Organizați-vă: 7 sfaturi ușoare pentru a merge în sfârșit fără hârtie

Câte bucăți de hârtie sunt pe blatul din bucătărie, masa din sufragerie sau un alt loc în care nu aparțin? Vă atârnați încasări în caz că aveți nevoie din nou de ele? Există o grămadă de hârtii de la veterinar pe care le păstrați în caz că trebuie să vă amintiți exact ce medicamente a luat animalul dvs. de companie în urmă cu trei ani? Toată acea hârtie stă acolo, așteptând un moment în care vei putea face față cu ea, orice înseamnă. (Înseamnă să aruncăm o privire spre fiecare pagină și apoi să-i împingeți pe toți în coșul de reciclare.) Este timpul să scăpați de hârtie și de toată vina care se acumulează. E timpul să mergi fără hârtie.

Sunt fără hârtie de aproape un deceniu. Prin hârtie, nu vreau să spun că există zero bucăți de hârtie în viața mea. Încă îmi trebuie certificatul de naștere pe hârtie, și folosesc un mic caiet de hârtie pentru o clasă de limbă pe care o iau. În mare parte, însă, nu stau pe hârtie. În schimb, scanez documente importante într-un serviciu de stocare și păstrez note digitale într-o aplicație care ia notițe. De asemenea, îmi scriu lista de activități și lista de cumpărături în telefon și fixez recomandările restaurantelor pe o hartă online. Există o mulțime de moduri simple de a elimina hârtia din viața ta.

A merge digital este ușor. Partea grea nu este să lăsați hârtia să revină. Dacă sunteți gata să scăpați de cea mai mare parte a hârtiei din viața voastră, iată ce trebuie să știți pentru a începe și pentru a o menține.

1) Uitați de Backlog

Poate părea contraintuitiv, dar primul pas în a merge fără hârtie este să uiți de toate lucrările pe care le-ai acumulat deja și să te concentrezi pe noile obiceiuri pe care trebuie să le adopți pentru a merge fără hârtie începând de acum. Nu priviți înapoi: Adoptați o abordare avansată.

Vei ajunge într-o zi la teancurile de hârtie existente - sau nu. Deocamdată, nu lăsa acele documente să te țină înapoi. Să fii nevoit să te ocupi de un proces de întârziere se poate simți copleșitor, iar când oamenii se simt copleșiți, ei se amână. Așadar, uitați de asta deocamdată. În schimb, depune-ți efortul în a te asigura că nu e mai mare întârzierea.

2) Obțineți aceste cinci aplicații

Există cinci aplicații sau servicii de care aveți nevoie pentru a merge fără hârtie. Sunt:

• o aplicație de listă de făcut,
• o aplicație de scanare,
• un serviciu de stocare online, care este locul în care veți pune fișierele dvs. digitale (mai multe în acest moment),
• instrumente de semnătură electronică (Adobe Acrobat este un exemplu bun) pentru semnarea documentelor digitale fără a le tipări și
• un serviciu de livrare de documente pentru trimiterea documentelor oficiale fără a le tipări.

Vezi aici recomandările mele pentru fiecare tip de aplicație.

3) Alegeți un serviciu de stocare

Să săpăm puțin mai mult pe a treia aplicație, un serviciu de stocare, pentru că este mai complicat decât celelalte. Serviciul de stocare este locul în care veți păstra versiunile digitale ale documentelor dvs. pe hârtie.

În mod ideal, doriți un serviciu de stocare care să vă facă fișierele accesibile indiferent unde vă aflați și să le faceți backup. O opțiune este să folosiți un serviciu de stocare online și de partajare a fișierelor, cum ar fi Dropbox sau Microsoft OneDrive.

O altă opțiune este utilizarea unui serviciu conceput în special pentru persoanele care doresc să plece fără hârtie. Neat și FileThis sunt două exemple. Acestea au instrumente speciale pentru persoanele fără hârtie, cum ar fi posibilitatea de a eticheta și eticheta automat tipurile de documente pe care le recunoaște, precum impozitele. FileThis are, de asemenea, un serviciu "preluare" care copiază automat documentele importante pe care le găsește în contul de e-mail.

Indiferent de serviciul pe care îl alegeți, alegeți unul și rămâneți cu acesta, astfel încât să puteți pune toate documentele dvs. digitale într-un singur loc.

4) Înscrieți-vă pentru declarații de e-mail și plăți digitale

Dacă mai primiți facturi și declarații pe hârtie, înscrieți-vă pentru a le primi prin e-mail în locul în care puteți. Dacă mai trimiteți cecuri în mod regulat, vedeți dacă puteți trece la efectuarea plăților online.

Deși companiile de utilități și băncile au onorat plățile digitale de ani buni, ultimele dețineri care nu le acceptă întotdeauna sunt proprietarii și companiile de administrare. Dacă sunteți blocat în această situație, încercați să explicați că își vor primi banii mai repede și mai fiabil atunci când acceptă plăți digitale. Chiar și cele mai mici întreprinderi pot accepta transferuri bancare directe cu mici sau fără taxe. Când puteți plăti toate facturile în mod digital, mai degrabă decât cu cecuri și plicuri, veți obține un pas mai aproape de a fi fără hârtie.

5) Scanați și rușiți

Acum este timpul să începeți să dezvoltați noi obiceiuri. Scanarea, mărunțirea sau reciclarea este cea pe care o vei face cel mai mult. Prefer foarte mult să scanez folosind o aplicație mobilă, dar puteți folosi și un scaner de birou sau funcția de scanare pe o imprimantă multifuncțională.

Creează-ți o regulă care să fie ceva de genul: atunci când obțin o hârtie nouă pe care trebuie să o digitalizez, îmi voi folosi telefonul pentru a-l scana imediat și apoi așeză hârtia în grămada de reciclare sau mărunțire. Mai bine, aruncați-l direct în mașină de tocat. De ce să aștepți?

Să te forțezi să urmezi acel obicei poate fi greu. „Nu am timp să scanez asta acum”, ați putea spune. Exersează-ți noua obișnuință scanând un document sau două din lista de date, doar pentru a încerca. Cât timp îi ia? Ce aplicație ați folosit? S-ar putea, de asemenea, să descoperiți că scanarea documentelor în lumină naturală merge mai ușor decât o faceți cu iluminarea interioară. După ce ai înțeles cum să faci și cât timp durează, poți avea un timp mai ușor de urmărit.

6) Dezvoltați alte fluxuri de lucru

Scanarea și mărunțirea sunt un singur flux de lucru. Pe măsură ce te simți confortabil cu stilul tău de viață fără hârtie, vei vedea că ai nevoie de mai multe fluxuri de lucru pentru alte situații.

Iată un exemplu: când cumpărați un produs nou, puteți face fotografii cu manualul, chitanța, garanția și numărul de serie sau orice alte informații relevante. Încărcați imaginile respective în serviciul de stocare și apoi scăpați de hârtiile străine.

Un alt flux de lucru pe care l-ați putea crea este să economisiți o grămadă de hârtii pe care credeți că ar trebui să le mărunțiți, dar nu sunteți siguri în acest moment, apoi treceți prin ele într-o zi dedicată. Alegeți ora și data, fie în fiecare sâmbătă sau în prima duminică a lunii și folosiți acest timp pentru a vă șterge stiva.

Uneori, poate doriți să scanați hârtiile păstrând, de asemenea, originalele, în cazul certificatelor de asigurare, a documentelor proprietarului, etc. Digitalizându-le, creați o copie de rezervă și vă asigurați că aveți acces la informațiile pe care le conțin, chiar dacă nu puteți pune mâna pe original.

7) Nu o depășiți

Există câteva documente pe care le veți întreba dacă le păstrați originalele sau le digitalizați și le mărunțați. Când vă confruntați cu un apel dur, nu-l răsturnați. A fi fără hârtie ar trebui să-ți facă viața mai simplă și mai ușoară - nu mai stresantă. Stochează originalul într-un folder, un liant pentru acordeon sau un dulap de depozitare. Nimeni nu va veni să-ți ia cardul Paperless Club dacă te agăți de câteva hârtii.

Înregistrările medicale sunt complicate, deoarece trebuie să le digitalizați și să le depozitați electronic doar dacă aveți un sistem compatibil cu HIPAA. S-ar putea să vă hotărâți să le introduceți într-un folder sau un liant pentru acordeon și să-l treceți o dată pe an pentru orice este gata să arunce.

Acestea fiind spuse, nu atârnați și nu vă deranjați digitalizarea hârtiilor care nu au niciun scop. Dacă ești tipul de persoană care atârnă cu sârguință pe hârtie crezând că faci lucrul responsabil, se poate simți înfricoșător să te mărunțești și să reciclezi orice . Dar vei avea vreodată nevoie de acea chitanță pentru un sandwich sau o explicație a declarațiilor de beneficii de acum doi ani? Împărțiți-i și lăsați-o.