Organizați-vă: 3 metode pentru o mai bună gestionare a timpului

Pentru a fi mai productiv, trebuie să vă gestionați timpul în mod eficient. Cum te îmbunătăți la gestionarea timpului tău? Indiferent unde vă aflați cu abilitățile de gestionare a timpului, primul lucru pe care trebuie să-l faceți este să urmăriți modul în care vă petreceți timpul în prezent. Nu poți schimba modul în care îți petreci timpul dacă nu știi cum îl folosești acum.

Există trei moduri principale de a urmări timpul dvs. și fiecare are pro și contra. Modul în care în general este considerat cel mai ușor este cel mai puțin precis. Cea care este cea mai precisă necesită foarte mult timp. În cele din urmă, există o modalitate de a urmări timpul folosind tehnologie, care este extrem de ușoară, dar exactă pentru anumite tipuri de sarcini.

Iată ce trebuie să știți despre aceste trei metode:

1. Estimarea timpului (cunoscută și sub denumirea de Metoda de estimare a săptămânii de lucru)

Ce este o estimare a timpului? O estimare de timp este o listă cu tot ceea ce ați făcut într-o perioadă de timp, alături de câte ore și minute estimați că ați petrecut-o.

Cum se face o estimare a timpului : estimările de timp se fac adesea la sfârșitul unei săptămâni. Vă gândiți înapoi la săptămâna dvs. sau la orice perioadă de retrospectare doriți și analizați cât de multe ore credeți că ați lucrat, dormit, ați efectuat erori, ați gătit, curățat sau vizionat filme, de exemplu. Vă ajută să consultați calendarul pentru îndrumare, dacă păstrați unul.

Pro: Estimările de timp durează foarte puțin timp pentru a crea. Din moment ce le puteți salva până la sfârșitul săptămânii, rutina dvs. zilnică nu este întreruptă de sarcini nefaste de logare a timpului.

Contra: estimările timpului sunt cel mai puțin precis mod de a măsura modul în care îți petreci timpul. Cercetătorii au descoperit că atunci când oamenii estimează modul în care își petrec timpul folosind o abordare retrospectivă, de multe ori sfârșesc cu un număr de mai multe ore decât există într-o săptămână reală (168). Oamenii tind să supraestimeze cât de mult lucrează și să-și subestimeze timpul liber.

2. Jurnalul de timp (de asemenea, cunoscut sub numele de Total Time Diary Approach)

Ce este un jurnal de timp? Un jurnal de timp este o înregistrare a ceea ce ați făcut toată ziua, împărțit pe blocuri de timp care ține cont de întreaga zi. Ideea este să țineți cont de fiecare perioadă de timp într-o perioadă de 24 de ore.

Cum se face un jurnal de timp: Pentru a face un jurnal de timp, aveți nevoie de puțin mai mult decât o foaie de hârtie sau o foaie de calcul. Creați o coloană și introduceți în ea blocuri consecutive de timp în pași de 15, 30 sau 60 de minute. Puteți combina mai multe blocuri de timp pentru orele în care adormiți de obicei. Fie periodic pe parcursul zilei, fie la sfârșitul zilei, completați spațiul de lângă fiecare bloc de timp cu ceea ce faceți în perioada respectivă. Cât de specific veți obține cu descrierea dvs. depinde de ceea ce doriți să știți despre dvs. sau de ce fel de transformare în managementul timpului doriți să faceți.

Pro: Jurnalele de timp sunt mai precise decât jurnalele de timp. Acestea sunt mai multe atunci când le completezi mai des și mai puțin cu atât mai mult aștepți să le completezi. Este foarte ușor să îți clasifici timpul în categorii, să adaugi numerele și să analizezi rezultatele.

Contra: Notarea unui răspuns pentru ceea ce ai făcut între orele 9 și 10 dimineața poate să nu fie o reflecție realistă a modului în care ai folosit cu adevărat acea oră. Să zicem că ai muncit. Ați părăsit biroul și ați băut apă în perioada respectivă? Ai făcut un apel rapid? Ai citit știri online timp de câteva minute la jumătatea lucrării? Jurnalele de timp se generalizează despre blocuri de timp, fără a intra în detaliile reale a ceea ce făceai.

3. Aplicații de urmărire a timpului

Ce este o aplicație de urmărire a timpului? O aplicație de urmărire a timpului este un software pe care îl utilizați pentru a urmări cât timp petreceți făcând diferite lucruri, în special pe computer și telefon. Există aplicații pasive de urmărire a timpului și aplicații active. Cele pasive, precum RescueTime, măsoară cât timp petreci în diferite aplicații și pe diferite site-uri web. Aplicațiile active de urmărire a timpului, cum ar fi Toggl, vă oferă un cronometru pe ecran care rulează în timp ce lucrați, astfel încât să puteți utiliza mai multe aplicații și site-uri web în timp ce lucrați la o singură sarcină.

Cum să utilizați o aplicație de urmărire a timpului: cu un tracker de timp pasiv, îl instalați pe computer sau pe dispozitivul mobil și pur și simplu îl lăsați să ruleze. Acesta captează automat toată activitatea dvs. pentru a o înregistra, a o clasifica, a analiza și a o analiza. De obicei, puteți întrerupe aceste aplicații ori de câte ori doriți și le puteți seta să fie oprite în perioadele în care nu doriți să vă urmăriți activitatea. Cronometrele active se bazează pe tine pentru a apăsa un buton pentru a porni și opri. Vă permit să introduceți informații despre ce faceți în timpul rulării, iar aplicația adaugă automat aceste informații într-o înregistrare, pe care o puteți vizualiza și analiza în continuare oricând doriți. Versiunile de aplicații mobile ale trackerelor de timp active pot fi utile pentru a vă permite să rulați un cronometru atunci când sunteți în ședințe, călătoriți pentru muncă și faceți alte lucrări non-computer pe care doriți să le măsurați.

Există câteva aplicații mobile care urmăresc timpul care vă monitorizează locația și care vă presupun că vă ajută să vă clasificați timpul în acest fel, dar nu sunt încă foarte inteligente și necesită o intrare manuală prea mare pentru a avea o mare valoare în acest moment. Poate într-o zi se vor îmbunătăți.

Pro: Aplicațiile de urmărire a timpului sunt excelente atunci când vine vorba de a vă oferi detalii despre activitățile dvs. digitale. Au instrumente pentru a vă categoriza timpul și pentru a scuipa grafice și grafice. Cele mai bune dintre ele sunt foarte ușor de utilizat și majoritatea au o opțiune gratuită.

Contra: aplicațiile de urmărire a timpului vă oferă o analiză bogată a ceea ce faceți pe computer, dar nu sunt făcute pentru a urmări tot timpul dvs., așa că le va lipsi orele petrecute pentru a spăla rufe, a găti, a citi, a vă juca cu copiii. sau animale de companie, sau orice altceva ai face.

Urmăriți două săptămâni, apoi analizați

Dacă sunteți nou la urmărirea timpului, vă recomand să combinați metoda jurnalului de timp cu o aplicație de urmărire a timpului. În acest fel, puteți obține o imagine de ansamblu asupra modului în care vă petreceți toate orele din zi, plus o analiză detaliată a timpului computerului.

Veți dori să vă logați timpul pentru cel puțin două săptămâni înainte de a-l analiza. În primele una sau două zile, este posibil să vă schimbați ușor comportamentul, deoarece vă gândiți la faptul că vă urmăriți timpul. Comportamentul tău va reveni repede la normal.

De asemenea, dacă te descoperi că „Oh, ziua respectivă nu ar trebui să conteze pentru că era extrem de neobișnuită”, oprește-te. Cu cât îți urmărești mai mult timpul, cu atât îți vei da seama că vei avea mai multe zile neobișnuite decât probabil îți dai seama. Ideea este să înțelegeți mai bine cum vă petreceți efectiv timpul, nu ceea ce este o zi medie. După ce știi cum îți petreci timpul în general, poți începe să iei decizii în cunoștință de ceea ce vrei să faci mai mult, mai puțin sau dacă vrei să începi să faci ceva complet nou.