Organizați-vă: 5 moduri în care vă sabotați productivitatea

Petrec mult timp citind cercetări despre organizare și productivitate și îmi petrec mult timp agățând pasionații de tehnologie. Pe măsură ce am găsit teorii și bune practici despre maximizarea productivității și menținerea organizată, am observat, de asemenea, obiceiuri comune în rândul persoanelor care iubesc tehnologia care sabotează direct capacitatea lor de a funcționa cel mai bine.

Oamenii vorbesc mult despre productivitate, dar rareori petrec mult timp discutând despre ce este vorba. Pentru mine, productivitatea este extrem de personală, dar în cele din urmă, este vorba de atingerea obiectivelor.

Un obiectiv ar putea fi orice, de la maximizarea profiturilor într-o afacere, până la obținerea unui loc de muncă de la nouă la cinci mai rapid, astfel încât să aveți câteva resurse mentale și fizice rămase pentru a urmări interesele personale. Unii oameni doresc să iasă mai repede de la birou în fiecare zi pentru a petrece mai mult timp cu familia. Unii oameni doresc să pună două ore de muncă în fiecare seară, scriind un scenariu de film.

Indiferent ce vrei să faci, a fi sinele tău cel mai productiv înseamnă:

1. gândindu-te la ceea ce aspirezi să faci, 2. să-ți dai seama ce poți face dacă creezi un mediu optim și

3. urmărind crearea unui mediu optim și finalizarea sarcinilor sau atingerea obiectivelor.

Desigur, urmărirea este de obicei problema. Permiteți-mi să punctez unele dintre cele mai comune moduri în care văd pasionații de tehnologie, în special sabotându-și productivitatea.

1. App-Hopping

Dacă vă place tehnologia, probabil că vă plac și aplicațiile. Descărcați mereu cea mai recentă aplicație. Ești mândru că ești un adoptator timpuriu. Totuși, te sabotezi, dacă aplici aplicații cu aplicații de productivitate. Aplicațiile de productivitate sunt orice aplicații și servicii care vă ajută să vă faceți lucrările, inclusiv liste de activități, aplicații de gestionare a sarcinilor, servicii de sincronizare a fișierelor, aplicații de preluare de note, calendare și apartamente de birou.

Cu orice aplicație nouă, va fi o investiție de timp pentru migrare și învățarea modului de utilizare a sistemului. Adăugați personalizare și pierdeți mult timp pe care l-ați fi putut petrece să fiți productiv. În plus, îți va dura ceva timp să dezvolți noi obiceiuri pentru a utiliza aceste aplicații pe care le folosești probabil zilnic. Asta înseamnă mai mult timp pierdut și, adesea, mai mult „lucru despre muncă”.

Acestea fiind spuse, ar trebui să scapi de orice aplicație sau serviciu care nu răspunde nevoilor tale. Dar această decizie trebuie să se bazeze pe dacă instrumentele dvs. existente fac ceea ce aveți nevoie, nu dacă credeți că iarba ar putea fi mai verde cu o altă aplicație.

Sfaturi: alegeți o aplicație pentru fiecare dintre nevoile dvs. de productivitate și rămâneți la ea.

2. Căderea în gaura neagră a e-mailului

Cei mai mulți pasionați de tehnologie știu că nu ar trebui să piardă prea mult timp în e-mail și, totuși, sunt aspirați în ea ore întregi. Cât de rău este problema dvs. de e-mail? Știi chiar cât timp pierzi?

Un mod de a-l măsura este să folosești RescueTime, un instrument freemium care funcționează invizibil în fundal pentru a înregistra cât timp petreci în fiecare aplicație și site web pe care îl folosești, inclusiv prin e-mail.

RescueTime vă poate deschide ochii către gravitatea problemei dvs. de e-mail, dar nu vă poate împiedica să o utilizați. Plug-ul Stayfocusd poate fi folosit dacă utilizați un e-mail bazat pe Web. Adăugați site-ul dvs. de e-mail la lista de domenii la care veți fi împiedicat să accesați, apoi setați perioadele în care limitările trebuie aplicate. StayFocusd vă va bloca de pe site.

Vorbind de ori, un alt mod de a rezolva o problemă de e-mail este de a crea noi obiceiuri pentru momentul în care verificați e-mailul. În general, experții sunt de acord că una dintre cele mai proaste modalități prin care oamenii își sabotează productivitatea este prin deschiderea e-mailului imediat ce ajung la birourile lor. Este mai bine să începi ziua cu o sarcină extrem de productivă și să salvezi e-mailurile pentru mai târziu.

„Dar”, protestezi, „dacă se întâmplă dacă există un e-mail important pe care trebuie să acționez urgent?” Dacă e-mail-ul este un guler de câine în jurul gâtului, atunci verificați e-mailul de lucru de pe smartphone-ul dvs. și luați măsuri numai în probleme urgente. Faceți obișnuința să o verificați doar la telefon, ceea ce vă va ușura închiderea aplicației de e-mail și trecerea la treabă reală. Faceți cel puțin 45 de minute de muncă reală înainte de a lansa în cele din urmă e-mailul pe computer. S-ar putea să te descoperi că ai fost înșelat în acea sarcină importantă și ignorând e-mailul până mult mai târziu și acesta este un obicei obișnuit de dezvoltat.

Când toate celelalte nu reușesc, îmi place să repet această mantră: nu primesc plata pentru a răspunde la e-mail.

Notă: Este posibil să fie nevoie să schimbați mantra dacă, de fapt, sunteți plătit pentru a răspunde la e-mail.

Sfaturi: utilizați RescueTime pentru a cuantifica problema dvs. de e-mail. Nu deschideți niciodată aplicația de e-mail în primul rând la stația de lucru. Încercați să finalizați cel puțin 45 de minute de muncă reală înainte de a intra în e-mail.

3. Crederea că multitasking-ul este neproductiv

Oamenii care citesc despre tehnologie, cultura tehnologică și productivitate știu că multitasking-ul este neproductiv.

Îmi pare rău, dar asta nu este adevărat.

Cercetările efectuate pe multitasking arată că este foarte productiv, dar numai la un anumit punct (a se vedea lucrarea lui Diwas KC și Narayan, de exemplu). Când este graphed, valoarea multitasking-ului are o formă U în sens invers. Un pic este bun, dar prea mult este la fel de rău ca niciunul.

Cercetările sugerează, de asemenea, că valoarea multitasking-ului variază în funcție de individul și tipul de muncă desfășurată. Sincer, cred că majoritatea oamenilor știu care dintre ele

sarcinile sunt potrivite și improprii pentru multitasking. Încurcați într-o întâlnire care nu vă este deloc relevantă? Mergeți mai departe și accesați-vă pe e-mail! Redactarea unei propuneri de milioane de dolari? Ar fi bine să te concentrezi doar asupra acestei sarcini.

Sfaturi: încetați să vă spuneți că multitasking-ul este prost și îmbrățișați-l pentru sarcini adecvate. Nu-l împinge, totuși.

4. Crearea involuntară de conturi duplicate

De câte ori v-ați înscris pentru un cont online, numai pentru a realiza mai târziu că aveți deja unul conectat la o altă adresă de e-mail? Este o problemă comună în rândul adoptatorilor timpurii care se mândresc cu înscrierea la noi site-uri și servicii online imediat ce devin disponibile.

A avea mai mult de un cont poate fi o problemă dacă ați scufundat timp pentru a configura contul inițial. De asemenea, este o problemă dacă ați stocat date în primul cont pe care s-ar putea să fie nevoie să aveți din nou.

Cel mai simplu mod de a evita crearea de conturi duplicate este utilizarea unui manager de parole. Administratorii de parole îți gestionează numele de utilizator și parolele și, ca beneficiu corolar, urmăresc, de asemenea, dacă ai deja un cont cu vreo aplicație, site sau serviciu.

Eu personal testez software și servicii online ca parte a activității mele și, în consecință, am peste 450 de conturi online. Nu aș putea niciodată să urmăresc înregistrările mele online fără un manager de parolă. Folosesc Dashlane, care este alegerea editorilor PCMag. Există alte două opțiuni ale editorilor: LastPass Premium și Sticky Password Premium.

Sfaturi: utilizați un manager de parole pentru a vă împiedica să creați în mod involuntar conturi duplicate.

5. Programarea întâlnirilor când ești mai ascuțit

Îți place să fii ascuțit în timpul întâlnirilor, nu? Din păcate, cu excepția cazului în care întâlnirile sunt miezul muncii tale, programarea ședințelor când ești la maximul tău este extrem de productivă.

La fel ca e-mailul, întâlnirile sunt considerate „lucru despre muncă”. Adevarata munca este ceea ce faci dupa intalnire. Așadar, cel mai bine este să planificați întâlniri în perioadele din zi, când de obicei, alunecați, de obicei după-amiaza și să vă protejați orele importante pentru când puteți aborda lucrurile grele.

Ce legătură are asta cu a fi un pasionat de tehnologie? Ei bine, colegii mei, dacă ești super conectat și folosești toate cele mai recente soluții de calendare conectate și instrumente de programare, cum ar fi Doodle, atunci poate colegii și partenerii tăi pot vedea când ești liber și când ești ocupat. Este ușor pentru oricine să sugereze întâlnirea dimineața dacă aceasta este prima dată a zilei, cronologic vorbind, când toată lumea este liberă.

Așadar, blocați-vă în calendar, indiferent de ora din zi în care vă aflați la vârf. Pentru majoritatea oamenilor, sunt primele câteva ore din ziua de muncă. Etichetați de data aceasta „focus work” sau marcați-o în mod privat pentru ca oamenii să vadă că sunteți ocupați, dar nu știu ce faceți. Blocarea orelor productive vă va îndepărta, de asemenea, de la programarea altor lucruri neproductive în acest moment, cum ar fi programările la medic. Salvați chestiile respective pentru perioadele din zi când sunteți arse.

Sfaturi: Nu programați întâlniri sau întâlniri în timpul orelor de productivitate maximă. Blocați ora respectivă din calendar pentru muncă.