Video: Начало работы с Wrike (Octombrie 2024)
Wrike se numără printre cele mai bune opțiuni pentru o afacere care trebuie să creeze rapid o platformă de management de proiect. Administratorii și conducătorii de echipă care gestionează echipe, sarcini și proiecte sunt multitaskers prin natură și Wrike excelează pentru a-i ajuta să jongleze toate aceste informații, păstrând sarcinile organizate și fluxurile de lucru ale proiectului. Următoarele sunt 10 caracteristici, instrumente și trucuri ascunse Wrike pentru a face gestionarea mai multor proiecte cât mai transparente și fără stres.
1. Fluxuri de lucru personalizate
Una dintre cele mai mari adăugări de caracteristici ale lui Wrike în 2015 au fost fluxurile de lucru personalizate, care permit administratorilor de cont să modifice fluxurile de lucru implicite pentru a redenumi sau a renula statusurile și a crea fluxuri de lucru suplimentare pentru echipe specifice. Aceste fluxuri de lucru personalizate au un sens contextual pentru foldere, proiecte și echipe specifice, în special atunci când sunt aruncate într-un tablou de bord defalcat în diferite etape. Pentru un administrator de proiect sau un lider de echipă, în special, vizualizarea fluxurilor de lucru defalcate în coloane precum Aprobat, în curs de desfășurare, în revizuire etc., ușurează procesul de vedere și procesul de gestionare atunci când faceți filele între mai multe foldere și sarcini.
Fluxurile de lucru personalizate sunt coordonate în culori în etape, la fel ca în fluxurile de lucru normale, defalcând activități active, anulate, terminate sau în așteptare în cadrul unui flux de lucru. În același timp, puteți adăuga fluxuri de lucru personalizate așezate paralel în tabloul de bord care arată etapele specifice asociate în echipele de proiectare, dezvoltare sau marketing, de exemplu, cu procente de finalizare într-un alt flux de lucru alături de acesta. Dacă afacerea dvs. a pornit pentru un cont Wrike Enterprise, profitați de fluxurile de lucru personalizate gestionate de pe tabloul de bord central.
2. Foldere, foldere și mai multe dosare
Dosarele sunt, probabil, cele mai omniprezente instrumente organizatorice ale lui Wrike. Platforma are diferite tipuri de foldere pentru toate, fiecare având un set diferit de permisiuni și modele personalizabile pentru a crea un dulap intuitiv de gestionare a proiectelor. În primul rând, este important să împachetați secțiunea Informații din fiecare folder cu cât mai multe detalii posibile despre obiectivele proiectului, membrii echipei, informațiile de contact ale echipei și progresul pe diferite sarcini. Wrike proiectează foldere care să poată fi transferate cu ușurință de la echipă la echipă și, cu cât mai multe informații figurezi pe copertă, cu atât mai puțin va săpa următorul utilizator.
Când vine vorba despre dosarele proprii, le puteți descompune în diferite tipuri pentru cazuri specifice de utilizare. Pentru a economisi timp în gestionarea sarcinilor, o organizație poate crea un folder sprint în care echipele aruncă diverse sarcini pentru a menține toată lumea la curent cu progresul proiectului. Pentru e-mailurile de formular, o echipă de asistență poate crea un folder de șabloane din care să tragă răspunsuri consistente în timpul interacțiunilor cu clienții. Există, de asemenea, foldere private pentru probleme de resurse umane sensibile (HR) sau pur și simplu un folder setat la permisiunile „Numai pentru tine” de utilizat ca instrument de organizare granulară. În cele din urmă, echipele pot utiliza Subfoldere pentru a partaja informațiile proiectului în afara Wrike pe intervale de date specifice, exportate ca grafic Gantt sau fișier Microsoft Excel.
3. Rapoarte în timp real
O altă caracteristică mai nouă este Wrike Reports, care generează automat un raport de vizibilitate în timp real privind stările și progresul proiectului, cu funcționalitate cu un singur clic din tabloul de bord Wrike. În fila Rapoarte, un administrator de proiect sau un lider de echipă poate selecta proiecte sau sarcini specifice, poate decide din ce echipe să tragă date, să adauge filtre (cum ar fi proprietarul proiectului, starea sau data de început / finalizare / creare) și să genereze o bară sau grafic de tabel. Aceste tipuri de rapoarte sunt utile pentru actualizări progresive zilnice sau săptămânale, dar pot fi, de asemenea, adaptate pentru a afișa valori precum activitatea echipei și performanța. Vizualizările de date nu sunt de lux, dar pot fi create rapid folosind cele mai relevante date.
4. Etichetați totul
Utilizatorii Wrike pot crea etichete nelimitate pentru dosare și sarcini; ele lucrează în mod similar cu etichetarea rapidă găsită în instrumentele de colaborare, cum ar fi Evernote Business, prin faptul că etichetele funcționează nu numai ca instrumente organizaționale, ci pentru a asocia diferite elemente de proiect și documente. Puteți eticheta o sarcină cu mai multe foldere relevante pur și simplu glisând-o și aruncând-o în dosare, etichetând sarcina ca asociată cu fiecare dosar, fără a o dubla. Wrike ține evidența tuturor modificărilor etichetelor asociate cu o sarcină, astfel încât, de asemenea, ajută la cartografierea stării sarcinii în timp, în cadrul diferitelor proiecte și echipe cu care este asociată.
5. Sortează în urma activităților de lucru
Sortarea sarcinilor este o parte naturală a gestionării fluxurilor de lucru ale proiectului, însă, atunci când se acordă prioritate, este ușor să lăsați prea multe sarcini să alunece într-o secțiune Backlog, preluând din ce în ce mai mult din cronologia dvs. Wrike. Deci, într-un folder, sarcinile sunt listate fie cronologic, fie prin orice comandă personalizată pe care le-ați sortat. Wrike vă permite să sortați sarcinile în funcție de prioritate, dată, stare și titlu. Pentru a forța echipa dvs. să abordeze o sarcină retrasă, setați un folder la prioritate, apoi trageți și plasați sarcinile retrase în ordinea în care doriți să le verificați. Sortarea în funcție de prioritate înlocuiește datele, starea sau titlul, păstrând sarcinile retrase în față și în centru până când le verificați din grămadă.
6. Integrați și automatizați
Wrike adaugă continuu noi integrări în diferite aplicații Software-as-a-Service (SaaS), inclusiv apartamentele de birou Google și Microsoft, diferite servicii de stocare în cloud, platforme de marketing și asistență, instrumente de sondaj online (cum ar fi SurveyMonkey) și aplicații de colaborare (precum Slack și Atlassian HipChat).
Acestea sunt modalități utile de a contopi mai multe procese de afaceri suprapuse într-un singur loc, dar aceste integrări pot fi utile în special pentru automatizarea unora dintre aspectele manuale ale gestionării proiectelor și sarcinilor. Wrike se integrează atât cu serviciul de automatizare a formularului Wufoo, cât și cu instrumentul de acțiune automatizat Zapier, permițând utilizatorilor să automatizeze intrările recurente ale proiectului, cu preluarea cererilor de proiect în formularele populate automat ale lui Wufoo (executate de Zapier în proiecte noi, fără a transmite manual cererile de proiecte sau completarea noilor intrări de proiect și sarcini).
7. Pilați pe șabloane și widget-uri
Integrarea Wufoo / Zapier este excelentă pentru automatizarea fluxurilor de lucru recurente, dar la fel și șabloanele personalizate ale lui Wrike. Pentru a crea un șablon personalizat dintr-un proiect sau o sarcină existentă, faceți clic dreapta pe acea sarcină dintr-un folder și copiați-l cu un nou titlu. De asemenea, vă permite să copiați descrierile și notele pe care le-ați inclus împreună cu sarcina sau proiectul și chiar vă permite să copiați aceiași utilizatori dacă este vorba despre o echipă specifică care va reutiliza șablonul. Niciodată nu trebuie să creezi manual un proiect sau o sarcină. De asemenea, puteți crea un șablon bazat pe mai multe sarcini, setând acele sarcini specifice la o stare „amânată” și repetând procesul de duplicare. Șabloanele sunt unul dintre domeniile în care Wrike strălucește cu adevărat, oferindu-i un avantaj de sarcină și productivitate față de soluții similare de gestionare a proiectelor precum Basecamp.
Widgeturile sunt un alt mod în care Wrike vă ajută să economisiți timp. Există widget-uri pre-construite, precum Assigned To Me și Due Today / This Week, dar funcția este mai valoroasă atunci când creați widget-uri personalizate pentru a monitoriza proiecte, sarcini sau membri ai echipei. Într-un dosar de proiect sau de sarcini, faceți clic dreapta pe element și alegeți Adăugare la tabloul de bord pentru a crea un widget simplu pentru a trage și plasa pe tabloul de bord după cum doriți.
8. Du-te dincolo de căutare simplă
Căutarea de bază a cuvântului cheie a lui Wrike este rapidă și utilă pentru a găsi o sarcină sau un proiect care conține anumite cuvinte, însă funcția de căutare avansată a platformei vă oferă un motor mult mai puternic pentru a căuta în câmpuri specifice pentru a găsi cuvinte cheie într-un comentariu, descriere sau titlu. Căutarea avansată vă poate ajuta, de asemenea, să găsiți atașamente, permițându-vă să căutați nume de fișiere. Nu există niciun buton sau opțiune specială pentru căutare avansată; pur și simplu începeți să tastați în bara principală de căutare (sau în bara de căutare dintr-un folder specific) și folosiți ghilimele pentru a specifica un câmp, cuvinte sau proiecte de omis. De asemenea, puteți specifica parametri suplimentari, cum ar fi adăugarea unei etichete „@me” pentru a găsi rezultatele căutării în care ați fost menționat după nume.
9. Faceți din nou e-mailul util
Integrările prin e-mail ale lui Wrike facilitează crearea și editarea sarcinilor din Gmail sau Microsoft Outlook atât pe desktop cât și pe mobil, permițându-vă să transformați e-mailurile în elemente de acțiune și să le atribuiți direct membrilor echipei. Prin aceste integrări, puteți vedea și notificări Wrike @mention în căsuța de e-mail, adăugați e-mailuri direct în dosarele Wrike și răspundeți la comentarii direct de la e-mail.
Pe mobil, aplicațiile Wrike Android și iOS oferă, de asemenea, o nouă caracteristică inteligentă pentru inbox pentru scanarea, sortarea și arhivarea mesajelor cu swipes rapide, împreună cu posibilitatea de a ascunde temporar mesajele individuale sau de grup în diferite pachete, consolidând ceea ce a fost activitatea lui Wrike. Centrul de fluxuri și notificări. La fel ca în noua aplicație Inbox a Google, este o modalitate de a reduce dezordinea și de a face din e-mail o platformă pe care utilizatorii pot efectua lucrurile (mai degrabă decât să o ceteze și să o curățeze în mod constant).
10. Transformați Smartphone-ul într-un centru de comandă al proiectului
Alături de noua casetă inteligentă, aplicațiile mobile Wrike pentru Android și iOS pot face aproape tot ce poate aplicația web. Aplicațiile Wrike includ o singură vizualizare a sarcinilor, cu funcționalitatea datei și alocării, crearea rapidă a sarcinilor și acțiuni de glisare și (pe aplicația Android) o vedere duală pentru tablete. Managerii și echipele de proiecte nu ar trebui să se simtă restricționate de o mentalitate exclusivă pe web în 2016. O mare parte a timpului, este mai ușor să deschideți aplicația mobilă din mers, să verificați o sarcină și să continuați cu ziua voastră.
