Video: intocmirea bilantului contabil (Octombrie 2024)
Creșterea unor servicii de contabilitate cloud mai puternice schimbă modul în care atât contabilii cât și clienții pe care îi servesc gestionează finanțele de afaceri. Software-ul bazat pe web afectează întreprinderile de toate dimensiunile, dar oferă o valoare și mai mare pentru întreprinderile mici și mijlocii (IMM-uri) și proprietarii unici care obțin un acces mai mare la instrumentele de contabilitate și financiare ca niciodată pentru a-și eficientiza activitatea.
Furnizorul de servicii de contabilitate bazat pe cloud AccountantsWorld profită de această schimbare tehnologică pentru a îmbunătăți productivitatea întreprinderilor în conturile plătibile și încasate, evidența contabilă, inventarierea, raportarea și salarizarea, cu filozofia de a pune puterea din nou în mâinile contabililor și de a lăsa îngrijorarea proprietarilor de afaceri mici. despre afacere în schimb. În 2003, AccountantsWorld și-a vândut activitatea de software fiscal la Thomson Reuters și și-a schimbat atenția exclusiv spre crearea de soluții bazate pe cloud pentru contabili. Compania procesează acum 30.000 de salarii ale companiei anual folosind software-ul său, potrivit Dr. Chandra Bhansali, co-fondator și CEO al AccountantsWorld.
PCMag a vorbit cu Bhansali despre modul în care soluțiile bazate pe cloud schimbă modul în care profesioniștii contabili și IMM-urile își desfășoară activitatea, tendințele tehnologice care afectează industria și modul în care evoluția capabilităților mobile și a problemelor de securitate modelează viitorul contabilității.
PCMag: Care au fost unele dintre problemele de contabilitate pe care v-ați propus să le abordați folosind tehnologia cloud și internetul?
Dr. Chandra Bhansali: Ne-am întrebat, care sunt tipurile de probleme pe care le putem rezolva folosind puterea Internetului? Ne-am dat seama că oferă funcții extraordinare pe care desktopul nu le avea. Un lucru pe care l-am observat a fost că salarizarea este în esență o funcție contabilă, deoarece se referă la impozite, dar, la acea vreme, foarte puțini contabili au oferit servicii de salarizare. Trebuie să fiți 100% exacte și să îndepliniți cerințele în timp util, altfel există sancțiuni dure. Contabilii nu aveau instrumente pentru a face acest lucru, astfel încât au folosit pentru a direcționa toate salariile clienților lor către servicii precum ADP și Paychex Accounting Online.
Am spus că nu are sens. Ne-am dat seama că ar trebui să putem crea un centru puternic de procesare și să folosim servere la o fracțiune din costul utilizării mainframe-ului. Așa că am creat primul centru de procesare a salarizării bazat pe cloud pentru contabili și le-am oferit clienților noștri acces la Internet la acesta încă din 2004. Acum pot utiliza acest lucru pentru a oferi servicii de salarizare extrem de profitabile clienților lor, software-ul făcând totul în spatele scene pentru ele: depunere directă, depunere fiscală și depunerea formularelor de impozitare și formularele W2, W3 și 1099 în mod exact și la timp. Toți contabilii și clienții trebuie să facă este să introducă date. Pentru mulți contabili, a devenit unul dintre cele mai profitabile servicii ale acestora. Deci, am schimbat paradigma procesării salarizării prin utilizarea cloud; Furnizorii de soluții de salarizare și-au urmat procesele oferind acum un fel de instrumente contabile.
Dincolo de aceste cazuri de utilizare imediată, care sunt unele dintre celelalte tendințe tehnologice care afectează industria?
Bhansali: Tendința este într-adevăr către integrarea în cloud, pentru toate aceste servicii de afaceri și contabili care le folosesc zilnic. Contabilii au acum și instrumentele pentru a prelua o mulțime de aceste funcții de back-office pentru a ajuta IMM-urile să facă ceea ce fac cel mai bine și pentru a administra și gestiona afacerile mai eficient. Este o combinație a acestor factori. Văd cele mai importante câștiguri de productivitate în segmentul afacerilor mici.
Tehnologia are tendința de a oferi contabililor posibilitatea de a oferi servicii complete clienților lor. Este vorba despre completarea tuturor linkurilor sau componentelor care lipsesc din lanțul respectiv. Momentan, managementul proceselor de afaceri (BPM) este o zonă de creștere. Cât de eficient pot gestiona acești contabili? Așadar, pentru întreprinderile mici, cea mai mare parte a contabilității până în prezent a fost realizată prin intermediul dvs. (DIY). Clienții ar face ceva de la capăt, iar contabilii l-ar curăța. Se întâmplă o schimbare majoră spre „nu faceți-o-voi” (DDIY). În schimb, lucrează cu contabilul tău. Deja vedem salarii, care au fost luate de la contabili, revenind prin software-ul cloud. Nu numai pentru contabili, ci și pentru toți ceilalți furnizori de servicii, perioada de timp petrecută în activitatea de back-office pentru proprietarii de afaceri mici și angajați se micșorează drastic pe măsură ce câștigă capacitatea de a descărca munca contabililor.
Din perspectiva contabilului și a clientului, cum se schimbă soluțiile bazate pe cloud cum își desfășoară activitatea?
Bhansali: Birourile mari de servicii de salarizare nu oferă contabililor același nivel de eficiență și productivitate, iar aceștia își taxează mult clienții. Contabilii în care au cea mai mare încredere și cu care au relații pot oferi clienților lor de afaceri mici un serviciu de salarizare personalizabil foarte eficient din punct de vedere al costurilor și cu o integrare între sistemele de contabilitate și salarizare pentru a asigura un flux de date direct și sigur.
În cazul sistemelor de contabilitate, o problemă majoră este contabilitatea clientului. Vorbeam cu un prieten al meu CPA acum câțiva ani, care fumează peste unul dintre clienții săi, căruia i-a spus să nu introducă niciodată nimic după ce a închis cărțile. Clientul a adăugat o altă intrare și a aruncat totul din echilibru. El a spus că a petrecut 20 - 30 la sută din timp pentru a rezolva mizeria pe care aceste mici afaceri o fac atunci când nu au niciun indiciu despre contabilitate și nu ar trebui să aibă acces. Am început să întrebăm contabili și am constatat că acest tip de contabilitate a clienților este un obstacol imens. Dacă participați la orice conferință de contabilitate sau CPA, una dintre cele mai înalte sesiuni este întotdeauna contabilitatea. Pentru a rezolva acest lucru, utilizăm cloud-ul pentru a permite o schimbare pentru a oferi contabililor un control mai mare decât sisteme concepute pentru a fi utilizate de clienții de afaceri mici. Am acordat contabililor puterea de a personaliza sisteme și permisiuni pentru fiecare client în parte.
Contabilii ar trebui să fie consilieri importanți în afaceri pentru clienții lor, dar până acum nu au putut îndeplini acest rol în mod eficient pentru întreprinderile mici. Deci, pentru un instalator care nu știe nimic despre contabilitate, contabilul le va oferi acces numai la scrierea cecurilor și la înregistrarea încasărilor de numerar; asta este tot ce trebuie să-și facă griji. Dacă un client este contabil, îi poate oferi acces la conturile de plătit și de primit și multe altele. De-a lungul anilor, aceasta a evoluat deoarece contabilitatea din partea clientului este un rău inutil pentru întreprinderile mici. Cu aceste sisteme bazate pe cloud, contabilii pot prelua lucrările complete de contabilitate.
În urmă cu aproximativ un an, am introdus o aplicație care permite clientului să facă o fotografie a unei facturi, care intră chiar în sistemul care trebuie plătit. Integrările sunt cu adevărat cheie aici, deoarece pot conecta acest lucru și la portalul Web client și la un sistem de gestionare a documentelor. Deci, factura intră direct în folderul corect din sistemul de gestionare a documentelor și, în același timp, orice tranzacție de plăți și carduri de credit poate fi scanată și identificată. Când contabilii se conectează pentru a înregistra plata, toate tranzacțiile sunt listate. Există, de asemenea, integrări cu sisteme de plată a facturilor mai complexe, sisteme de facturare a timpului și de facturare, sisteme de asistență și de asistență și furnizori de 401k. De asemenea, creăm o API deschisă care să se integreze cu aproape orice.
Utilizatorii de software de contabilitate cloud ar putea fi o firmă mică și firma de contabilitate care îi deservesc, sau o afacere mai mare pentru întreprinderi cu un departament de contabilitate intern. În ce mod diferă aceste cazuri de utilizare sau nu?
Bhansali: Ceea ce se întâmplă cu aceste soluții este că există o mulțime de instrumente analitice încorporate. Întreprinderile mici au nevoie de consultanță la nivel de CFO, dar întreprinderile mijlocii și întreprinderile mai mari au propriul lor departament de contabilitate și capacități în sistemul lor de a face aceste tipuri de analitice, cu CFO-uri și directori pentru a furniza contribuții. Întreprinderile mici nu au asta. Așadar, în soluțiile cloud în care contabilii lucrează cu date live și dispun de instrumentele pentru a le analiza, contabilii pot efectua acest tip de funcționalitate CFO pentru întreprinderile mai mici. Totul este de a ajuta contabilii să folosească cloud-ul, iar software-ul oferă contabililor (și, prin extensie, întreprinderilor mici) funcții pe care nu și le permiteau înainte.
Ce efect are creșterea computerelor mobile asupra contabilității cloud?
Bhansali: Smartphone-urile schimbă cu siguranță modul în care desfășurăm afaceri. În special pentru firmele de contabilitate practicant exclusiv, unul dintre motivele pentru care nu au mai făcut niciodată salarii a fost faptul că, dacă erau în concediu, să zicem, nu exista nicio cale pentru a le accesa. Acum, prin intermediul aplicațiilor mobile de contabilitate și salarizare, le pot face de oriunde. Aplicația noastră are un ecran foarte simplu pentru introducerea datelor mobile. Există, de asemenea, posibilitatea de a scana facturile și cecurile, iar o altă aplicație mobilă la care lucrăm este cheltuielile angajaților, astfel încât să poată face o poză cu chitanțele pentru conturile de cheltuieli.
Celălalt aspect important al mobilului pentru contabili și clienți este alertele. Pentru fiecare afacere, există praguri. Unii pot stabili că, dacă conturile încasate depășesc 50.000 USD, aceasta este o problemă. Pentru o afacere mai mare, poate că este vorba de 300.000 de dolari și același lucru pentru conturile plătibile sau numerar în bancă. Contabilii pot stabili praguri pentru toți acești factori importanți de afaceri pentru clienții lor și, la depășirea acestor praguri, contabilul poate seta o alertă pentru a primi mai întâi un text și apoi suna clientul pentru a discuta în detaliu sau poate seta o alertă pentru a ieși. atât pentru ei cât și pentru client în același timp. Portalurile contabile au, de asemenea, ecrane în care pot vedea privirea unei păsări a stării pragului fiecărui client.
Când vă deplasați către aceste soluții bazate pe cloud și gestionați date financiare sensibile, cum abordați aspectul de securitate pentru a vă asigura o transmitere, transfer de fișiere și stocare în siguranță?
Bhansali: Este absolut critic. Pentru noi, am făcut mutarea în urmă cu cinci ani către Amazon Web Services (AWS), care a fost o mișcare pentru a pune datele clienților noștri într-o infrastructură cu un nivel de securitate foarte ridicat. În plus, realizăm criptarea tuturor datelor sensibile, de la numere de securitate socială și numere de identificare ale angajaților la informații bancare. De asemenea, stabilim o mulțime de tehnologii informaționale și securitate (ITS) pe deasupra pentru a reduce riscul și a face ca sistemul nostru și datele clientului să fie cât mai sigure posibil.
