Video: 3 metode de economisire in functie de personalitatea ta (Noiembrie 2024)
Dacă compania dvs. ia în considerare software-ul de gestionare a documentelor de afaceri, permiteți-vă să vă ghidați numerele. Sigur, sunteți probabil îngrijorat de încă o taxă de licență software perpetuă, care se va adăuga lună după lună și an de an, dar sunteți siguri, aceste instrumente vor economisi mai mulți bani decât costă. Un instrument de alegere a editorilor precum Zoho Docs vă oferă mai multă flexibilitate, caracteristici de colaborare și capacitate de stocare pe care le veți avea vreodată cu hârtie, foldere de fișiere și dulapuri de stocare.
Am vorbit cu Lisa Croft, Group Marketing Marketing Manager la Adobe Document Cloud, un instrument capabil și rentabil de gestionare a documentelor de afaceri, despre numeroasele modalități de gestionare a documentelor de afaceri pot economisi timp, spațiu și, mai important, o mulțime de bani. Iată cele mai evidente patru metode prin care aceste instrumente oferă rentabilitate excelentă.
1. Costul tipăririi
Dacă sunteți capabil să vă scăpați complet de documente pe hârtie, făcând întreaga operațiune digitală, veți cumpăra mult mai puțin hârtie decât concurenții dvs. În plus, veți termina să cheltuiți mai puțini bani pentru imprimare, care include costuri de energie, cerneală și expediere aferentă cu trimiterea fizică a documentelor în locații îndepărtate.
Întreprinderile care tipăresc 10.000 de documente vor economisi aproximativ 2.740 de dolari prin trecerea la documente digitale (10.000 de documente reprezintă aproximativ 1/6 dintr-un GB; mai mult pe acest aspect mai târziu), conform calculelor Adobe. Dacă costul hârtiei nu te influențează, gândește-te la cât de mult vei ajuta mediul înconjurător. Zece mii de documente necesită 11.427 de galoane de apă, 961 de kilograme de deșeuri și 3.725 de kilograme de lemn pentru a produce. Asta dăunează ecosistemului nostru.
- Încearcă să nu tipărești deloc, spuse Croft. "După ce imprimați un document, introduceți un cost pentru gestionarea acelui document. Dacă îl păstrați digital de la capăt la sfârșit, economisiți bani de la început."
2. Costuri de stocare
Costul bunurilor imobiliare comerciale din Midtown Manhattan, unde se află birourile PCMag, este de aproximativ 73 USD pe pătrat. Dacă dedicați doar 100 de metri pătrați pentru stocarea documentelor, cheltuiți aproximativ 7.300 USD pe lună, sau 87.600 USD pe an, doar pentru stocarea hârtiei.
Cu toate acestea, dacă ar fi să digitalizați în întregime operațiunea pe bază de hârtie, ați putea stoca 64.800 de pagini de document Microsoft Word în mai puțin de 1 GB de stocare digitală în cloud. De exemplu, cu Zoho Docs, veți putea plăti doar 96 USD pentru 100 GB stocare pe an. O sută de gigabyte este echivalentul a 64.800.000 de pagini Word. Cu Zoho Docs, veți avea acces și la funcții cum ar fi partajarea fișierelor de grup, editarea echipelor online și simultane și chiar jurnalele de audit care vă spun exact cine a accesat și a modificat documentele (mai multe despre acest lucru mai târziu).
3. Faceți mai multe pentru mai puțin și faceți-o mai repede
Am menționat anterior câteva caracteristici digitale care fac ca sistemele de gestionare a documentelor de afaceri să fie mai valoroase pentru compania dvs. decât documentele tip hârtie. În această secțiune, voi merge un pic mai în profunzime. Cu Adobe Document Cloud, de exemplu, puteți trimite un singur fișier către mai mulți utilizatori și puteți solicita semnături de la fiecare destinatar. Gândiți-vă cât de mult mai complex și mai costisitor ar fi acest proces cu hârtia și Serviciul Poștal al Statelor Unite. Acum, înmulțiți costul de câte ori puteți repeta procesul pe parcursul anului.
"Semnarea electronică a unui document vă economisește bani", a spus Croft. "Nu trebuie să îl FedEx. Nu trebuie să așteptați ca acesta să fie trimis înapoi. Acest lucru reduce timpul și copii suplimentare ale documentului. De asemenea, eliminați problemele cu persoanele care schimbă documentul, deci știți documentul că a ieșit și a fost semnat este documentul pe care l-ai trimis de fapt. " Voi intra în securitate în secțiunea următoare.
Dar despre editarea de grup? Cu instrumente precum Zoho Docs, puteți obține un grup împreună și puteți face schimbări simultane la documente fără a fi necesar să le trimiteți înainte și înapoi de la membru la membru. Chiar dacă utilizați deja Microsoft Word și e-mail, acest proces ar fi mult mai lent și mai puțin colaborativ. Probabil ați crea un document și l-ați trimite în lanțul de comandă pentru mai multe recenzii, moment în care documentul va fi trimis înapoi la dvs. pentru revizii. Cu software-ul de gestionare a documentelor de afaceri, toate părțile investite ar putea efectua modificări ale documentului simultan, toate în cadrul aceluiași vizualizator de documente.
„A putea colabora la un document este un beneficiu, cu siguranță”, a spus Croft. "Valoarea pe care o are este că economisești bani pentru călătorii și reduce și ciclurile de revizuire. Ții un document de la început până la sfârșit printr-un ciclu destul de complex. De fiecare dată când poți reduce acest timp, economisești bani. Acele lucruri periferice la care oamenii nu se gândesc, dar vă economisesc bani pe termen lung ".
4. Multe fațete ale securității documentelor
Este imposibil de cuantificat cât de multă securitate a documentelor poate salva compania dvs. până nu este prea târziu. De exemplu: Ce se întâmplă dacă cineva ia un contract pe care i l-ați trimis pe o bucată de hârtie fizică și face modificări neconfirmate ale termenilor acordului? Este posibil să nu vedeți modificările reflectate în documentul fraudulos înainte de semnarea acestuia. Acum sunteți răspunzător legal de termenii noului acord fals și fals.
În plus, ce se întâmplă dacă cineva pierde o bucată de hârtie care conține informații corporative vitale, iar informațiile respective ajung în mâinile greșite? Ați putea pierde avantajul competitiv sau puteți fi dat în judecată. Deși nu există nicio modalitate de a pune un număr la ceea ce v-ar putea costa această afacere, este aproape sigur mai mic decât prețul abonamentului anual de gestionare a documentelor de afaceri.
Instrumentele de gestionare a documentelor de afaceri vă permit să știți cine are acces și ce pot face cu un document ", a spus Croft. "Pot să vă trimit un fișier și să vă spun când l-ați deschis, dacă l-ați uitat, l-ați tipărit. Știu unde se află documentul. Acest document va intra în mâinile greșite? Aceste instrumente elimină riscul în întregime? Este un lucru pe care nu te gândești să economisești bani, dar pe termen lung s-ar putea."
Găsiți instrumentul potrivit pentru dvs.
Deși Zoho Docs și Adobe sunt printre cele mai bune instrumente de pe piață, alte produse precum Google Drive, Microsoft SharePoint și Dropbox Business oferă seturi de caracteristici unice care s-ar putea potrivi mai bine nevoilor tale.
De exemplu: Google Drive oferă acces online complet la documente, poate citi fișiere Microsoft Office și oferă stocare nelimitată pentru mai mult de cinci utilizatori. SharePoint este instrumentul ideal pentru companiile care se bazează în principal pe instrumente Microsoft Office 365 precum Word, PowerPoint și Excel. Dropbox este cel mai bun la stocarea, administrarea și transferul fișierelor. Compania chiar a adăugat recent instrumente de administrator IT pentru a vă oferi mai multă flexibilitate în privința cine vede ce documente.
