5 lucruri de mare imprimantă conectate pot face pentru afacerea dvs.

Prezentat de Epson - Afacerile moderne folosesc aplicații bazate pe cloud pentru orice fel de comunicare și sarcini zilnice, de la colaborarea online la planificarea resurselor întreprinderii (ERP). Nu numai că, dar administratorii și angajații de astăzi interacționează cu aceste servicii prin intermediul smartphone-urilor și al altor dispozitive conectate uneori mai des decât o fac prin desktop. Deci, atunci când vine vorba de un proces de afaceri cotidian la fel de fundamental ca tipărirea, de ce ar trebui ca organizația dvs. să rămână împerecheată într-o epocă analogă a lucrărilor de imprimare locale și a firelor încâlcite?

Orice imprimantă cu conexiune la rețea se poate conecta la web. Pentru acest articol, ne concentrăm pe imprimante fără fir care sunt activate pentru imprimarea bazată pe cloud, care pot sincroniza un computer, un dispozitiv mobil sau chiar browserul dvs. cu o imprimantă conectată la cloud printr-o conexiune la internet. Pentru a afla cum să faceți acest lucru, există mai multe moduri diferite de a conecta și de a trimite fișiere sigure de pe dispozitivul dvs. la o imprimantă conectată la cloud. Cele mai bune imprimante wireless de pe piață tind să folosească o combinație de Wi-Fi, comunicare aproape câmp (NFC) și conexiuni de rețea virtuală sigure, inclusiv servicii precum Google Cloud Print pentru a trimite și tipări fișiere pe web de oriunde.

O experiență de imprimare conectată perfect oferă o serie de beneficii pentru companii și angajații lor. Mai jos, evidențiem cinci dintre cele mai semnificative moduri prin care organizația dvs. ar putea beneficia de scăparea vechiului bloc de birou în favoarea unei imprimante moderne, conectate la nor.

1. Comoditate

Primul lucru pe care îl veți observa atunci când configurați o imprimantă conectată la Google Cloud Print sau un alt dintre serviciile cloud oferite de furnizorii de imprimantă majori este faptul că nu există drivere care să le instaleze și să le configureze. Imprimantele ies „la dispoziție pentru cloud”, iar multe servicii vin și cu aplicații Android și iOS pentru a imprima direct de pe smartphone sau tabletă. Imprimantele conectate web elimină, de asemenea, nevoia de actualizări manuale, actualizând automat driverele și firmware-ul fără intervenție umană.

Toate fișierele pe care le imprimați sunt trimise pe web prin intermediul serviciului de imprimare bazat pe cloud, astfel încât computerul dvs. nici nu trebuie să comunice direct cu imprimanta. Pur și simplu conectați-vă la o mașină sau dispozitiv mobil cu o conexiune la internet, conectați-vă în contul dvs. la un serviciu de imprimare bazat pe cloud și începeți să imprimați.

Aceasta facilitează, de asemenea, conținutul de imprimare și distribuirea documentelor mai convenabile. Majoritatea serviciilor de imprimare bazate pe cloud vă permit să „partajați” accesul la imprimanta conectată la cloud cu o altă persoană de încredere, la fel de ușor ca să partajați un document online cu acestea, inclusiv posibilitatea de a gestiona drepturile de partajare. Așadar, dacă un angajat sau un client din oraș lucrează în afara biroului dvs. și trebuie să își imprime rapid permisul de îmbarcare pentru zborul de acasă, atunci puteți împărtăși accesul la imprimanta cloud cu ei și pot imprima chiar de pe smartphone sau laptop.

2. Accesibilitate la distanță

În afară de imprimantele pregătite pentru cloud, serviciile de imprimare bazate pe cloud se pot sincroniza și cu imprimanta existentă conectată la rețea la domiciliu sau la birou. După ce dispozitivul dvs. este sincronizat cu serverul cloud, nu contează de unde imprimați sau chiar dacă imprimanta este la sute sau mai mulți kilometri.

Acesta este un element important pentru lucrătorii de birouri la domiciliu și telecomunicații. Dacă oferiți o prezentare virtuală în timpul unei întâlniri folosind un serviciu de conferință video și doriți ca toți cei care stau în jurul mesei de conferință să aibă raportul dvs. în mâinile lor, atunci puteți imprima copii ale raportului de la biroul de acasă direct către acea imprimantă din colț al sălii de conferințe. Un angajat al cărui birou se află chiar lângă imprimantă nu diferă de la un utilizator care imprimă aparatul din altă țară.

3. Costuri și eficiență energetică

Imprimarea conectată este, de asemenea, o modalitate ușoară de a centraliza și de a simplifica operațiunile de imprimare ale companiei dvs., în special pentru start-up-uri și pentru întreprinderile mici și mijlocii (SMB). În loc să instalați și să întrețineți mai multe imprimante conectate la rețea pe întregul aspect al biroului dvs., utilizarea unei imprimante conectate și a serviciului cloud poate reduce semnificativ costurile de întreținere, cerneală și toner dacă toate mașinile din birou imprimă la una sau două conectate la cloud. imprimante (mai degrabă decât să aibă o imprimantă pentru fiecare computer sau grup de stații de lucru din birou).

În funcție de dimensiunea și planul organizației dvs., este posibil să mai aveți nevoie de mai multe imprimante. Însă, în special, imprimantele fără fir, care vă oferă cloud, vă oferă mult mai multă flexibilitate. Cu cât este mai nouă imprimanta conectată în care investești, cu atât funcțiile sale de economisire a energiei vor fi mai bune. Marea majoritate a imprimantelor wireless oferă acum una sau mai multe moduri de economisire a energiei sau econo-moduri care reduc costurile generale de imprimare și consumul de energie atunci când imprimanta nu este activă.

4. Securitate

Prima obiecție pe care administratorul IT o va ridica atunci când are în vedere trecerea la imprimarea în cloud este securitatea. Oamenii sunt în mod natural mai confortabili cu conexiuni prin cablu decât partajarea și sincronizarea fișierelor fără fir atunci când vine vorba de percepția securității, în special atunci când trimiteți și imprimați informații comerciale confidențiale pe internet.

Imprimarea în cloud are această acoperire de la capăt la conexiunile web HTTPS, securizând documente și fișiere cu criptare SSL din momentul în care sunt trimise până la momentul tipăririi. Fișierele nu se așează pe un server ulterior. După ce o lucrare este procesată și finalizată, documentele asociate sunt șterse de pe serverul serviciului de imprimare bazat pe cloud.

5. Scalabilitate

Imprimantele conectate permit operațiunilor de imprimare ale companiei dvs. să se extindă cât mai repede, odată cu creșterea afacerii dvs., de la o start-up sau SMB până la mari organizații de întreprinderi. Google folosește chiar și serviciul de imprimare bazat pe cloud intern. Pe măsură ce operațiunile dvs. cresc și angajați mai mulți angajați sau deschideți noi birouri, investiția într-o infrastructură de imprimare conectată bazată pe cloud vă poate economisi mulți bani pe termen lung.

De asemenea, este nevoie de o parte din durere din extinderea forței de muncă. Imprimantele conectate oferă administratorilor IT o durere de cap mai mică de care să vă faceți griji atunci când configurați desktopul sau laptopul companiei unui nou angajat, furnizează dispozitivul lor mobil cu software de gestionare a dispozitivelor mobile (MDM) sau o listă de spălătorie pentru alte sarcini care să asigure că punctele finale ale unui utilizator sunt sigure și conform cu politica companiei. Când a sosit momentul să configurați accesul la imprimanta respectivului angajat, funcționează doar.