Cum testăm serviciile de fax online

Dacă Wikipedia se crede, putem să-l credităm pe Alexander Bain cu crearea de faxuri, datorită invenției sale a telegrafului cu imprimare electrică - un precursor al mașinilor de fax - în anii 1840. Cu toate acestea, aparatele de fax pe care le știm și le iubim nu au ajuns până la mijlocul anilor '60. Chiar și astăzi, întrucât hardware-ul fax independent a fost absorbit în imprimante all-in-one, trimiterea și primirea de faxuri este încă o necesitate - în special atunci când este vorba de medici sau guverne. Din fericire, nu mai aveți nevoie de o mașină hulking, scrâșnire sau chiar de un singur echipament elegant pentru a mai trimite un fax. În schimb, vă puteți baza pe un serviciu de fax online pe care îl accesați prin computer sau - din ce în ce mai mult - pe telefon.

Cum evaluăm serviciile de fax

Folosim mai multe criterii cheie pentru a judeca serviciile de fax. Unul dintre primele aspecte pe care le analizăm este prețul fiecărui serviciu pe pagină (prețul pe lună împărțit la numărul de pagini permise), deoarece această valoare ne permite să determinăm valoarea respectivă. Rețineți că în timp ce majoritatea serviciilor de fax pe care le-am analizat oferă o alocație lunară de pagini, nu toate serviciile tratează paginile la fel. De exemplu, mai multe servicii de fax diferențiază paginile trimise și cele primite, setând capace pentru fiecare tip. Preferăm serviciile care oferă o serie de pagini, deoarece această structură oferă mai multă flexibilitate utilizatorilor care ar putea avea nevoie să trimită faxuri semnificativ mai mult decât primesc sau invers.

Atunci când consumatorii rămân fără pagini, majoritatea serviciilor de fax percep o taxă de băuturi, în intervalul de la 3 până la 12 centi pe pagină. În cazul faxurilor frecvente, o taxă mai mică de băuturi este în mod evident avantajoasă. Rețineți că faxurile de spam încă există, astfel încât puteți ajunge să plătiți pentru paginile de gunoi, dacă nu blocați numărul înainte ca lucrurile să nu mai fie de la îndemână.

Fax prin numere

O considerație majoră la un serviciu de fax este ce numere de fax puteți selecta. Unele servicii vă atribuie pur și simplu un număr cu input redus. Pe lângă faptul că vă permit să selectați o anumită regiune pentru numărul dvs. de fax, unii vă permit chiar să alegeți un număr de vanitate. În cele din urmă, 248-FAX-MAX0 poate fi al tău. Un alt diferențiator cheie între serviciile de fax este dacă oferă numere gratuite. Majoritatea o fac, cu doar câteva excepții. De asemenea, apreciem când un serviciu de fax online vă poate transporta numărul existent.

În cele din urmă, există problema numerelor internaționale. Toate serviciile pe care le-am analizat oferă cel puțin numere în toate sau unele dintre SUA, iar cele mai multe le fac în Marea Britanie și Canada. Cu toate acestea, unele servicii pot furniza și numere de fax internaționale. Este deosebit de util dacă aveți o mulțime de birouri îndepărtate de gestionat.

Web și e-mail

Numerele și valorile nu vă pot duce decât până acum. Utilizabilitatea este o problemă majoră cu orice software sau serviciu. De aceea ne asigurăm să parcurgem întregul proces de configurare și să testăm noi fiecare serviciu de fax online.

Multe servicii de fax oferă experiențe de utilizator subpar, cu interfețe web care seamănă mai mult cu Hotmail circa 1999 decât cu un software modern. Deși se poate susține că faxul este o tehnologie veche de ieșire (cel puțin pentru majoritatea consumatorilor), aceasta nu este o scuză pentru o experiență neintuitivă a utilizatorului, deoarece mai multe dintre serviciile noastre de top excelează în acest domeniu.

Considerăm capabilitățile de fax către e-mail o cerință pentru un serviciu de fax online, mai ales că multe dintre interfețele web ale serviciului sunt o durere de utilizat. Pentru a trimite un fax din căsuța de e-mail, pur și simplu introduceți numărul de fax de destinație împreună cu un sufix special, de obicei: @.. Puteți adăuga orice atașamente așa cum doriți cu un e-mail obișnuit. După ce ați apăsat trimiterea, e-mailul este convertit într-un fax și trimis în aparatul de la distanță. De asemenea, puteți primi faxuri în căsuța de e-mail fără o configurație suplimentară.

Fax prin telefon mobil

Majoritatea oamenilor nu doresc să fie deranjați să viziteze o interfață web sau inbox pentru a trimite un fax și de ce ar trebui? Considerăm acum oferirea unei aplicații pentru Android și a unei aplicații pentru iPhone ca fiind o componentă esențială a ofertei unui serviciu de fax, deoarece aplicațiile vă permit să utilizați telefonul pentru a face o poză cu orice document aveți nevoie pentru a trimite fax, atașați o scrisoare de întâmpinare și să o trimiteți opriți la un destinatar în câțiva pași rapizi, toate fără a atinge vreodată un computer. Ca și în cazul interfeței web a unui serviciu, o aplicație mobilă ar trebui să prezinte un design intuitiv și capabilități utile, precum previzualizările atașamentelor și o carte de contact. Dacă un serviciu nu oferă aplicații dedicate, ar trebui să aibă, cel puțin, o interfață web care să fie redimensionată pentru ecranele mobile.

Securitate și caracteristici

Ne luăm în serios securitatea unui serviciu de fax. De exemplu, penalizăm serviciile care nu gestionează parolele în siguranță (trimitându-le în textul de exemplu, de exemplu) în faza de configurare a contului. De asemenea, preferăm mult acele servicii care acceptă autentificarea cu doi factori. Deoarece birourile guvernamentale și medicale sunt destinatarii probabili ai faxurilor, trebuie să vă asigurați că orice corespondență rămâne privată și inaccesibilă pentru oricine altcineva, așa cum s-ar întâmpla cu orice alt cont online.

De asemenea, preferăm serviciile de fax online care oferă funcții utile și relevante. Posibilitatea de a semna documente digital, de exemplu, este convenabilă, deoarece nu este necesar să imprimați un document pentru a semna cu un stilou și apoi să-l revindeți. Funcțiile de căutare robuste sunt importante și pentru găsirea comunicațiilor vechi, mai ales că mai multe dintre serviciile pe care le-am analizat vă salvează mesajele pentru totdeauna.

Viitorul faxului

În anii precedenți, am folosit un aparat de fax efectiv pentru a testa cât de bine un serviciu menține textul și grafica unui atașament, în parte pentru a verifica compatibilitatea acestora cu mașinile pe care trebuie să le înlocuiască. Cu toate acestea, nu mai avem niciun aparat de fax în biroul nostru și nici conexiuni de telefon fix. Astfel, folosim acum servicii de fax online la ambele capete ale ecuației.

Cu toate acestea, situația noastră ridică două întrebări. În primul rând, câți alți oameni trimit pur și simplu faxuri între serviciile de fax online? Dacă aparatele de fax și firele de cupru care le susțin, se pierd, dar întreprinderile și guvernele insistă în continuare pe fax, probabil că faxurile sunt tipărite cu mult mai puține faxuri. Dacă acesta este cazul, pur și simplu trimitem e-mailuri complicate deghizate în faxuri. În al doilea rând, trebuie să luăm în considerare dacă și alte birouri au plecat de pe ruta fără fax. Considerăm că biroul nostru este mediu tehnologic; dacă departamentul nostru informatic a dispus să trimită faxul ca mijloc de comunicare, atunci cu siguranță sunt și altele.

Faxuri pentru totdeauna?

Faxul, așa cum am ajuns să îl știm, există de jumătate de secol, dar cu siguranță soarele apune. Cu toate acestea, din moment ce unele companii și guverne încă le solicită, vom continua să testăm aceste servicii de fax online deocamdată. Informează-ne în comentarii dacă există alte aspecte ale serviciilor de fax care sunt importante pentru tine sau pentru afacerea ta.