Video: 7 Metode de a Castiga Bani Online prin Hobby-urile Tale (Octombrie 2024)
Când vine vorba de fluxuri de lucru și instrumente de productivitate, Asana aruncă din apă alte platforme de colaborare. Fluxurile de lucru sunt pentru care a fost creat Asana, iar stăpânirea lor a dat din cap o alegere a editorilor, împreună cu faptul că PCMag l-a folosit intern ca instrument de alegere pentru fluxul de lucru. Fiecare element de caracteristică și design se bazează pe obiectivul final al integrării și organizării tuturor aspectelor unui proiect sau a fiecărei sarcini de pe placa unui utilizator într-o experiență complet transparentă.
M-am așezat cu maestrul nostru Asana, al cărui tutelaj a dezvăluit trucurile și tehnicile ascunse pentru a folosi instrumentul de gestionare a fluxului de lucru cu o putere aproape nelimitată. Cu o mare reticență, el a fost de acord să îndepărteze de pe rețeaua sa complexă de sarcini, subtasco-uri și indexuri încrucișate pentru a împărtăși câteva nuggets de înțelepciune a fluxurilor de lucru. Stăpânul Asana a ales să își păstreze identitatea în umbră, cerând scopurile acestui articol ca PCMag să se refere la el pur și simplu ca Șev.
1. Îmbrățișați puterea de indexare încrucișată
Indexarea încrucișată este diferența dintre utilizarea Asana și stăpânirea Asana. Sheev a descris-o ca fiind cea mai valoroasă caracteristică a platformei: abilitatea de a indexa încrucișarea sarcinilor unice în mai multe proiecte, folosind acea sarcină pentru a afișa informații diferit fiecărui utilizator sau echipă, în funcție de locul unde este indexat. Indexarea încrucișată nu duplică nici o sarcină, astfel încât utilizarea acesteia înseamnă o singură sarcină indexată încrucișat de 10 ori în proiecte diferite, în loc de 10 sarcini identice în locuri diferite. Pentru a indexa o sarcină, treceți mouse-ul chiar deasupra numelui sarcinii și va apărea un buton plus. Faceți clic pe el și introduceți numele proiectului.
La nivel de manager, administratorii pot vizualiza apoi un proiect la nivel înalt care conține o listă de sarcini întrețesute și subtasco-uri care se transpune în funcție de designul fluxului de lucru. După ce s-a desfășurat o sarcină așa cum au prevăzut într-un singur proiect finalizat, ei pot vedea cum se poate desfășura aceeași sarcină în diferite echipe pentru a obține un sentiment de productivitate (și pentru a decide dacă acea sarcină ar putea fi finalizată mai repede dacă este reasignată un membru al echipei sau un proiect comun).
Puteți și sub-indexuri încrucișate: deschideți subtascul, faceți clic pe butonul de preaplin din partea stângă sus și selectați Adăugare la proiect. Subsask va apărea în proiectul sau proiectele specificate, dar își păstrează totuși locul în sarcina părintească. Asana vă permite să creați un număr infinit și niveluri de sarcini și subtasks, rămânând conectat la proiectarea fluxului de lucru general. După cum a explicat Sheev, a te gândi la indexarea încrucișată în ceea ce privește sarcinile părinților care se ramifică spre exterior creează un design în care indexarea încrucișată a unei sarcini pentru diferite proiecte și echipe oferă acel lucru o viață proprie în cadrul afacerii tale.
2. Echipe și notificări
Următoarea ordine a lui Sheev despre înțelepciunea Asana privește organizarea echipei. El a explicat cum utilizatorii pot susține conversațiile echipei și pot configura notificările pentru a crea o cultură organizațională în jurul fluxurilor de lucru. În fila Conversații de echipă din tabloul de bord Asana, Sheev spune că, în timp ce chat-ul bazat pe @ menționat funcționează similar cu Slack (de asemenea, o alegere a colaboratorilor pentru ediție), Asana vă permite să trimiteți anunțuri la nivel de echipă care acționează ca filet notificări bazate pe Conversațiile nu sunt atașate la sarcini, dar puteți utilizatori @mention sau sarcini de referință în ele, care apoi se afișează ca hyperlink-uri. Mesajele Asana sunt limitate de echipă și astfel nu sunt la fel de potrivite pentru brainstorming-ul specific proiectului, precum funcționalitatea echipei pe care o veți găsi într-o platformă precum Basecamp. Dar permisiunile bazate pe echipă asigură că notificările cu informații despre anumite sarcini se adresează numai utilizatorilor relevanți.
Notificările echipei se bazează pe cine urmărește un fir dat, reglementând cât de multe informații intră. Pentru administratori, aceștia controlează, de asemenea, câtă vizibilitate oferiți altor membri ai echipei în diferite sarcini. Mesajele Asana se referă doar la conversații, în timp ce notificările privesc sarcini și proiecte, dar ambele apar acum în noua casetă de date Asana. Permisiunile de sarcină și proiect pot fi setate ca private pentru dvs., private pentru o echipă specifică sau un grup de utilizatori din cadrul unei echipe sau public pentru o echipă sau un spațiu de lucru organizațional mai mare.
3. Tratează căutarea avansată precum marcajele
Ca și în cazul Slack, toate datele arhivate Asana pot fi căutate. Bara de căutare a Asana aduce sugestii implicite utile, inclusiv căutări pentru sarcinile pe care le-ați atribuit și sarcini sau conversații pe care le-ați creat sau urmează. Dar adevărata putere se găsește în câmpurile sale de căutare avansate. Un utilizator Asana poate restrânge o căutare prin anumite cuvinte cheie, membrul echipei căreia i s-a atribuit o sarcină sau o conversație, care proiecte sau secțiuni ale organizației aparține sarcinii sau chiar cine ar putea să o urmărească. De asemenea, puteți căuta până la data scadenței sau dacă sarcina este completă sau incompletă sau puteți restrânge căutarea la fișierele atașate dacă doriți un anumit fișier. Există o listă derulantă și mai lungă a parametrilor de căutare, incluzând subtasco-uri, etichete specifice sau o căutare în mai multe proiecte.
Sheev explică capabilitățile de căutare ale lui Asana ca un fel de căutare în conserve pentru manageri. Orice căutare poate fi salvată rapid și va apărea apoi în navigarea din stânga a managerului în cadrul căutărilor (ca un marcaj ușor accesibil pentru a accesa sarcinile, echipa, proiectul sau fișierele informații despre care știu că vor avea nevoie din nou și din nou). Rezultatele căutării dvs. vor apărea în fereastra centrală. Faceți clic pe steaua din stânga titlului paginii și aceasta va fi salvată în bara de căutare din stânga. În loc să-și caute sentimentele pentru a-și aminti aceiași parametri exacti data viitoare când vor avea nevoie de datele exacte ale proiectului, informațiile sunt chiar în tabloul de bord.
4. Proiecte neasignate = Instrumente de organizare mentală
Sarcinile pot fi atribuite în Asana, dar proiectele nu pot, deși puteți limita cine vede proiectele. Înainte de a-l împărtăși, nimeni nu poate vedea acel proiect decât tu. Împreună cu utilizarea calendarului Asana pentru a include date de scadență pentru sarcini și proiecte, Sheev sugerează lăsarea sarcinilor neasignate într-un proiect privat ca instrument de organizare mentală. Puteți să vă notați lista dorințelor pentru fiecare sarcină viitoare pe care doriți să lucrați pentru anul următor, de exemplu, și să indexați acele sarcini una câte una în proiecte publice, pe măsură ce apar în timp real. Este o modalitate de a vă organiza toate sarcinile organizate și de a le împărtăși cu alte echipe și departamente așa cum doriți, păstrând în același timp tot ceea ce lucrați. În acest fel, puteți controla atunci când un utilizator - managerul dvs., de exemplu - află despre o anumită sarcină pe care o efectuați, mai degrabă decât să supraîncărcați persoana respectivă cu o diluare a activității viitoare.
5. Păstrați la îndemână un proiect „Stația de comutare”
Împărtășirea între echipele din Asana poate fi dificilă, așa că Sheev recomandă utilizarea unui proiect vizibil public ca listă de sarcini intersectoriale pentru a menține întregul spațiu de lucru actualizat asupra diferitelor echipe care lucrează. Deoarece desemnările Asana pot deveni un pic complicate, aceasta înseamnă un proiect public în cadrul unei echipe din care toată lumea este membru. Pe măsură ce proiectele progresează, administratorii pot atribui diferite sarcini din listă diferitelor departamente sau utilizatori. În acest fel, toată lumea știe de ce sunt responsabili și pentru care echipe se împărtășește volumul de muncă la orice sarcină dată.
6. Șabloane, Backup și Onboarding
Una dintre cele mai noi caracteristici ale Asana este abilitatea de a clona sarcini pe echipe, alocând copii. Simplificând clic pe dreapta unei sarcini și alegând Assign Copy, utilizatorii Asana pot crea în mod esențial un șablon din acea sarcină fără a utiliza comanda duplicată. După ce alocați o copie altor membri ai echipei, veți fi adăugat automat ca adept la acea sarcină, ceea ce este un mod natural de a menține managerii în buclă. Faceți clic pe câmpul Atribuire, apoi faceți clic pe pictograma persoană din casetă, doar în dreapta. Apoi, introduceți mai multe nume și sarcina va fi copiată și atribuită mai multor persoane.
Cu toate acestea, folosirea comenzii duplicate este o modalitate bună de a face backup pentru datele proiectului. Asana include un jurnal de modificări de bază în partea de jos a unei sarcini sau a unui proiect, dar, pentru un flux de lucru pe care mai mulți membri sau echipe îl modifică, este bine să folosiți funcția de clonare pentru a crea un șablon într-un proiect ascuns în cazul în care ceva critic este șters. sau suprascris. Fiecare pagină din Asana are, de asemenea, o adresă URL personalizată, așa că este ușor să iei acel șablon blocat și să-l împarți dacă trebuie. Pentru a dubla manual o sarcină, faceți clic pe butonul Overflow din colțul din stânga extrem al unei sarcini, apoi faceți clic pe duplicat. Puteți selecta orice câmpuri doriți să fie duplicate în acest proces.
Șabloanele sunt, de asemenea, un instrument bun pentru bord. Crearea unei serii ordonate de șabloane poate ajuta la crearea unui nou angajat de modul de utilizare a platformei și de ceea ce presupune încărcarea proiectului lor, navigând exact cum arată procesul fluxului de lucru al echipei lor. În combinație cu turneul interactiv Asana adăugat în ultima sa versiune majoră, o sarcină clonată sau o listă de proiecte acționează ca o serie de puncte de glonț pentru a obține începători la viteză.
7. Alocare multiplă
Cel mai bun truc al lui Sheev pentru a menține proiectele în mișcare în cazul în care sarcinile sau echipele sunt blocate este, din nou, să folosească indexarea încrucișată. Acest lucru permite managerilor să despartă un proiect în mai multe bucăți, inclusiv subtasks, și să mute lucrurile în jurul pentru a păstra un zumzet de proiect - permițând mai multor echipe să lucreze în paralel fără a fi legat de un progres liniar.
Asana nu se adresează cu drag cuiva care încearcă să atribuie o sarcină mai multor utilizatori - pe baza gândirii că scade responsabilitatea răspândind responsabilitatea. Cu toate acestea, Sheev are un truc pentru a evita acest lucru. Când priviți un proiect pe care doriți să-l atribuiți mai multor utilizatori, vă puteți auto-atribui sarcini, apoi le puteți copia cu sarcini suplimentare sau subtaschete alocate diferiților membri ai echipei. Este o tehnică pe care Asana ar putea să o considere nefirească, dar poate ajuta la obținerea din nou a unui proiect blocat, alocând mai eficientă forța de muncă.
