Poate pe facebook locul de muncă să omoare e-mailul biroului?

Un nou val de software de colaborare online amenință să reducă în mod dramatic (dacă nu elimina) comunicarea prin e-mail prin birou. Produse precum Slack, Echipele Microsoft și Facebook Workplace permit utilizatorilor de afaceri să converseze prin text și conferință video, să trimită fișiere GIF și emoji și chiar să partajeze fișiere - toate fără a lăsa confortul unui browser web sau al unei aplicații locale.

Dacă nu sunteți familiarizat cu această formă de software de colaborare, consultați articolul nostru despre diferența dintre echipele Slack și Microsoft. În ea, veți găsi o serie de cele mai bune caracteristici disponibile atât pentru aceste platforme lider în industrie, cât și pentru caracteristicile unice ale fiecărei platforme., vom analiza în mod special cele patru caracteristici ale Facebook Workplace, o nouă suită intrigantă de colaborare în afaceri și vom examina de ce ar putea înlocui majoritatea e-mailurilor inter-office. Pentru aceia dintre voi care nu au folosit niciodată Facebook Workplace (și nici nu avem noi), nu vă temeți: locul de muncă pare a fi aproape identic cu Facebook-ul pe care îl utilizați în viața personală. De fapt, dacă afacerea dvs. adoptă software-ul, probabil că veți fi inundați de un flux similar de fotografii pentru copii și pisici. Asta pare a fi atât de perfect în ceea ce privește instrumentul (și echipele Microsoft și Slack): replică un instrument pe care îl folosești în viața ta de zi cu zi, dar îți oferă afacerii tale controlul și autoritatea pentru a ghida conversațiile înapoi la serviciu.

De asemenea, vom examina dacă locul de muncă (și, implicit, echipele Microsoft și Slack) ar putea înlocui vreodată e-mailul pentru comunicații externe. Alertă spoiler: Probabil că nu (cel puțin nu încă).

1. Grupuri

Email-ul este destul de ușor de utilizat, dar conversațiile pot deveni copleșitoare, mai ales atunci când prea mulți utilizatori sunt pe un singur fir. Când vine vorba de subiectele de e-mail, gândiți-vă la cât de des răspund mai multe persoane simultan la același e-mail, răspundeți unei persoane în locul întregului thread sau răspundeți tuturor în locul aceluiași destinatar.

Cu Facebook Workplace, puteți utiliza funcția Grupuri a instrumentului pentru a aduna angajații relevanți într-un singur fir în care sunt liberi să discute între ei într-un forum public, să atașați fișiere mari pentru acei lucrători care ar dori să aibă acces și chiar să caute persoane vechi arăta modul în care ați căuta în căsuța de e-mail pentru conversații vechi.

Workplace vă permite chiar să creați grupuri multi-companii care vă permit să colaborați cu alte echipe de la locul de muncă. Acest lucru este util în special pentru echipele de publicitate care lucrează cu clienți externi și echipe de servicii care lucrează cu conturi cu mănuși albe, de exemplu.

2. Feed News

Știm cu toții cât de ușor este să ratăm un e-mail la întreaga companie. Fie suntem prea ocupați, fie ne grăbim, și decidem să deschidem mesajul mai târziu și mai târziu nu se întâmplă niciodată. Cu Workplace, angajaților li se oferă imediat un News News care prezintă cele mai importante povești ale zilei. Nu numai că mesajul CEO va declanșa o notificare atunci când este postat, dar va trăi probabil în partea de sus a feedului dvs. și veți putea vedea răspunsurile tuturor la mesaj. Acesta este un mod mult mai transparent, mult mai ușor de utilizat de a posta, citi și răspunde la mesaje.

În plus, postărilor mai importante li se acordă mai multă greutate decât postărilor mai puțin semnificative, ceea ce înseamnă că, în mod automat, ai mai multe șanse să vezi ceea ce trebuie să vezi. Prin e-mail, fiecărui mesaj i se acordă o greutate egală până când cântărești importanța mesajului.

Ura ce vezi pe locul de muncă? Anulați ștergerea subiectului sau ștergeți postarea - ambele opțiuni sunt mai bune decât trimiterea unui mesaj la nivelul întregii companii spunând: „Scoateți-mi acest fir de email blestemat”.

3. Transmisie în direct

Cu toții am văzut videoclipuri în direct de la marile companii media, precum The New York Times , NBC și, desigur, PCMag, dar puteți transmite în direct direct și pe Facebook Workplace. Aceasta este o caracteristică extrem de utilă atât pentru activități serioase, cât și pentru activități de legătură în grup. Vorbește CEO-ul tău la o conferință? Difuzați live nota principală tuturor celor care nu au putut participa. Echipa dvs. de PR face parte de Ice Bucket Challenge? Alăturați-le de la o distanță sigură și caldă prin vizionarea videoclipului live.

Nicio platformă de e-mail nu vă va oferi acel nivel de funcționalitate și imediate. Cu ajutorul e-mailului, va trebui să înregistrați videoclipul, să îl salvați pe desktop sau în serviciul de streaming și apoi să îl împărtășiți prin intermediul mesajului de e-mail masiv cu toți cei din companie. Acesta este un mod lent, cu mai multe etape, la începutul anilor 2000, de a împărtăși conținut cu colegii tăi.

4. Fără spam

Oricât de stricte sunt filtrele de e-mail ale companiei dvs., veți fi fără îndoială inundați de spam. Pe de altă parte, Facebook Workplace este o comunitate închisă la care pot avea acces doar angajații și partenerii înregistrați. Sigur, s-ar putea să vezi prea multe meme-uri și legături politice pe locul de muncă, dar cel puțin poți să-ți rușinezi public colegul din această practică. Cu spam, mesajele vor continua să vină în curierul de primire, indiferent de cât de tare urli.

O doză de realitate

Să fim sinceri: e-mailul nu merge nicăieri. Aplicațiile de colaborare nu vor ucide niciodată e-mailul pentru comunicații externe. Echipa dvs. informatică nu va putea să îmbarcă pe oricine din afara companiei dvs. care solicită acces la grupul dvs. intern pentru a vă trimite un mesaj direct. Acest lucru nu este fezabil, prudent sau rentabil (Facebook Workplace începe cu 3 USD pe utilizator).

Dacă oamenii ar fi mai înclinați să folosească telefoane decât sunt, atunci o combinație de aplicație de colaborare pentru mesagerie internă și apelare vocală pentru comunicații externe ar face trucul. Din păcate, nimeni nu vrea să răspundă la fiecare apel care vine peste biroul lor. De asemenea, oamenii urăsc conectarea la mesageria vocală. Este mult mai ușor să monitorizați e-mailurile și să răspundeți doar la acele mesaje la care alegeți să răspundeți.

Pentru comunicațiile de marketing, niciun suport nu este la fel de ușor sau rentabil ca e-mailul. Gândește-te cât de enervat ai fi dacă fiecare mesaj de e-mail comercial care te-a trimis în căsuța de e-mail a fost livrat în schimb prin apel telefonic sau mesaj text. Doamne ferește. Din fericire, e-mailul rămâne platforma perfectă pentru comunicatorii externi pentru a trimite pasaje, pentru a oferi cupoane și pentru a vă întreba cât de bine vă pot servi.

Cu toate acestea, este doar o chestiune de timp înainte ca unul dintre producătorii de platforme de colaborare să creeze o modalitate perfectă pentru ca străinii să ajungă la utilizatori fără a perturba ecosistemul platformei interne. De exemplu, dacă ați putea primi un mesaj de chat în Workplace fără ca IT-ul să acorde acces la locul de muncă expeditorului (menținând totodată securitatea sistemului și fără a permite accesul persoanelor din exterior la oricare dintre firele sau grupurile interne ale platformei), atunci nu vedeți niciun motiv pentru care e-mailul nu a putut fi eradicat complet. Dacă aveți idee despre cum să rezolvați aceste probleme, trimiteți-mi un mesaj (pe platforma la alegere).

Facebook a refuzat să comenteze această poveste.