6 Moduri în care tehnologia modernă de imprimare vă poate ajuta afacerea

Prezentat de Epson - Dacă ați retrogradat imprimanta la starea arzătorului, atunci poate doriți să vă întoarceți pentru un aspect nou. Mulțumim imprimării gestionate și imprimării dvs. ecologice afacerile vor putea schimba complet modul în care angajații dvs. se apropie de imprimare, precum și modul în care plătiți pentru asta. Iată șase exemple specifice pentru a vă începe.

Tipărire gestionată

Vă amintiți ultima dată când a trebuit să introduceți cartușul cu toner în imprimanta cu laser de birou? Și apoi ultima dată când ați văzut încă o factură pentru același toner și v-ați întrebat unde merge totul? Acesta este doar un exemplu de ceea ce poate face un serviciu de imprimare gestionat pentru tine. Dacă nu ați auzit niciodată termenul, atunci gândiți-vă la el ca la o altă evoluție a Software-as-a-Service (SaaS), cu excepția faptului că este imprimarea-ca-un-serviciu (PaaS). Funcțiile vor varia, dar vă puteți înscrie pentru un astfel de serviciu și veți putea alege imprimanta potrivită pentru mediul dvs., să plătiți o taxă de abonament și să începeți să imprimați. Tot ce trebuie să furnizați este hârtia. Serviciul de abonare va avea grijă de consumabilele de toner, de problemele imprimantei și de toate celelalte dureri de cap. În plus, majoritatea serviciilor vor furniza și aceste trei avantaje suplimentare:

• Evaluarea tipăririi: Majoritatea organizațiilor habar nu au despre ce este procesul lor de imprimare - cine tipărește, ce tipărește și cât de mult tipăresc. Acest lucru se datorează faptului că majoritatea birourilor sunt alcătuite nu doar din două sau trei imprimante standard pentru birou, de exemplu, ci și de nenumărate „imprimante umbre”, sub formă de dispozitive de imprimare personale pe care utilizatorii le-au instalat pe birourile lor (fie ei înșiși, fie pentru a sprijini unii proces de afaceri puțin cunoscut). Acest lucru poate conduce serios la creșterea nu numai a costurilor de toner, ci și a hârtiei, hardware-ului și tarifelor IT-man-hour. Atunci când selectați un serviciu de imprimare gestionat, căutați unul care va trimite un specialist la fața locului pentru a verifica numărul de imprimante instalate și pentru a studia modul în care sunt utilizate. Apoi, transformați aceste cunoștințe într-o recomandare a numărului și tipului de imprimante adecvate de care are nevoie cu adevărat organizația dvs.
• Gestionarea granulară: Serviciile de imprimare gestionate ar trebui să fie foarte importante pentru management. Căutați servicii care nu gestionează doar conectivitatea și sănătatea imprimantei, dar și care urmăresc costurile și utilizarea. Unele pot oferi detalii până la nivelul utilizatorului individual. Nu numai că acest lucru vă oferă informații detaliate despre cine tipărește cel mai mult, de ce și cât costă, dar vă permite să utilizați informațiile respective (împreună cu ceea ce ați învățat în timpul evaluării dvs. de imprimare) pentru a vă regla și a optimiza procesul de imprimare, fără să plătești vreodată mai mult decât abonamentul tău.
• Controlul costurilor cu imprimare simplificată: Avantajul cel mai evident al utilizării unui serviciu de imprimare gestionat este să te bucuri de o viață simplificată. Toate acele mici dureri de cap care v-au trimis înfiorări în dulapul de aprovizionare sau apelarea IT sunt acum gestionate de furnizorul de servicii. Furnizorul folosește un software de management avansat și proprietar tipic, care le oferă acest tip de control, menținând totuși o prezență în afara site-ului, folosind norul. Dar aceeași tehnologie are adesea avantaje suplimentare, cel mai remarcabil în acest caz fiind faptul că utilizatorii dvs. vor avea posibilitatea de a imprima pe orice imprimantă din abonamentul dvs. indiferent unde se află pe internet. Pentru chiar și un personal mijlociu al războinicilor de vânzări, aceasta nu numai că economisește bani prin fax, dar oferă o flexibilitate suplimentară pentru a obține documente exact persoanei la care trebuie să ajungă, mai repede și mai fiabil.
• Securitate consolidată: Implementarea imprimării gestionate înseamnă, de asemenea, creșterea securității, ceea ce este esențial atunci când vorbim despre imprimare conectată. Tipărirea gestionată vă poate ajuta cu autentificarea și gestionarea identității, precum și cu mai multe caracteristici de securitate hands-on, cum ar fi codurile PIN sau filtrarea IP.

Imprimare durabilă

Imprimarea durabilă sună ca un cuvânt cheie de marketing care va aduce un beneficiu tangibil pentru afacerea dvs. Dar, în practică, nu numai că ajută mediul înconjurător, dar vă poate economisi bani considerabili. O soluție de imprimare „verde” care ar ajuta majoritatea întreprinderilor, dar care nu vă vine imediat în minte atunci când vă gândiți la facilități ecologice este o imprimantă multifuncțională sau all-in-one. Deplasându-vă la un astfel de dispozitiv, nu numai că economisiți energie electrică (un dispozitiv față de cel puțin două și de multe ori trei), dar economisiți și spațiu și utilizarea consumabilelor. În plus, dacă vă mutați pe un astfel de dispozitiv printr-un serviciu de imprimare gestionat (precum cele descrise mai sus), atunci veți primi nu numai cea mai recentă tehnologie de imprimare, ci și cea mai recentă tehnologie verde. În ceea ce privește imprimantele, aceasta se împarte în două categorii generale de beneficii potențiale:

Reducerea tonerului și a cartușului: Majoritatea producătorilor de imprimante cu nume mari au dezvoltat noi motoare de imprimare în ultimii ani, care au ca scop reducerea utilizării tonerului și cerneală, precum și reducerea sau chiar eliminarea numărului de cartușe de imprimare folosite. în depozitele de deșeuri. Amândouă, Canon și Epson au linii de imprimantă fără cartuș, eco-conștiente, în timp ce Brother, HP și Xerox au programe de reciclare a cartușelor care vă pot ajuta să aruncați cu ușurință cartușele folosite, pentru un impact mai mic asupra mediului.

Utilizați un software inteligent: acesta este de fapt un beneficiu lateral al unei strategii de imprimare optimizate în cloud. Cei mai mulți furnizori de imprimare gestionați vor oferi aceste tipuri de soluții, dar puteți să le configurați chiar și dvs., dacă aveți câteva fisiere IT. Este pur și simplu o problemă de cartografiere a proceselor de afaceri care implică imprimante pe cât mai multe programe software, mai degrabă decât pe hârtie. De exemplu, aveți cu adevărat nevoie de a imprima acea comandă de cumpărare pentru contabilitate? Sau ar fi la fel de eficient, dacă nu chiar mai eficient, mai de încredere și mai sigur, ca imprimanta să genereze pur și simplu un fișier care apare într-un folder de stocare cloud la care contabilitatea are acces? Ei pot apoi să-l deschidă pur și simplu în orice softuri le folosesc și să continue procesul de afaceri de acolo. Acest tip de schimbare poate include nu doar stocarea în cloud, ci și alte aplicații, inclusiv gestionarea documentelor, managementul relațiilor cu clienții (CRM), planificarea resurselor întreprinderii (ERP) și chiar e-mail sau software de colaborare online, pentru a numi doar câteva. Poate elimina complet tehnologiile de îmbătrânire, în special faxul și copierea și vă permit să adăugați un strat de organizare imediată și securitate a datelor pe care hârtia pur și simplu nu le poate oferi. De asemenea, poate include cu ușurință și în siguranță dispozitivele mobile și lucrătorii la distanță, ceea ce este de obicei foarte dificil de făcut cu dispozitivele mai vechi.

Este posibil ca imprimarea să nu mai fie tehnologia IT despre care mai auzim, dar asta nu înseamnă că categoria a încetat să inoveze. Dacă tot folosești imprimante de birou behemoth care evaporă tonerul și mestecă prin pădurile de copaci, atunci este timpul să aruncăm o privire mai atentă asupra a ceea ce este disponibil astăzi. Stați cu oamenii din organizația dvs. care utilizează cel mai mult imprimantele dvs. și identificați cu atenție de ce și cum sunt utilizate aceste dispozitive. Apoi, potriviți-vă cu ceea ce oferă producătorii de imprimante astăzi împreună cu serviciile cloud și aplicațiile de afaceri bazate pe SaaS. Ați putea fi șocat de cât de eficient poate conduce afacerea dvs., în același timp economisind bani considerabili.