7 Moduri de a face upgrade-ul dvs. de telecomunicare fără întreruperi

Indiferent dacă treceți de la un sistem telefonic vechi (POTS) vechi sau pur și simplu migrați serviciul dvs. de voce-over-IP (VoIP) existent la un alt furnizor, schimbarea serviciilor vocale este dificilă și potențial periculoasă pentru productivitatea angajaților dumneavoastră. Este crucial să te pregătești. Există mai mulți pași importanți pe care trebuie să îi faceți înainte ca serviciul dvs. să fie activat pentru a asigura funcționarea lină. Lățimea de bandă, încărcările de apel și situațiile de urgență sunt printre factorii importanți care trebuie luați în considerare în timpul procesului de pregătire.

Am discutat cu Jeff Valentine, Chief Marketing Officer la NetFortris Fonality, unul dintre serviciile noastre de alegere a redactorilor pentru business VoIP, pentru a discuta pașii pe care trebuie să îi facă afacerea dvs. înainte de o actualizare VoIP pentru a garanta că nu este perturbată. În cea mai mare parte, procesul de configurare VoIP este mai mult știință decât artă. Aceasta este o veste bună pentru dumneavoastră, deoarece înseamnă că, dacă urmați sfaturile de la Valentine și pe cel al alesului de servicii VoIP și furnizor de servicii de internet (ISP), atunci ar trebui să aveți o implementare ușoară.

1. Asigurați-vă că conexiunea la Internet este gata pentru VoIP

Dacă aveți viteze de internet decente pentru un birou fără o configurare VoIP, atunci ar trebui să contactați ISP-ul dvs. și furnizorul dvs. de VoIP pentru a stabili dacă se poate gestiona sau nu sarcinile adăugate de VoIP.

"Prima cauza a problemelor este conexiunile la internet proaste", a spus Valentine. Vă recomandă să vă testați conexiunea pentru viteză și calitate și, dacă determinați că nu va putea gestiona tensiunea datelor VoIP, puteți face două lucruri pentru a îmbunătăți calitatea apelurilor fără a schimba serviciile. În primul rând, pentru a afla dacă conexiunea dvs. poate gestiona VoIP, el vă recomandă să efectuați un proces cu furnizorul dvs. de alegere.

„Dacă sună bine, ești mai probabil să ai o conexiune bună”, a spus el. Dacă descoperiți că conexiunea dvs. cauzează perturbări, el sugerează o linie privată între afacerea dvs. și furnizorul VoIP pentru a crea o conexiune privată de lățime de bandă care nu va fi perturbată de alte procese de birou.

În al doilea rând, Valentine îi sfătuiește clienților săi cu conexiuni slabe să instaleze un sistem VoIP / analog hibrid pentru a menține sarcinile de muncă la un nivel absolut absolut. Regula generală pentru instalarea unui sistem VoIP este aceea că ar trebui să creșteți lățimea de bandă cu 100 Kbps. Deci, pentru fiecare 10 utilizatori, ar trebui să aveți 1 Mbps de transfer de lățime de bandă disponibil în rețeaua dvs.

2. Cumpărați un router cu caracteristicile calității serviciilor

Unele routere sunt capabile să difuzeze traficul de calitate al serviciilor (QoS). Această caracteristică este proiectată pentru a segmenta lățimea de bandă VoIP de la toate celelalte lățimi de bandă ale rețelei. Practic, vă va permite să alegeți aplicații specifice care rulează pe rețeaua dvs. pe baza semnăturii lor de trafic, apoi vă va permite administratorului IT să atribuie priorități sau un procent garantat din capacitatea totală a conductelor dvs. pentru aplicațiile pe baza cât de importante sunt pentru afacerea dvs. Aceasta înseamnă că traficul VoIP primește întotdeauna, astfel încât să nu fiți întrerupt la apeluri dacă cineva decide să transmită fluxul Netflix în timpul prânzului. Astăzi, există foarte puține routere care nu sunt capabile de QoS într-o anumită formă, dar ar trebui să discutați cu furnizorul pentru a vedea dacă au un partener preferat.

Un lucru de reținut este că routerele nu vă vor putea ajuta dacă rețeaua furnizorului VoIP este congestionată. Ele vă vor ajuta doar dacă rețeaua dvs. internă este problema, ceea ce ne conduce la următorul nostru punct important.

3. Verificați fiabilitatea furnizorului dvs.

Acesta este un instrument fără probleme, deoarece, dacă serviciul VoIP este dezactivat, nu contează cât de ieftin este sau cât de clare sunt apelurile. Majoritatea serviciilor VoIP bazate pe cloud vă permit să vedeți care este timpul lor de utilizare mediu pentru a determina cât de des nu reușește întregul lor sistem. Dacă nu fac publice aceste informații pe site-ul lor web, trebuie să le întrebați direct.

Dacă furnizorul dvs. preferat are o înregistrare precisă pentru gestionarea orei de funcționare, este posibil să pierdeți serviciul telefonic în cel mai important moment al zilei sau al anului. O întrerupere a serviciului ca aceasta poate fi inactivă pentru întreprinderile bazate pe telefon.

4. Separați traficul VoIP prin VLAN

În plus față de routerele QoS, puteți utiliza o rețea virtuală de zonă locală (VLAN) pentru a segmenta traficul vocal. Vă puteți gândi la un VLAN ca la o rețea din rețea. VLAN-urile se pot baza pe mai multe caracteristici, inclusiv locația, dispozitivele, grupurile de utilizatori și, da, tipul de trafic. În cazul VoIP, un VLAN va segmenta pur și simplu traficul în cadrul capacității rețelei dvs. generale pentru a oferi o reacție mai imediată. Acest lucru este util în special pentru companiile cu peste 50 de angajați care utilizează un serviciu VoIP.

De asemenea, este posibil să doriți să încercați o rețea largă definită prin software (SD-WAN), care oferă o conexiune la internet care se află pe partea de sus a conexiunii dvs. de internet existente. De exemplu, dacă aveți internet Time Warner, un router SD-WAN va canaliza traficul printr-o rețea virtuală virtuală (VPN) pe traficul dvs. Time Warner pentru a vă asigura că traficul ajunge în locul în care este cel mai necesar. Sau vă va permite să conectați un al doilea serviciu ISP la VPN pentru a determina ce serviciu funcționează cel mai bine în acest moment pentru a direcționa traficul către acea rețea.

5. Determinați încărcarea apelului corect

Valentine recomandă un raport de la 1 la 1 între numărul de angajați care utilizează VoIP și sarcina totală a apelurilor disponibile pe sistemul dvs. Aceasta înseamnă că serviciul dvs. VoIP ar trebui să poată gestiona fiecare angajat care ia un apel VoIP în același timp.

Acest lucru va necesita un pic de perspectivă din partea dvs., deoarece ar putea fi necesar să extindeți sau să reduceți numărul de angajați la compania dvs. Așadar, dacă intenționați să vă angajați într-o perioadă de angajare majoră sau dacă intenționați concedieri, luați în considerare sarcina maximă a apelurilor.

6. Evaluează mai multe telefoane SIP

Protocolul principal care leagă apelurile VoIP și perifericele împreună este Protocolul inițiat în sesiune (SIP). Aproape toate dispozitivele VoIP - inclusiv routere, comutatoare și dispozitive portabile - vor suporta SIP dacă nu fac parte dintr-o soluție proprie care își folosește propriul protocol. Când căutați telefoane compatibile cu VoIP, SIP va fi un protocol pe care aproape întotdeauna îl vedeți listat drept „acceptat”. Dar nu este tot ce există la un telefon VoIP.

Ar trebui să testați cu siguranță mai multe varietăți diferite de telefon SIP pentru a vedea cum funcționează cu furnizorul VoIP ales. Furnizorul dvs. va avea, de regulă, parteneri hardware preferați și poate avea chiar și un serviciu care va preconfigura acele telefoane pentru a fi expediate înainte de expediere, astfel încât să puteți conecta și juca odată ce sosesc. Cu toate acestea, nu lăsați ca această comoditate să vă înnebunească inutil, deoarece există alte considerente.

Pentru unul, ar trebui să vă testați telefoanele pentru a vedea cum funcționează cu platforma de rutare aleasă, precum și cu orice aplicații pe care le veți rula, care stau deasupra rețelei VoIP sau vă conectați la ele - lucruri precum platforma de asistență, clientul dvs. aplicația de gestionare a relațiilor (CRM) și cu siguranță instrumentele dvs. de management IT. În cele din urmă, dacă furnizați apeluri VoIP fără fir la dispozitivele mobile și oricare dintre acestea provine de la furnizorul dvs. de telefoane, atunci ar trebui să le testați amănunțit. Vocea este o platformă de comunicare critică și cu siguranță o tehnologie matură, însă VoIP are încă o mulțime de capcane pentru cei care nu sunt testați sau nedoriti; asigurați-vă că nu sunteți printre ei.

7. Stabilirea unui plan telefonic de urgență

Dacă urmați pașii menționați mai sus, probabil veți avea o tranziție fără efort. Cu toate acestea, ar trebui să fiți pregătit pentru scenarii de dezastru. O modalitate de a garanta că veți avea timpul de funcționare în permanență este de a construi un sistem VoIP local / bazat pe cloud hibrid. În felul acesta, dacă cloud-ul furnizorului dvs. se reduce, atunci puteți utiliza resursele dvs. interne pentru a transfera apeluri. Sau dacă există o inundație în cartierul dvs., atunci puteți transfera toată volumul de muncă în cloud-ul furnizorului dvs.

"Acest lucru se întâmplă cu o frecvență din ce în ce mai mare", a spus Valentine. "În cazul în care o clădire pierde puterea, o afacere care se bazează pe telefoane este în afara activității. Dacă vă mutați în cloud, puteți evita problema întreruperilor locale. Dar, dacă norul are o întrerupere, este posibil ca furnizorul dvs. să poată trimite apelează prin intermediul liniilor de telefon, și nu al conexiunii la internet."

Dacă sistemul telefonic este scăzut atât la nivel local cât și la nivel local, atunci este crucial să direcționați traficul către alte metode de comunicare, cum ar fi chatul și e-mailul. Clienții dvs. vor fi în continuare supărați, dar vor opta, probabil, să-și exprime nemulțumirea agenților de chat, în loc să se aventureze pe rețelele de socializare.