Expensebot recenzie și rating

Angajații doresc ca procesul de urmărire a cheltuielilor să fie atât de simplu încât să nu citească un manual. Cu toate acestea, administratorii și contabilii doresc un control ajustat asupra politicilor de afaceri și a fluxului de lucru de aprobare. Pentru majoritatea tehnologiilor din această situație, s-ar putea să spuneți „Niciodată cei doi nu se vor întâlni”, dar cu ExpenseBot (care începe cu 9 dolari pe lună), care poate să nu dețină. Aplicația de contabilitate a cheltuielilor nu copleșește angajații cu alegeri, dar oferă personalului contabil opțiuni de personalizare unice. Doar un proces de export ușor sclipitor și lipsa unui proces de cumpărare autoservire îl mențin în urma câștigătorilor de la alegerea editorilor noștri Certifica acum și Expensify.

Prețuri și caracteristici

Un abonament ExpenseBot costă 9 dolari pe lună pe utilizator activ, cu minimum 99 USD pe lună. Există reduceri nedezvăluite pentru un contract anual sau pentru companii cu peste 1.000 de utilizatori. Nu puteți experimenta pentru a afla dacă ExpenseBot este software-ul potrivit pentru dvs., deoarece nu are versiune gratuită sau probă gratuită. Pentru a începe necesită o conversație prin e-mail cu compania; nu este autoservire.

Angajații nu vor găsi niciun geograf de funcții fanteziste, iar cei mai mulți dintre ei vor fi recunoscători. Introduceți datele privind cheltuielile în ExpenseBot printr-un browser web, prin aplicația mobilă, trimițând o chitanță către un ID de e-mail dedicat sau direct printr-o tranzacție cu card de credit (folosind o companie înregistrată sau un card de credit personal). Fiecare captează datele contabile relevante, cum ar fi numele vânzătorului, categoria cheltuielilor și data tranzacției, înainte de a aloca cheltuielile unui raport. Cheltuielile pot fi marcate ca facturabile, astfel încât să puteți trece costurile către un client.

La fel ca în toate aceste aplicații, majoritatea oamenilor apelează mai întâi la aplicația mobilă pentru a capta încasări. Dacă nu la punctul de vânzare, atunci la sfârșitul fiecărei zile, în timp ce încă puteți găsi hârtia încrețită în buzunar și să vă amintiți pentru ce a fost. Aplicația mobilă este destul de simplă, cu categorii pentru rapoarte, cheltuieli, încasări și setări. În timp ce alții (cum ar fi Expensify) încearcă să vă ofere toate instrumentele la îndemână, ExpenseBot nu pune totul în aplicație.

Cu toate acestea, nu există niciun motiv să vă plângeți despre capacitățile sale de scanare a recepției. ExpenseBot a analizat cu exactitate mai multe chitanțe, inclusiv sfaturi scribbled și amintit de categoriile și numele vânzătorilor folosite anterior. Procesul este imperativ și minimizează luarea deciziilor. Dacă conectați un card de credit personal sau corporativ, după ce ExpenseBot scanează și transcrie o chitanță, încearcă să asorteze chitanța la tranzacțiile cu cardul de credit.

Puteți trimite cheltuieli de kilometri manual. Sau, dacă introduceți adresa de început și de sfârșit, ExpenseBot face apel la Google Maps pentru a afla distanța reală (o caracteristică partajată de ExpensePoint). Acest lucru este cu siguranță util pentru o călătorie unică, deși ar fi mai frumos dacă ați putea spune: „Acum dublați calculul kilometrajului, deoarece am întâlnit pe cineva din centru și apoi m-am întors la birou”. Un răspuns mai bun poate fi pe parcurs: Până la sfârșitul anului, compania spune, ExpenseBot va avea integrare GPS și calendar. Astfel, dacă aveți programată o întâlnire, aceasta va spune: „O să mergeți la Client-A la 53 km distanță; doriți să o adăugați la raportul dvs.?”

O singură frumusețe neobișnuită: Orice angajat poate numi un delegat, oferind persoanei respective posibilitatea de a crea cheltuieli și rapoarte. Dacă aveți norocul de a avea personal de asistență pentru birou pentru a vă gestiona cheltuielile, acesta este un element important.

Simplu nu înseamnă simplă-minte

ExpenseBot poate aplica angajaților principiul „mențineți-l simplu stupid” (KISS), dar le oferă administratorilor și contabililor o putere personalizabilă. Aprobatorii pot respinge o singură cheltuială și pot aproba restul raportului, astfel încât obiectul de 5 dolari despre care discutați nu trebuie să rețină rambursarea pentru restul de 2.500 de dolari cheltuiți într-o călătorie la San Francisco. Cheltuielile pot fi aprobate prin e-mail, deci managerul departamentului nu trebuie să petreacă mult timp pe clientul web. ExpenseBot verifică eventualele cheltuieli duplicate și oferă și îmbinarea acestora. ("Două vizite la Starbucks în aceeași zi pentru aceeași cantitate? Ați băut multă cafea sau ați trimis-o de două ori?")

ExpenseBot vine cu categorii de contabilitate de bază preconfigurate și, în mod natural, puteți adăuga mai multe. Fiecare categorie de cheltuieli poate fi legată de un contabil general sau de un cod de cont, necesită intervale de date sau liste de participanți și suportă câmpuri personalizate (cum ar fi „Numărul magazinului”). Puteți organiza lucrurile și în mod logic, astfel încât tarifele pentru transportul aerian și pentru transportul aerian să fie urmărite, dar separat, cu propriile reguli și politici.

Gestionarea politicilor vă permite să controlați cât cheltuiește un utilizator într-o anumită categorie, cum ar fi o limită lunară de 40 de dolari pentru costurile de internet de acasă. Dvs. controlați dacă utilizatorii pot depune o cheltuială care depășește politica (și afișează un avertisment către aprobator) sau împiedicați raportul să fie înregistrat cu o transgresie în loc. Personalizările se extind la rapoarte, nu doar la cheltuieli; de exemplu, un lanț de fast-food poate necesita numărul magazinului pentru fiecare raport.

Este doar un eșantion. ExpenseBot acceptă mai multe omologări, profiluri de departament și de utilizator (șefii beneficiază de tratament diferit), îmbătrânirea cheltuielilor („Trebuie să trimiteți raportul în 30 de zile”, ceea ce înseamnă doar o medie) și o mulțime de valute.

Din păcate, pentru toată puterea de personalizare, ExpenseBot este slab la integrarea cu sistemele de contabilitate terțe. Gestionarea raportului de cheltuieli este un proces discret, dar rezultatele sale trebuie înregistrate în alte sisteme, de obicei cel puțin un sistem de contabilitate și uneori mai mult. Cu ExpenseBot, însă, vă puteți integra doar cu Intuit QuickBooks atunci când este momentul să rambursați angajatul. Mai nefericit, în comparație cu unele dintre celelalte produse pe care le-am analizat, compania recunoaște că integrarea sa QuickBooks „necesită utilizarea conectorului web Intuit și o mică finețe pentru a fi configurat”. Singura altă opțiune este exportarea datelor în format CSV și apoi deschiderea cu o altă aplicație, cum ar fi Microsoft Excel.

Contrastă-l cu concurenții ExpenseBot, cum ar fi integrarea Expensify cu nu doar QuickBooks, ci și Xero, NetSuite și Intacct, printre altele. Cu toate aceste capacități, primiți o mulțime de întreținere de mână de la companie. De fapt, nu îl poți evita; ExpenseBot lucrează cu fiecare client personal pentru a configura lucrurile.

În momentul redactării acestei scrieri, ExpenseBot este o combinație de „O, cât de fain” și „De ce nu face asta?” Este o alegere bună pentru oricine dorește pur și simplu lucrurile pentru utilizatori, fără a minimaliza controalele administrative. Însă lipsa unei interfețe self-service, suport pentru integrarea QuickBooks și un preț care nu pare la fel de prietenos cum ar trebui, toate se combină pentru a-l păstra doar o notă sub instrumentele noastre câștigătoare la alegerea editorilor Certifica acum și extinde. Cu toate acestea, dacă negativii nu te alungă imediat, te îndemn să iei în considerare ExpenseBot pentru afacerea ta. Echilibrul său de simplitate și putere este cu adevărat drăguț.