Organizați-vă: 3 moduri de a utiliza noile plăci kanban asana

Unele instrumente de productivitate nu prea au sens până când nu le vezi în acțiune. Așadar, dacă nu ați folosit niciodată placi kanban, s-ar putea să nu fiți înțeles care sunt toate zumzeturile din jurul serviciului de gestionare și colaborare a fluxurilor de lucru de top Asana care adaugă tablouri Kanban. Dacă sunteți interesat să fiți mai productiv la locul de muncă, totuși, merită să vă uitați, așa cum vă voi explica.

Pentru aplicația neinițiată, Asana online, care a câștigat multă tracțiune recent. Acest serviciu este practic o listă de activități cu privire la steroizi. Puteți utiliza Asana cu un grup de oameni și este destul de popular în locurile de muncă. Ce este nou în Asana săptămâna trecută este o caracteristică numită placi, bazată pe placi kanban. Kanban este un termen generic care descrie atât un tip de aplicație cât și un sistem pentru utilizarea aplicației respective. Una dintre cele mai cunoscute aplicații de bord kanban este Trello.

Kanban este, de asemenea, destul de popular printre echipele IT și echipele de dezvoltare software. Când o descriu, aruncă termeni precum Scrum și livrare la timp, așteptându-ne ca oamenii obișnuiți să înțeleagă ce înseamnă ei. Este foarte confuz.

O modalitate mult mai ușoară și mai clară de a înțelege kanban este de a vedea exemple în acțiune. Mai jos sunt câteva exemple de placi kanban care pot fi mai puțin obișnuite la locul de muncă, dar care sunt concepute pentru a face sens aproape tuturor.

1. Urmăriți sarcinile personale: A face, a face, a finaliza

Un mod de a utiliza o placă kanban este să organizezi o listă personală de activități și să te asiguri că nu îți asumi niciodată prea multe sarcini simultan. Haideți să numim acest bord pentru a face, face, face.

În această configurare, aveți trei coloane etichetate Pentru a face, a face și a face. De asemenea, aveți o grămadă de note lipicioase, care în kanban se numesc cărți. Îți scrii sarcinile pe notele lipicioase, o sarcină pe notă și le lipești în coloana To Do. Până acum, bine.

În momentul de față, avem o listă de sarcini în coloana de a face și nimic din coloanele Doing sau Done. Știu că poți vedea unde merge asta, dar nu sari la pasul următor încă.

Ceea ce trebuie să înțelegeți despre plăcile kanban este că sunt vizualizări de informații pe care le puteți urmări la fel de ușor într-un alt mod. În Asana, în schimb, puteți privi sarcinile dvs. în vizualizarea listei, folosind anteturile din listă pentru a diferenția între diferite tipuri de sarcini, ca în imaginea de mai jos.

Dar când vizualizați aceleași informații în vizualizarea de bord, aceasta poate avea un efect psihologic diferit. Plăcile de a face, de a face, de a face, oamenii, de obicei, auto-impun o limită pentru cât de multe sarcini pot fi în coloana lor de a face la un moment dat. Scopul este de a crea un sistem care să vă ghideze să vă concentrați pe doar câteva activități active. Cu o vedere de listă, este ușor să simți că toate sarcinile au o importanță egală și toate trebuie să fie finalizate chiar acum!

Placa kanban To To Do, Doing, Done funcționează foarte bine pentru sarcini complicate care au mulți pași. În imaginile de mai sus și de mai jos, puteți vedea că multe dintre sarcini sunt mari și nu pot fi realizate într-o singură zi. Limitarea listei de efectuare la doar două sau trei sarcini, cel mult, vă încurajează să vă concentrați asupra lor până la finalizarea acestora.

Este foarte simplu să aplici același concept de limitare a activității în desfășurare (Realizare) și la setările unei echipe.

2. Distribuie munca printr-un coș de sarcini partajate

Iată un alt exemplu destul de simplu. Puteți utiliza o placă kanban pentru a pune la dispoziția lucrătorilor persoanele dintr-o echipă pentru a le ridica și a le atribui.

Pentru a face mai ușor de înțeles, să ne prefacem că aceasta este o listă de sarcini casnice. Această gospodărie are trei copii: Andy, Berta și Claudio. Prima coloană kanban este Chores. Următoarele coloane sunt Andy, Berta și Claudio. Ultima coloană este Gata.

Regula gospodăriei este că fiecare copil trebuie să aleagă o sarcină pe care să o facă în fiecare sâmbătă. S-ar putea să apară și alte sarcini din când în când. Copiii au autonomie să-și aleagă corvoada pe baza a ceea ce este disponibil. Ei fac o selecție, trag cartea respectivă în coloana lor și, prin urmare, își asumă responsabilitatea pentru aceasta. Când își termină treburile, mută cardul în coloana Done.

Este ușor să vă imaginați acest aranjament într-un cadru de lucru. S-ar putea să avem o echipă de muncitori cu o grămadă de muncă pe care trebuie să o completeze toate colectiv. În loc să aștepte ca un manager să le atribuie o muncă, ei ajung să solicite o sarcină din coșul de lucru disponibil.

3. Gestionați contacte

Un mod mai neobișnuit de a utiliza o placă kanban este de a păstra listele de contacte bazate pe regiune sau oraș. Din nou, ar putea fi la fel de ușor într-un format de listă, dar pentru mulți oameni, a vedea coloane și cărți are un efect psihologic diferit (pozitiv).

De data aceasta, destul de simplu, consiliul are coloane pentru diferite regiuni și orașe. Fiecare card este un contact care are sediul în acea regiune. Atunci când călătoria te duce într-un anumit loc, poți să te uiți cu ușurință la o listă de contacte la care poți ajunge. În plus, veți observa foarte repede dacă un număr tot mai mare de contacte importante se află în aceeași locație, ceea ce ar putea însemna că trebuie să creșteți cât de des vizitați.

Pentru a automatiza puțin acest proces, puteți să trimiteți e-mailuri de la contacte către un proiect Asana direct. Schimbați linia subiectului în numele și locația contactului pentru a vă face mai ușor să sortați și să cardați mai târziu corect. Văzând cât mai multe persoane includ informațiile lor complete de contact la sfârșitul unui e-mail, veți avea tot ceea ce a fost salvat în carduri.

Faceți mai multe cu Kanban Boards

Sperăm că aceste exemple au făcut ca plăcile kanban să fie puțin mai accesibile celor neinițiați. Utilizarea lor poate fi mult mai complicată, de la urmărirea dezvoltării software pe care am indicat-o mai devreme până la controlul inventarului. Exemplele mai de bază pe care le-am oferit sunt concepute pentru a vă ajuta să înțelegeți de ce s-ar putea să folosiți o placă în Asana, mai degrabă decât o listă. Fii creativ și folosește panourile pentru a gestiona ceea ce are cel mai mult sens pentru tine.

Cauți mai multe informații despre Asana? Puteți citi Utilizarea Asana în afaceri, 7 trucuri Asana pentru a deveni unul cu fluxuri de lucru pentru afaceri și Slack vs Asana.