere optică a caracterelor (OCR), astfel încât, într-un minut sau aproximativ de la scanarea unui document, puteți copia și lipi textul din acesta. O aplicație de scanare bună ar trebui, de asemenea, să poată compila mai multe pagini într-un singur fișier.

Două aplicații de scanare care îndeplinesc toate aceste cerințe și sunt disponibile atât pentru Android cât și pentru iOS sunt:

• FineScanner Pro FineScanner Pro (abonamente de la 9, 99 USD pe an; sau 59, 99 USD pentru a-l deține direct) și
• Scanbot Pro (6, 99 USD).

3. Instrument de semnătură electronică

Dacă mergeți fără hârtie, trebuie să puteți semna documente fără a le tipări. Aproape că nu există niciun motiv să tipăriți și să semnați o bucată pe care cineva o trimite electronic. Ar trebui să puteți semna cele mai multe documente digital, cu foarte puține excepții. Pentru a face acest lucru, aveți nevoie de o aplicație care vă permite să creați o semnătură digitală și să o aplicați fișierelor.

Câteva exemple de software care include instrumente de semnătură electronică sunt:

• Adobe Reader,
• Adobe Acrobat,
• Docusign și
• Previzualizare pentru macOS (prezentată mai sus).

Pentru a începe, mai întâi, trebuie să creați o semnătură, care este adesea cea mai grea parte, deoarece semnăturile tind să arate sloppy atunci când sunt realizate cu un mouse, un deget și un touchscreen sau un stylus. Vestea bună este că trebuie să faci acest pas o singură dată. După ce creați și salvați o semnătură, o puteți folosi de mai multe ori. Pentru mai multe detalii despre două dintre cele mai populare metode, puteți obține mai multe detalii despre poveștile PCMag despre cum să semnați un PDF folosind Acrobat Reader și cum să semnați un PDF în previzualizarea macOS.

Dacă vă simțiți care se luptă să vă semnați numele cu un mouse, un deget sau un stilou, verificați dacă există o opțiune de a fotografia o imagine cu un pix și hârtie pe care îl puteți încărca.

4. Serviciu de sincronizare a fișierelor

Un serviciu de sincronizare a fișierelor vă pune la dispoziție toate documentele, indiferent de dispozitivul pe care îl aveți la dispoziție. Iată un exemplu despre modul în care un serviciu de sincronizare a fișierelor este indispensabil: am fost la aeroport în urmă cu câțiva ani, solicitând Entry Global. Intervievatorul meu mi-a cerut dovada adresei poștale. Nu se află în permisul de conducere și nu am adus niciun mail cu mine să-i arăt. Apoi mi-am amintit că am scanat și salvat un document imobiliar care mi-a fost trimis la adresa de care aveam nevoie. Am deschis aplicația mobilă a serviciului meu de sincronizare a fișierelor și am ridicat documentul pentru a arăta intervievatorului. El a fost mulțumit și am primit intrarea mea globală.

Trei dintre cele mai cunoscute servicii de sincronizare a fișierelor - și nu am nicio ezitare în a recomanda niciunul dintre ele - sunt:

• Cutie,
• Dropbox și
• Google Drive.

Multe programe de sincronizare a fișierelor vă permit să salvați copii offline de documente și pe dispozitivele dvs., ceea ce este foarte util pentru orice puteți avea nevoie într-o semi-urgență, cum ar fi certificate de asigurare, un ID sau nume și numere de telefon într-un arbore telefonic.

Unele dintre cele mai bune servicii de sincronizare a fișierelor au, de asemenea, instrumente de partajare a documentelor, pe care le putem intra în continuare.

5. Instrument de partajare a documentelor

O modalitate comună de a trimite documente digitale este să le atașați la un e-mail. Această opțiune nu este întotdeauna ideală, pentru că nu poți întotdeauna să spui când sau dacă le-a primit destinatarul. (Puteți utiliza chitanțele de citire, dar acestea funcționează numai dacă destinatarul nu le-a blocat sau le-a refuzat.) O altă problemă cu e-mail este că unele fișiere sunt prea mari sau programul dvs. de e-mail scade automat calitatea originalului.

O modalitate alternativă de a trimite documente digitale este de a le distribui prin intermediul altor servicii bazate pe cloud. Serviciile de sincronizare a fișierelor, cum ar fi cele menționate în secțiunea anterioară, vă permit, de obicei, să partajați un fișier, generând un link către acesta, pe care îl puteți trimite oricum doriți. De asemenea, serviciile de stocare în cloud (multe dintre ele acum nu se disting prin serviciile de sincronizare a fișierelor).

De obicei, puneți fișierele pe care doriți să le partajați într-un folder din aplicația de sincronizare sau de stocare în cloud și faceți clic dreapta pentru a obține un link pe care îl puteți partaja. Din acel link, destinatarul poate descărca fișierele. În funcție de serviciul pe care îl aveți, puteți avea opțiunea să vedeți când sau cât de des persoana descarcă fișierul. Unele servicii, inclusiv Dropbox, vă permit chiar să creați o dată de expirare pentru acces.

Privește înainte, începe azi

Un ultim sfat despre a merge fără hârtie este să începi astăzi și să privești înainte decât înapoi. Ceea ce vreau să spun prin asta este să nu te agăți de digitalizarea oricărui număr de hârtie pe care îl ai. În schimb, adoptă câteva aplicații care te vor ajuta să fii fără hârtie începând de acum și poți merge mai departe cu noile tale obiceiuri.