Organizați-vă: 5 utilizări inventive pentru dropbox în afaceri

Întreprinderile mici gravitează adesea către serviciile de stocare bazate pe cloud, cum ar fi Dropbox, pentru că acestea oferă multă valoare, dar numai dacă întreprinderile le folosesc la maxim.

Iată cinci moduri inteligente de a utiliza Dropbox în afacerea dvs.

1. Utilizați Dropbox ca un server; Promovați transparența

Poate că cel mai evident mod de a utiliza Dropbox într-un mediu de afaceri este ca o alternativă la un server partajat. În special pentru întreprinderile mici, costul unui cont Dropbox Business poate fi mult mai mic decât achiziționarea unui server intern și angajarea personalului pentru a-l menține.

Folosind Dropbox ca un server, indiferent că acesta este un server FTP sau o rețea partajată cu spațiu de stocare atașat, permite oamenilor să pună mâna pe aceleași fișiere, astfel încât să poată colabora și să aibă un control mai bun al versiunii. Poate deveni un loc central pentru stocarea manualelor de cod de conduită, informații despre beneficii și ghiduri de stil, pe lângă fișierele mai tipice referitoare la lucrări care necesită colaborare.

Dacă afacerea dvs. își propune să promoveze o cultură a transparenței, punerea la dispoziția tuturor angajaților a altor tipuri de documente de afaceri prin Dropbox, precum rapoarte financiare și prezentări de diapozitive prezentate investitorilor sau membrilor consiliului de administrație, ar putea fi un pas excelent în direcția bună.

2. Distribuie itinerarii de călătorie; Mențineți-le offline pe dispozitivele mobile

Proprietarii de afaceri și angajații care călătoresc frecvent ar putea avea nevoie să își împărtășească itinerariile cu alții din birou. S-ar putea să se bazeze pe o altă persoană pentru a rezerva călătoriile pentru ei. Prin configurarea unui dosar pentru itinerarile de călătorie, toți cei care trebuie să știe unde se află locul sau detaliile aranjamentelor de călătorie ale unui coleg de lucru au acces.

Mai mult, folosind aplicația mobilă Dropbox, călătorul își poate marca itinerariile relevante drept „favorite” pentru a le face accesibile offline, astfel încât acestea sunt disponibile chiar și la 30.000 de metri. (Dacă sunteți persoana care este responsabilă pentru rezervarea călătoriei altcuiva, imaginați-vă cât de simplu ar putea fi această soluție decât să trimiteți călătorului o copie a itinerariului de fiecare dată când acesta sau acesta nu o poate găsi, ceva care se întâmplă fără îndoială tot timpul..)

3. Colectați faxuri

Uneori, pentru a vă face o idee despre modul în care întreprinderile folosesc diferite software și servicii, vizitez companii și le intervievez despre ceea ce fac. Anul trecut, în timp ce vorbea cu Vert (o agenție de marketing și publicitate inteligentă din lumea mobilă), co-fondatorul Kevin Planovsky mi-a explicat cum compania sa colectează faxuri într-un depozit de stocare bazat pe cloud - Vert folosește de fapt Box, mai degrabă decât Dropbox, dar configurarea acceptă fie - folosind HelloFax.

De fiecare dată când cineva trimite un fax, HelloFax plasează ieșirea digitală într-un folder desemnat în Dropbox sau Box. Foarte mult merge cu un pas mai departe prin conectarea instrumentului de management la locul de muncă Podio și la sistem. Fiecare fax de intrare creează automat o sarcină în Podio spunându-i lui Planovsky și co-fondatorului său să examineze transmisia.

4. Partajează media cu clienții, clienții și partenerii

Unul dintre avantajele uriașe ale utilizării Dropbox este că puteți decide, cu o mare flexibilitate, dacă doriți să partajați fișiere doar cu echipa dvs. internă sau cu clienții și colaboratorii. În cazul în care văd distribuirea externă a fișierelor Dropbox, cel mai mult este pe site-urile web ale restaurantelor, care adesea își fac meniurile disponibile printr-un link public Dropbox.

Luați în considerare afacerea unui restaurant mic. Meniul s-ar putea schimba zilnic. Este un mediu cu stres ridicat care nu rulează pe o mulțime de echipamente de birou. Și nu toți angajații trebuie să aibă o experiență tehnologică. Dacă restaurantul își menține meniul zilnic accesibil clienților prin intermediul Dropbox (mai degrabă decât, să zicem, pagina web), un angajat poate arunca foarte ușor un PDF din meniul zilei în folderul corespunzător pentru a vedea clienții, fără a fi nevoie de codare HTML. Legătura de pe site-ul restaurantului către locația meniului de pe Dropbox va fi întotdeauna aceeași, așa că nu există nicio bătaie de cap, nu există tampenie.

Un alt mod obișnuit de întreprinderi utilizează Dropbox este să colaboreze cu partenerii la proiecte de natură deosebit de vizuală, cum ar fi reproiectarea site-urilor. Stocând concept art și machete în Dropbox, toate părțile implicate le pot vizualiza fără a fi nevoie să trimiteți prin e-mail fișiere mari.

O notă: Linkurile pentru conturile Dropbox Business au o limită de lățime de bandă de 200 GB pe zi. Dacă contul dvs. atinge limita, legăturile dvs. sunt suspendate automat (dar doar temporar). Dropbox spune că va anunța administratorul Dropbox prin e-mail atunci când apare această problemă, dar, între timp, oricine încearcă să acceseze linkurile va vedea o pagină de eroare în locul fișierului tău.

5. Testarea abilităților candidaților la joburi

Candidații de locuri de muncă din anumite domenii, cum ar fi programarea și scrierea, iau de obicei un test în timpul procesului de candidatură. De ce să nu extindeți această idee prin testarea abilităților computerizate ale candidaților și abilitatea de a urma instrucțiuni, solicitându-i să încarce anumite documente într-unul din folderele dvs. din Dropbox?

Odată ce un candidat trece o selecție inițială și se află în faza de interviu, îl puteți invita într-un folder partajat și puteți oferi instrucțiuni despre ce trebuie să încărcați, cum ar fi un CV, un exemplu de scriere, o bucată de cod de programare, o lucrare de artă, videoclipuri. ia ideea. Dă-le candidaților tăi instrucțiuni precise despre cum să numești fișierul, dimensiunea maximă a acestuia, etc. pentru a vedea cât de ușor și rapid pot finaliza activitatea. Și, dacă acest test reflectă practicile obișnuite ale afacerii dvs., candidatul are un gust timpuriu al modului în care operează compania. (Am primit această idee de la o organizație numită Nyaya Health. Echipa de angajare folosește un test similar pentru angajările potențiale, doar cu instrumentul de colaborare și de gestionare a sarcinilor Asana, în loc de Dropbox.)