Cuprins:
- 1. Asigurați-vă că aveți un proiect
- 2. Să aveți o perioadă de descoperire
- 3. Definiți domeniul de aplicare
- 4. Țineți o întâlnire Kickoff
- 5. Identificați termenele proiectului
- 6. Stabiliți așteptări pentru comunicare
- A merge inainte
Video: Curs Management de proiect - cu Carmen Secareanu - Partea a I (Octombrie 2024)
Managementul proiectelor este o muncă grea. Echipele și organizațiile încearcă să lucreze mai ușor, iar deseori asta înseamnă eliminarea rolului unui manager de proiect dedicat. Deși este încă posibil să obțineți o diplomă avansată în materie, nu este neobișnuit ca persoanele cu puțină sau fără experiență să se descopere în rolul de manager de proiect, adesea în topul funcției lor oficiale. Deși aceasta poate fi o experiență copleșitoare, există atât de puternic software pentru managementul de proiect pe piață încât un proiect mic sau două poate să nu necesite deloc un manager de proiect.
1. Asigurați-vă că aveți un proiect
Înainte de a începe să încercați să gestionați un proiect, asigurați-vă că aveți un proiect! Acest sfat poate părea excesiv de simplu, dar l-am auzit din când în când de la managerii de proiect experți.
Un proiect este un set de sarcini care are data de început, data de încheiere și livrarea. Un produs livrabil este orice este livrat la sfârșitul lucrării, cum ar fi un produs fizic sau un site web care funcționează. Construirea unei case este un proiect. Redesignarea unui site web (așa cum este prezentat în ecranul de la ProofHub, mai jos) este un proiect. Dacă teoretic ai putea înmâna toate sarcinile proiectului altcuiva și să primești ceva înapoi de la acea persoană, acesta este un proiect.
Uneori, oamenii confundă munca în desfășurare cu proiectele, așa că permiteți-mi să dau câteva exemple de lucru în desfășurare pentru a clarifica. Scrierea de conținut nou pentru un site web în fiecare săptămână este o muncă în desfășurare, chiar dacă puteți privi producția unei singure piese de scris ca propriul său proiect. Asigurarea asistenței de întreținere a codului prin remedierea continuă a acestuia este o lucrare continuă. Răspunsul la e-mailurile sau apelurile telefonice ale clienților este o lucrare continuă.
2. Să aveți o perioadă de descoperire
Înainte de a da startul unui proiect, unii recomandă ceea ce se numește descoperire. Descoperirea managementului de proiect este diferită de descoperirea în sensul juridic. În scopurile noastre, este o perioadă în care oamenii care solicită proiectul explorează ce vor să facă sau să facă și de ce. Ar putea fi o întâlnire, o serie de întâlniri sau o perioadă de timp deschisă liberă pentru gândire și explorare.
Mai jos sunt câteva întrebări pentru a explora în timp ce sunteți în descoperire.
- Care va fi proiectul? Cât de specific poți avea în definirea acestuia?
- Care este scopul său?
- Ce rezultate vrei?
- Ce resurse aveți pentru a lua acest proiect?
- Când aveți nevoie de produsul final, iar termenul dvs. este rezonabil, date resurselor dvs.?
3. Definiți domeniul de aplicare
Este posibil să auziți un manager de proiect experimentat spunând acest lucru: „Dacă nu este în sfera de aplicare, nu este în proiect”.
Fiecare proiect are nevoie de un domeniu clar. Domeniul de aplicare al proiectului definește exact ceea ce va implica proiectul. Este o listă blocată cu toate fațetele, activele, caracteristicile, livrările și alte detalii asociate proiectului. După ce este blocat, nu îl poți adăuga. De exemplu, dacă construiți o casă, sfera va defini câte povești va conține casa, materialul ei pătrat, câte ferestre vor fi, câte scări, întrerupătoare de lumină și așa mai departe.
Motivul pentru care proiectele au nevoie de un domeniu clar înainte de a le începe este astfel încât nimeni să nu încerce să adauge nimic din afara domeniului de aplicare odată ce proiectul a început. Adăugarea la sfera de aplicare a unui proiect după ce a început, își elimină calendarul, bugetul și resursele disponibile. Dacă continuați să adăugați sarcini la un proiect, s-ar putea să înceteze să devină un proiect - s-ar putea să devină doar o activitate în desfășurare.
Definirea domeniului de aplicare se poate întâmpla într-o întâlnire de descoperire sau poate veni pur și simplu din conversații între clientul sau persoana care solicită proiectul și potențialul conducător sau manager al proiectului.
4. Țineți o întâlnire Kickoff
O întâlnire de lansare este aceea în care sunt prezentați toți cei care vor lucra la proiect. Această ședință stabilește tonul lucrului înainte și asigură că toți cei din echipa de proiect au informații clare despre ce vor face și de ce.
Observați cum organizarea unei întâlniri de început nu este chiar apropiată de primul lucru pe care îl faceți atunci când gestionați un proiect! Deoarece lansarea ajută pe toți să obțină pe aceeași pagină, doriți să fiți sigur că aveți o înțelegere clară a proiectului și a domeniului de aplicare, astfel încât să îl transmiteți tuturor cu încredere.
În timpul unei întâlniri de început, conducerea proiectului ar trebui să definească cel puțin aceste patru aspecte:
- Domeniul de aplicare al proiectului,
- Jucătorii și rolurile lor,
- Produse livrabile și
- Puncte de reper.
Am vorbit deja despre domeniul de aplicare al proiectului. Pentru jucători și rolurile lor, conducerea proiectului va prezenta diferitele echipe și contribuitori unul la altul. În plus, întâlnirea de la început este momentul ideal pentru a discuta despre ierarhie, adică cine raportează cui și cine se înscrie la muncă.
O discuție a rezultatelor se va suprapune cu cea a ierarhiei, deoarece trebuie să răspundeți la întrebarea „Cine va primi fiecare livrare?”
Punctele de referință (așa cum se arată în software-ul de gestionare a proiectului Choice Editor, Proiecte de lucru în echipă, mai sus) sunt puncte dintr-un proiect care arată un progres clar către obiectivul final. Când construiți o casă, punctul în care aveți o fundație turnată și setată ar putea fi un punct de reper. Când aveți cadrul în loc, aceasta este o altă etapă. În momentul unei întâlniri de început, ar trebui să știți care vor fi reperele proiectului, chiar dacă nu aveți date închise pentru acestea. Uneori, aveți nevoie de alți experți din echipă, cum ar fi plumbul de programare sau cel de proiectare, pentru a vă da seama exact când ar trebui să cadă acele repere. Este bine să intri într-o întâlnire de start cu o idee bruscă a termenelor de referință, dar oferă fiecărei echipe o șansă să cântărească și să le ajusteze.
5. Identificați termenele proiectului
Mai devreme, am vorbit despre modul în care fiecare proiect are data de început și data de încheiere. Lansarea poate fi data oficială a începerii. Data de încheiere ar trebui să marcheze închiderea finală absolută a tuturor lucrărilor. Nici o lucrare la proiect nu se întâmplă după această dată. Este un adevărat moment de distrugere a creioanelor.
După ce ați avut o întâlnire de început, toți jucătorii-cheie (cum ar fi managerul de proiect și conducerea echipei) pot descoperi reperele exacte și datele de livrare și le pot înscrie într-un calendar între data de început și data de sfârșit.
Dacă utilizați software de gestionare a proiectelor, aceasta este momentul în care veți începe să îl utilizați. Introduceți toate datele importante în aplicație. Puteți încărca, de asemenea, alte documentații pe care le-ați creat până acum, cum ar fi scopul proiectului. Acum este și momentul potrivit pentru a începe să invitați toți jucătorii să se alăture software-ului. Pe măsură ce oamenii se alătură aplicației de gestionare a proiectului, ei pot primi misiuni, își pot actualiza progresul și pot colabora în alte moduri. Un exemplu de toate aceste informații, prezentat într-un grafic gantt în TeamGantt, poate fi văzut mai jos. Pentru mai multe informații despre graficele Gantt, puteți citi articolul meu despre 5 Pași simpli pentru a începe să începeți cu diagramele Gantt.
6. Stabiliți așteptări pentru comunicare
Atât după ședința de start, cât și pe parcursul întregului proiect, este important să menținem liniile de comunicare deschise. Indiferent dacă grupul dvs. are un manager de proiect cu normă întreagă sau nu, cine este principalul punct de contact pentru proiect trebuie să fie cel care încurajează și facilitează comunicarea. Nu este o idee proastă să țineți o altă întâlnire cu toate mâinile înainte ca proiectul să se ridice, astfel încât oamenii să poată pune orice întrebări rămase.
Stabiliți așteptările pentru comunicare din timp. Conducătorii echipei vor trimite o actualizare săptămânală cu privire la progresul echipei lor? Câte întâlniri cu toate mâinile veți avea pe parcursul derulării proiectului - uneori nu sunt deloc necesare; de ce are nevoie proiectul tău? Deseori, echipele mai mici din cadrul unui proiect, cum ar fi echipa de proiectare sau echipa de programare, au întâlniri recurente de check-in în care toată lumea își recapătă ceea ce a făcut recent și ridică eventualele probleme. Cu cât mai mulți oameni dau voce la potențialele probleme din timp, cu atât șansele tuturor sunt de a le zădărnici sau de a le face față.
A merge inainte
Înarmat cu aceste sfaturi pentru a începe, puteți săpa acum în carnea proiectului. Software-ul de gestionare a proiectelor face un drum lung pentru a ajuta toată lumea să fie implicată în proiect cu privire la progresul său. De asemenea, este nevoie de o cantitate bună de interacțiune umană și o cât mai multă claritate cu privire la proiect și la detaliile acestuia.
