Video: Ghid Video Cabinetul personal al contribuabilului (Octombrie 2024)
Îmi place să întreb oamenii despre modul în care folosesc e-mail-urile de la birou, dacă doar pentru a înțelege mai bine diferența dintre modul în care e-mailul a fost conceput pentru a fi folosit, cum este cel mai eficient utilizat și modul în care oamenii îl folosesc.
Când au fost întrebați, mulți oameni își rezumă cu mândrie tehnicile de gestionare a e-mailului în acest fel: „Mesageria de e-mail este lista mea de activități!”
De obicei, ei cred că acesta este un sistem ingenios, dar mă face să mă învred. Mă reculeg în groază când aud această afirmație bine intenționată, dar în cele din urmă ruină. (Reacția mea fizică, am aflat, nu este ideală dacă intenționez să continui conversația.)
Sperăm că acest articol vă va convinge să vă schimbați modurile. În coloana de săptămâna viitoare (verificați în fiecare lună cele mai recente din această serie Get Organized), voi discuta cealaltă parte a ecuației: cum să faceți o listă mai inteligentă. Nu uitați să citiți și coloana de săptămâna trecută cu 11 sfaturi pentru gestionarea e-mailului.
Pentru ce este e-mail?
„Email” nu mai este un nume descriptiv cu exactitate pentru aplicațiile și serviciile software pe care le folosim pentru a trimite poștă electronică. Ei fac mult mai mult decât atât. Cu toate funcțiile și funcțiile de e-mail - posibilitatea de a trimite atașamente (schimbarea vieții!), Cărți de adrese încorporate, funcții de programare și de memento, calendare publice și private - este o minune că îl numim în continuare „e-mail”.
Pentru comunicarea între organizații, e-mailul funcționează excelent. Aveți o foaie de hârtie a conversațiilor, timbrate cu toate datele și datele, livrate aproape instantaneu și în siguranță. E-mailul vă permite să vă ocupați cu munca în ritmul propriu, prioritizând răspunsurile după cum considerați de cuviință.
Cu toate acestea, pentru comunicațiile intra-organizare (însemnând în cadrul organizației dvs.), e-mailul poate fi învechit învechit și chiar în drum spre morgă (consultați „E-mailul e mort?”). Avem acum o gamă mai largă de instrumente care ne ajută să îndeplinim aceleași obiective finale, dar în moduri mai eficiente și mai utile. Aplicațiile de mesagerie instantanee, rețelele sociale de afaceri și portalurile de gestionare a proiectelor (precum Basecamp) sunt câteva exemple. Unii oameni uită că telefoanele și întâlnirile față în față sunt adesea cel mai bun mijloc de comunicare pentru anumite sarcini.
Cu siguranță, e-mailul își are locul, dar multe persoane îl folosesc pentru a îndeplini sarcini care ar beneficia de o altă soluție. E-mailul trebuie utilizat pentru comunicarea care necesită un traseu de hârtie, în special mesajele între organizații. Aplicațiile și funcțiile din e-mail, cum ar fi calendarele și programarea, ar trebui să fie utilizate așa cum au fost destinate. Dacă doriți să vă păstrați lista de activități în programul dvs. de e-mail, există probabil un instrument pentru asta (în Outlook, de exemplu, se numește Sarcini). Dar inbox-ul nu a fost proiectat pentru a vă spune ce sarcini trebuie să faceți zi de zi. Iată câteva motive:
Motivele pentru care Inbox-ul dvs. nu ar trebui să fie lista de activități
1. Fără control asupra articolelor primite.
O listă de activități conține numai elementele pe care le puneți. Pe de altă parte, căsuța de e-mail este ca un vârf fără spigot. Nu aveți niciun control asupra articolelor primite, cu excepția luării în considerare a acestora și a le șterge - un mod extrem de ineficient de a cultiva o listă de activități. Mesajele apar la toate orele zilei. Aceștia pot proveni de la oricine, fără a ține cont de ierarhia care poate determina lista ta reală. Și, mai probabil, doar o fracțiune dintre ele va reflecta ceea ce trebuie să faci.
2. Sarcini numite bolnav.
Pentru felia mică de materiale primite care reflectă de fapt lucrurile care ar trebui să fie pe lista ta de activități, întreabă-te: Linia de subiect descrie cu exactitate ce trebuie să faci? În multe cazuri, alți oameni au compus linia subiectului, care poate să nu reflecte mesajul în sine, cu atât mai puțin partea mesajului care vă aparține. Cu o listă adecvată de activități, utilizați propria limbă pentru a obține informații importante în mod rapid. O listă de sarcini bine scrisă este cea pe care o puteți scana într-o secundă sau două și știți exact ce trebuie făcut. Doar tu poți să scrii într-un mod care să-ți comunice rapid informațiile.
3. Prea lung.
Știu că am spus doar acest punct, dar se repetă: o listă de sarcini bine scrisă este una pe care o puteți scana într-o secundă sau două și știți exact ce trebuie făcut. Aș paria 50 de dolari că nu pot găsi o persoană la PCMag cu o cutie de e-mail care să poată transmite informații dintr-o privire.
Nu te goli. Cu toții păstrăm mesaje în căsuța de e-mail, care ne amintesc de sarcinile pe care am dori să le finalizăm, dar nu vor fi. Și este în regulă. Dar acele elemente nu aparțin unei liste de activități.
4. Lipsa instrumentelor pentru stabilirea priorităților și stabilirea termenelor.
Semne de exclamație roșie, steaguri, stele, bule de culoare - programele de e-mail vă oferă de obicei o mână de instrumente pentru marcarea mesajelor importante. În unele aplicații, puteți chiar asocia o dată „răspunde”, cum ar fi astăzi, mâine sau în mod liber „săptămâna aceasta”. Utilizați aceste caracteristici pentru a vă reaminti să comunicați cu oamenii, dar nu ca markeri prioritari sau date de scadență ferme pentru sarcini specifice. După cum am menționat, liniile de subiect nu vă spun niciodată în mod constant ce trebuie să faceți, iar adăugarea de steaguri nu furnizează aceeași informație valoroasă găsită într-o listă de activități. O listă bună de făcut aranjează sarcinile în funcție de prioritate și folosește termene.
5. Împiedică trimiterea e-mailului.
Sper că v-am convins în cea mai mare parte că încercarea de a regla inbox-ul pentru a funcționa ca o listă de activități are ca rezultat o listă foarte slabă de făcut. Ghici ce? De asemenea, creează o inbox foarte slabă, așa că acum aveți două ineficiențe! Dacă încercați să vă manipulați căsuța de e-mail pentru a dubla ca listă de activități, vă lasă să treceți între operațiuni. Iată cum s-ar putea întâmpla: Sortați inbox-ul într-un mod pentru a găsi elementele prioritare înalte; localizați o nouă bucată de flux de mail; a fi întrerupt; recurgeți la inbox; verificați noul e-mail; decide că nu este aplicabil pentru tine; recurge din nou prin steaguri sau stele; încercați să vă amintiți unde ați fost cu lista de activități…
Nu uitați, dacă programul dvs. de e-mail are o aplicație sau o funcție încorporată pentru liste de activități, puteți utiliza asta!
E-mail este e-mail
Păstrați inbox-ul de e-mail ca inbox, și nu o listă de activități și veți fi mult mai eficienți. Șansele sunt, de asemenea, viața ta de muncă va deveni un pic mai fericită. În coloana Get Organized de săptămâna viitoare, vă voi explica mai detaliat ce face o listă bună de făcut, cum să o folosiți și câteva instrumente care fac ca procesul de gestionare a unei liste de activități să fie extrem de automatizat.
