6 sfaturi despre cărți proaspete secrete pentru smbs

Se obișnuia că întreprinderile mici și noile operațiuni ar putea avea probleme în găsirea unei platforme software adecvate pentru întreprinderile mici, care nu au spart banca. Nu mai. Peisajul software de astăzi oferă o serie de soluții minunate livrate prin cloud și care se adresează tuturor, de la companii mai mici, până la platforme de contabilitate pentru întreprinderi. Chiar și printre acest mare peisaj de vânzători, câteva platforme ies în evidență, iar pentru întreprinderile mici, una dintre acestea este Freshbooks.

Despre FreshBooks sunt foarte multe, de la funcțiile sale de top și de urmărire a timpului până la raportarea financiară profundă și lista lungă de suplimente și integrări. Dar platforma deține, de asemenea, multe funcții și opțiuni ascunse pentru a îmbunătăți atât experiența de afaceri cât și clientul. Următoarele sunt șase dintre cele mai utile sfaturi și trucuri pentru a simplifica facturarea, pentru a îmbunătăți îngrijirea clientului, pentru a procesa plățile și pentru a urmări cheltuielile, astfel încât să puteți profita la maxim de investițiile companiei dvs. FreshBooks.

1. Plăți fără durere

Pentru proprietarii unici și proprietarii de întreprinderi mici și mijlocii (IMM-uri), în special în industria serviciilor, configurarea plăților online și integrarea acesteia cu software-ul de facturare poate fi un efort de atragere a părului. Un lucru de care multe dintre IMM-uri nu sunt conștiente este faptul că FreshBooks oferă o experiență reproiectată de plăți special concepută pentru IMM-uri.

FreshBooks acceptă plăți prin card de credit, precum și gateway-uri de plată online precum PayPal și software-ul de vânzare (POS), inclusiv Stripe. Experiența de plăți FreshBooks permite companiilor să accepte plățile cu cardul de credit și clienții să plătească facturile imediat, importă automat taxele de tranzacție de plată ca cheltuieli pentru a economisi timp și include funcționalitatea gratuită de facturare automată. În pagina Factură nouă, bifați caseta FreshBooks din secțiunea Plată online care, atunci când este selectată, permite utilizatorilor de afaceri să vizualizeze starea unei plăți direct în tabloul de bord al contului; de asemenea, oferă clienților o opțiune Pay Now în e-mailurile de facturare care duc la o pagină de plată securizată. Dacă afacerea dvs. este bazată pe tranzacții simple, fără o structură de facturare complicată, bifați caseta de plată FreshBooks și săriți toate formularele de configurare.

2. Ungerea COGS-urilor

Pentru întreprinderile bazate pe servicii și comercianții cu amănuntul online sau site-urile de comerț electronic care înregistrează o mulțime de vânzări de produse, probabil nu există cheltuieli contabile mai importante pentru a urmări decât Costul mărfurilor vândute (COGS) sau valoarea contabilă a mărfurilor vândute într-o anumită perioadă financiară. Dacă trebuie să marcați o cheltuială sau o categorie de profit și pierdere în FreshBooks ca COGS, aceasta poate însemna orice, de la comisioane de cont de comerciant și branding personalizat cumpărate pentru clienți, la consumabile sau servicii pentru un produs fizic și costul expedierii unei comenzi.

Pentru a schimba și a înregistra toate aceste COGS în mișcare în FreshBooks, mergeți la secțiunea Profit și Pierdere din cheltuielile dvs. și editați categoriile de cheltuieli pentru a alege ce tip de cheltuieli COGS este o taxă dată. Opțiunile includ publicitate, contractori, beneficii pentru angajați, cheltuieli de birou și oferte, servicii profesionale, călătorii și numeroase alte categorii. Sub aceste categorii principale puteți crea și verifica subcategorii de cheltuieli COGS. Adăugarea unei categorii de cheltuieli este de asemenea simplă; pur și simplu faceți clic pe Modificați în lista de cheltuieli, deschideți meniul derulant Categorie și denumiți o nouă categorie sau subcategorie într-un limbaj adecvat impozitelor.

3. Deblocați Helpdesk și Managementul proiectelor

O platformă de contabilitate cloud nu mai este doar o platformă de contabilitate cloud. Pentru toate FreshBook-urile se pot face cu facturarea, urmărirea cheltuielilor, raportarea financiară, impozitele și multe altele, include, de asemenea, funcționalități subtile pentru a crea și îndeplini elemente, proiecte și sarcini, precum și un sistem de asistență încorporat. Un truc util pentru a menține lucrurile organizate și pentru a facilita estimarea și facturarea este de a desemna articole de preț în FreshBooks. Acest tip de funcționalitate de management de proiect simplifică fluxurile de lucru de facturare prin crearea de elemente și sarcini pentru a fi inserate direct într-o factură sau raport la o valoare fixă.

Pentru a începe să profitați de biroul de asistență încorporat FreshBooks, pur și simplu accesați Setări și Permisiuni și activați setările de gestionare a clienților și de administrare a biletelor. Acest lucru permite utilizatorilor de afaceri să gestioneze biletele direct în FreshBooks și să se ocupe de solicitările și problemele clienților pe măsură ce apar din aplicație - fără a fi nevoie să interfațăm cu o platformă de asistență separată.

4. Cum să le păstrați toate sincronizate

Erorile de sincronizare sunt elementul de existență al multor utilizatori de FreshBooks. Mai ales dacă conectați FreshBooks la alte aplicații, problemele de sincronizare pot duce adesea la duplicarea datelor sau la pierderea fișierelor și a contactelor, în special atunci când vă implicați. FreshBooks are capacități de urmărire a timpului și facturare de top, dar dacă obțineți o altă aplicație implicată pentru evidența contabilă sau pentru interfațarea directă cu site-urile de comerț electronic, cum ar fi Amazon sau eBay, modificările într-o aplicație nu o fac întotdeauna în alta.

Deși nu puteți face nimic în FreshBooks pentru a preveni o problemă de sincronizare într-o altă aplicație, cel mai simplu și mai cuprinzător mod de a vă acoperi bazele este de a crea rapoarte de venituri și de creanțe în fiecare aplicație. Referirea încrucișată a acestor totaluri, împreună cu crearea unei liste de verificare lunare a zonelor pentru care dvs. și clienții dvs. trebuie să vă revizuiți, vă vor oferi o modalitate ușoară de a vă asigura că totalurile se potrivesc și să creeze o redundanță în cazul unei erori de sincronizare, fie că lipsește factură ajustată defectuos sau un element de plată care nu se adaugă.

5. Personalizare, personalizare, personalizare

FreshBooks include o mulțime de opțiuni de personalizare, formatare și șablonare încorporate de care multe companii nu profită din plin. Faceți timp pentru a vă îmbunătăți și adapta experiența dvs. de client. În Opțiuni de configurare, faceți clic pe pagina Culori și logo pentru a schimba culoarea meniului în schema de culori a companiei dvs. și încărcați logo-ul companiei dvs. Clientul ar trebui să se simtă de parcă se conectează la site-ul de contabilitate online al companiei dvs., nu la FreshBooks.

În șabloane, puteți alege modul în care arată facturile și personalizați titlul facturii, estimările și titlurile de credit cu opțiunea de a afișa un butuc de plăți pentru acești clienți care imprimă facturile. Puteți, de asemenea, să personalizați e-mailurile pe care le primește un client atunci când este trimisă o factură, deci luați timp pentru a crea un subiect personalizat și un corp de e-mail către client.

În cele din urmă, în pagina Setări diverse, puteți activa linkuri directe de factură prin e-mail, decideți câte linii doriți să apară pe factură, deconectați opțiunea de branding FreshBooks pentru a scăpa de logo-urile și schema de culori în favoarea dvs., și adăugați alte clopote și fluiere, cum ar fi text sub logo-ul dvs. și mesaje de întâmpinare pop-up pentru clienții când își văd pagina. FreshBooks oferă o experiență de client mai convingător decât majoritatea celorlalte platforme de contabilitate online, astfel încât să nu pierdeți taxa de abonament lunară doar zgâriind suprafața a ceea ce poate face.

6. Faceți ca cărțile proaspete să ajungă la Deadbeats

Fiecare afacere are partea sa de clienți care nu își plătesc niciodată facturile la timp - sau poate chiar deloc. Aceasta este o problemă pentru orice organizație, dar mai ales pentru întreprinderile mici și startup-urile care nu numai că au nevoie de banii lor la timp, ar putea, de asemenea, să le lipsească fonduri suplimentare pentru a angaja birouri de credit pentru a urmări aceste avize. Din fericire, dacă te afli în această situație, FreshBook te-a acoperit. Pur și simplu faceți clic pe secțiunea de șabloane de e-mail și veți găsi mai multe șabloane utile pe care le puteți personaliza, inclusiv un e-mail cu întârziere care poate fi lansat automat dacă clientul întârzie sau pe un alt program pe care îl puteți configura.