7 Sfaturi pentru creșterea productivității folosind Office 365

Office 365 este produsul comercial cu cea mai rapidă creștere din Microsoft și este acum aplicația numărul unu desfășurată în întreprindere. Microsoft la începutul acestui an a anunțat că Office 365 are acum aproape 50 de milioane de utilizatori activi pe lună. Și, potrivit celui mai recent raport al veniturilor Microsoft, Office 365 continuă să fie cel mai profitabil produs de afaceri și de productivitate al companiei.

Pe măsură ce întreprinderile și întreprinderile mici și mijlocii (IMM-uri) migrează spre Office 365 și Office 2016, se confruntă cu provocări cu migrarea către o nouă tehnologie, în timp ce se ocupă de sisteme moștenite și de schimbări culturale importante pentru întreprinderile care au funcționat în același mod de ani de zile. Doar pentru că o companie cumpără Office 365 nu înseamnă că angajații lor profită de aceasta pentru a îmbunătăți colaborarea și a crește productivitatea. Obținerea angajaților pentru a schimba ceea ce sunt obișnuiți este o provocare, la fel și investirea timpului și a resurselor necesare pentru a asigura adoptarea rapidă și perfectă a utilizatorilor.

MessageOps, un serviciu de partajare de documente Office 365 și Microsoft Azure, bazat pe cloud, oferă servicii de formare, adoptare și gestionare a modificărilor pentru a ajuta întreprinderile să treacă la Office 365 pe cloud Azure. Chris Pyle, CEO al MessageOps, a declarat pentru PCMag că Office 365 simplifică tranziția, dar, fără o strategie clară pentru adoptarea unei adopții, întreprinderile nu pot și nu vor dezlega întreaga valoare a platformei.

"Cu Exchange și SharePoint, nu trebuie să știți cum să îl configurați, să îl configurați, să îl gestionați, să îl redundați și să îl faceți accesibil", a spus Pyle. "Cu Office 365, tot ce trebuie să faceți este să adăugați datele și utilizatorii dvs., oferindu-vă un mediu de întreprindere funcțional, extrem de disponibil. Acest mediu poate fi accesat de oriunde în siguranță, cu puțină sau fără experiență în aplicație. Companiile mici pot avea același mediu ca și companiile Fortune 500, fără a trebui să investească în resurse tehnice foarte instruite, foarte costisitoare, de asemenea, au acces la instrumentele robuste pe care Office 365 le oferă tuturor companiilor mari sau mici și care pot fi în funcțiune în câteva zile."

Pyle a prezentat 7 recomandări și sfaturi pentru a facilita adoptarea eficientă a Office 365 și cum să o utilizeze pentru a maximiza productivitatea afacerii atunci când finalizați proiectele.

1. Transformare de sus în jos

Pentru a asigura o tranziție lină a Office 365, Pyle a spus că achiziția de lider este o necesitate. „Dacă angajații nu văd promoții și utilizări ale platformei, nu vor fi niciuna”, a spus Pyle. "La fel cum liderii dau un exemplu puternic, la fel și„ campioni "sau" utilizatori de putere "în cadrul echipelor. Aceștia sunt angajații care nu sunt mulțumiți de status quo și sunt foarte încântați de potențialul Office 365."

2. Educație și formare profesională

Conducerea executivă a unei companii nu se poate aștepta ca angajații să profite din plin de Office 365 fără să le ofere o pregătire și educație corespunzătoare. Pyle a recomandat companiilor să compună o bibliotecă video cu videoclipuri de învățare „snackable” de un minut sau două minute, ca un mod convenabil și eficient de a oferi instruire continuă. "Comunicarea este, de asemenea, cheie, împreună cu a face călătoria adopției distractiv", a spus Pyle.

3. Embrace Office 2016

Lansarea Office 2016 face ca norul să fie mai accesibil. Există mai multă integrare în cloud, adică opțiuni de conectare extinse. "OneDrive și SharePoint în cloud vă permit să salvați și să partajați fișiere în cloud simplu și ușor", a spus Pyle. "Considerăm Office 2016 ca o altă cale pentru întreprinderile de a maximiza valoarea investiției Office 365. Acestea pot utiliza resursele pe care le-au achiziționat cu Office 365, care include Office 2016 pentru utilizatorii E3. Ca și în cazul oricăror funcții noi sau a unei noi versiuni, desigur, va exista întotdeauna o curbă de învățare implicată în găsirea locului în care sunt toate opțiunile și setările dvs."

4. Păstrați securitatea în minte

În prezent, Office 365 cuprinde mai mult de o duzină de aplicații, inclusiv OneDrive, OneNote, Outlook, Sway și Yammer. Pyle a subliniat însă importanța securității datelor atunci când lucrați cu aceste aplicații. „Adăugarea și punerea la dispoziție a acestor aplicații este simplă; utilizatorii pot să partajeze intern doar printr-un clic dreapta pe„ share with ”și chiar să ajungă până la co-autorizarea fișierelor în Word, Excel și PowerPoint”, a spus Pyle. "Office 365 se bazează pe Azure Active Directory pentru securitate, dar organizațiile ar trebui să fie atent atunci când intenționează să scoată datele sensibile din controlul lor direct. Microsoft a adăugat, de asemenea, prevenirea pierderilor de date atât pentru SharePoint cât și pentru Exchange pentru a adăuga un nivel suplimentar de securitate. Dar, ca cu ceva nou, o înțelegere specifică a securității ar trebui să fie întotdeauna în fața minții tale."

5. MDM și productivitate mobilă

Pyle a subliniat capacitățile mobile ale Office 365, în special capacitatea sa de a ajuta la creșterea productivității generale. „Office 365 face mai ușor accesul utilizatorilor la resursele lor pe orice dispozitiv, de oriunde, fără a-și face griji de conectivitate și securitate”, a spus Pyle. "De exemplu, utilizatorii pot accesa aplicațiile Office pe tabletele și telefoanele lor, iar administrarea dispozitivelor mobile (MDM) este acum inclusă în Office 365 pentru toate dispozitivele mobile. În sfârșit, Software-as-a-Service (SaaS) transferă responsabilitatea de la consumator. către furnizor (în acest caz, Microsoft), în sensul că, dacă nu funcționează așa cum este necesar, pur și simplu opriți serviciul și nu mai plătiți."

6. Colaborare internă

Unul dintre cele mai avansate funcții ale productivității Office 365, a spus Pyle, este capacitatea de colaborare internă oferită de OneDrive pentru Business (OD4B) și SharePoint (SP). "Un utilizator poate încărca un fișier în biblioteca de documente, faceți clic pe document, îl poate împărtăși cu un utilizator sau grup, precum și poate lucra în colaborare la document în același timp", a spus Pyle.

"Fișierele atașate sunt dificile pentru toate organizațiile, deoarece utilizatorii par să utilizeze e-mailul ca cabinet de fișiere. SP și OD4B permit utilizarea„ legăturilor "către fișiere, spre deosebire de atașamente, și atât în ​​OWA cât și în Exchange folosind instrumentul MessageOps, puteți face clic pe „Atașați”, dar i se oferă opțiunea de a încărca în OD4B și de a partaja linkuri, ceea ce adaugă versiunea și colaborarea folosind procesul cu care utilizatorii sunt familiari. Utilizarea OD4B și SP permite utilizatorilor să lucreze în siguranță pe orice dispozitiv folosind versiunile browser-ului cele mai Microsoft aplicații populare și având posibilitatea de a verifica, edita și încărca modificările data viitoare când utilizatorul va fi online."

7. Skype pentru afaceri

Pyle a spus că Skype for Business oferă o funcționalitate excelentă Office 365 pentru videoconferință, întâlniri online și mesagerie instant ca instrumente de productivitate pentru orice afacere de dimensiuni. „Utilizatorii se pot conecta prin Skype, vorbește înainte și înapoi prin intermediul PC-ului sau al unui telefon și pot face modificări simultan sau seriale pe un fișier, cu posibilitatea de a păși înapoi la versiunile anterioare, după cum este necesar”, a spus el.