Organizați-vă: 5 pași simpli pentru a începe cu diagramele gantt

Înainte de a începe un proiect nou, vă ajută să aveți o foaie de parcurs, un fel de imagine de ansamblu clară asupra tuturor etapelor necesare și ordinea în care trebuie să se realizeze acești pași. Aceasta este în esență ceea ce este un grafic Gantt. Nu contează dacă proiectul este unul personal, cum ar fi adăugarea unui pachet în partea din spate a casei tale, sau unul de afaceri, cum ar fi construirea unui nou site web. Trebuie să știți

• când și de unde începi,
• toți pașii pe parcurs și cât timp vor face,
• cine este responsabil pentru fiecare pas,
• ordinea în care trebuie să se facă pașii și
• când proiectul va fi finalizat.

Graficele Gantt, denumite pentru inginerul și consultantul Henry Gantt, care le-a dezvoltat și folosit în anii 1910, reprezintă o vizualizare a unui proiect de la început până la sfârșit. Sunt un tip extrem de comun instrument de productivitate și sunt o parte cheie a multor servicii de management de proiect. De fapt, serviciul excelent TeamGantt își ia chiar numele din topuri., Îți explic care sunt graficele Gantt, ce fac și cum le folosesc oamenii și oferă cinci pași pentru a începe cu ele.

Ce este un grafic Gantt?

„O diagramă Gantt reprezintă o vizualizare a pașilor pe care îi faceți pentru finalizarea proiectului dvs.”, a explicat Kayvon Ghaffari, managerul programului de la LiquidPlanner, când i-am cerut recent să ofere informații despre începerea cu diagramele Gantt. LiquidPlanner este o aplicație de colaborare câștigătoare la managementul proiectului și colaborarea la locul de muncă care subliniază graficele Gantt.

Ghaffari mi-a amintit că un proiect este diferit de alte tipuri de muncă. "Un proiect este un set de lucrări care are un început și un sfârșit, iar îndeplinirea creării acelui proiect este un set de sarcini", a spus el. Graficele Gantt funcționează în special pentru proiecte, nu pentru lucrări în desfășurare. Ei vor să te ajute să ajungi de la început până la sfârșit, așa că este important să existe un sfarsit.

Graficele Gantt se citesc de la stânga la dreapta, de sus în jos. (Vezi imaginea de mai sus de la TeamGantt.) Axa x este timpul. Diagrama începe când proiectul începe și se termină când proiectul este livrat. Rularea lungimii axei y sunt sarcini, deși sunt doar într-o listă. Amplasarea lor exactă pe axa y este irelevantă, deși tind să se încadreze în ordine cronologică.

„O sarcină are trei componente: ce este, cât va dura și cine o va face”, a spus Ghaffari. Pe un grafic Gantt, fiecare sarcină este reprezentată cu o bară. Lungimea barei arată cât timp va dura sarcina. Adesea, barele de sarcini sunt coordonate în culori, ceea ce indică ce persoană sau departament este responsabil pentru realizarea sarcinii. În ceea ce privește „ce”, numele sarcinii apare în general pe bara sau devine vizibil atunci când faceți clic pe ea.

Pe lângă faptul că arată toate sarcinile pentru un proiect și cât timp vor dura, graficele Gantt prezintă secvențiere și dependență. Cu alte cuvinte, ei arată ordinea în care trebuie să se întâmple sarcinile și dacă un lucru trebuie să se întâmple înainte de altul. De ce este atât de important?

Ce fac graficele Gantt?

„Graficele Gantt fac clar clar faptul că nu poți face totul în același timp”, a spus Chris Savoie, strategia directă a produsului Workfront. El a folosit exemplul construirii unei case de copaci. Puteți cumpăra unghiile și lemnul în același timp, dar trebuie să tăiați lemnul înainte de a-l unghia în copac.

Graficele Gantt arată dependențe între sarcini, de obicei cu ceva precum o linie care le leagă.

Înainte de a se alătura Workfront (care, la fel ca LiquidPlanner, este un instrument pentru colaborarea la locul de muncă și managementul de proiecte), Savoie a lucrat la unele proiecte extrem de complexe cu United Space Alliance în colaborare cu Johnson Space Center din NASA. El a menționat că, deși secvențarea și dependențele sunt importante pentru proiecte chiar simple, cum ar fi construirea unei case de copaci, acestea sunt cruciale pentru proiecte masive, de mai mulți ani, precum construirea Stației Spațiale Internaționale.

Un alt lucru pe care îl fac graficele Gantt este să ajute organizațiile sau conducătorii de proiect să gestioneze resursele. "Doar pentru că există o sarcină nu înseamnă că există o persoană care este liberă să o facă", a spus Ghaffari.

Cu un grafic Gantt, puteți vedea cu ușurință atunci când oamenii sau departamentele sunt programate să lucreze la sarcini, atunci când sunt gratuite. "Trebuie să vă puteți da socoteala pentru programele oamenilor și câte ore există în zi", a adăugat el. Graficele Gantt creează un mod eficient de a vedea timpul, sarcinile și resursele.

Noțiuni introductive cu graficele Gantt

După ce ai înțeles la nivel înalt care sunt graficele Gantt și de ce sunt utile, poți începe să le creezi pentru propriile proiecte. Acești cinci pași vă vor ajuta să începeți.

1. Alegeți un șablon sau construiți unul dintre zgârieturi

În general, când începeți un nou grafic Gantt, aveți opțiunea de a utiliza un șablon sau de a porni de la zero. Șabloanele pot proveni dintr-o sursă exterioară, în cazul celor furnizate de software-ul de management de proiect sau pot proveni dintr-un proiect trecut.

Unul dintre avantajele utilizării propriei lucrări anterioare pentru a crea un șablon este că de multe ori puteți învăța multe din ceea ce s-a întâmplat în trecut. Șablonul va oferi informații despre nu numai sarcinile și secvențarea, dar și dacă orice sarcini au durat mai mult decât se aștepta.

2. Marcează-ți reperele

Cele mai multe programe software pentru crearea graficelor Gantt includ posibilitatea de a adăuga repere. Un punct de reper este un marker care indică o fază a unui proiect finalizată. De exemplu, în construirea unui site web, blocarea cadrelor este o etapă tipică.

Atunci când construiți o diagramă Gantt de la zero, este adesea util să complotați toate reperele înainte de a adăuga orice sarcini. Listarea tuturor reperelor ajută la descompunerea proiectului în piese mai mici, iar acele piese mai mici sunt mai ușor de conceptualizat decât întregul proiect dintr-o dată.

3. Adăugați sarcini, evenimente de secvență și creați dependențe

Următorul pas este adăugarea de sarcini, secvență evenimente și crearea dependențelor. Când adăugați sarcini, asigurați-vă că priviți rapoarte istorice sau discutați cu persoanele care vor finaliza sarcinile pentru a obține estimări exacte pentru cât timp ar trebui să dureze.

Când secvenționați evenimentele, rețineți că este posibil ca mai multe sarcini să fie efectuate în același timp, dar nu de aceeași persoană. Într-un site web, o persoană poate lucra pe filme, în timp ce o altă persoană adună conținut de probă pentru prototip. Dar proiectantul de cadre nu poate crea, de asemenea, plăci de spirit simultan.

Adăugați dependențe numai după ce ați enumerat toate sarcinile și puneți-le în ordinea corectă și fiți atenți la ele. "Lucrul care te poate încurca cu adevărat este dacă intri pe jumătatea graficului Gantt și vezi că, să zicem, sarcina 12 nu mai depinde de sarcina 5", a spus Savoie. El a adăugat că începătorii ar trebui să fie extrem de atenți să nu înlăture dependențele decât dacă sunt siguri că este corect să facă acest lucru, deoarece recuperarea acestora este foarte dificilă dacă creează un lanț lung de evenimente.

4. Urmăriți-vă resursele

„Sarcinile trebuie să fie în ordinea corectă și atunci trebuie să controlați cine este disponibil pentru a finaliza aceste sarcini”, a explicat Ghaffari. După cum am menționat mai sus, doar pentru că există o sarcină de făcut, nu înseamnă că există cineva liber să o facă.

Ghaffari a menționat că software-ul cu diagrama Gantt al companiei sale nu permite supra-rezervarea, ceea ce înseamnă că LiquidPlanner nu vă va permite să atribuiți cuiva unei sarcini dacă acea persoană este deja atribuită unei sarcini diferite în același timp.

Graficele Gantt vă ajută să vedeți nu numai dacă o resursă este supra-rezervată, dar care sunt consecințele asupra restului programului de proiect atunci când este corectată.

5. Colaborează

„Este foarte important ca oamenii să înțeleagă că graficul Gantt nu este magic”, a spus Ghaffari. "Doar pentru că ai planificat ceva, nu înseamnă că are vreo legătură cu realitatea."

Modul de a vă asigura că graficul Gantt este în concordanță cu realitatea este prin colaborare. Adesea, software-ul grafic Gantt face parte dintr-un pachet mai mare de management de proiect sau de colaborare la locul de muncă. Toți cei dintr-o echipă ar trebui să aibă capacitatea de a vedea cel puțin tabelul, dacă nu actualizarea sarcinilor și alte informații care se alimentează cu acesta. În acest fel, dacă un destinatar finalizează o sarcină din timp și ea are puterea de a-și actualiza progresul pentru a marca sarcina completă și a corecta timpul estimat și, prin aceasta, poate ajuta și alți destinatari să își îndeplinească sarcinile mai devreme. Sau, de asemenea, s-ar putea semnaliza ca o resursă disponibilă pentru a ajuta cu o altă sarcină până la următoarea misiune programată.

Ghaffari a rezumat puterea colaborării în acest fel: "Dacă graficul Gantt este într-un vid, cine știe dacă este exact? Dacă este colaborativ, atunci există controale încorporate și este mai probabil să reflecte realitatea. Acolo este valoarea Graficul Gantt strălucește ".

Nu vă bazați prea mult pe diagramele Gantt

Atât Ghaffari, cât și Savoie mi-au spus că folosesc graficele Gantt pentru planificare și pentru check-in-ul unui proiect, dar nu le place să gestioneze activitatea de zi cu zi în el. "Este un plan, nu un program de execuție, de obicei", a spus Savoie.

Savoie a remarcat, de asemenea, că un începător ar putea să nu-și dea seama că oamenii rareori, dacă vreodată, se uită la întregul grafic Gantt dintr-o dată, deoarece sunt de obicei uriași. - Ai avea nevoie de un panou publicitar pentru a-l tipări, spuse el.

Potrivit lui Ghaffari, "Construirea graficului Gantt nu este obiectivul final. Este o vizualizare a planului de sarcini și secvențiere. Graficul Gantt îi ajută pe oameni să înțeleagă cum va merge planul."

Dacă sunteți interesat de graficele Gantt, probabil sunteți interesat și de managementul proiectelor în general. Pentru câteva sfaturi de adăugare excelente pentru a vă păstra proiectul pe cale, consultați cele 4 sfaturi pentru a începe cu managementul proiectelor și, de asemenea, sfaturile mele despre cum să îmbunătățiți comunicarea pentru o mai bună gestionare a proiectelor.