Organizați-vă: 7 sfaturi esențiale pentru utilizatorii slabi

O mulțime de echipe își mută comunicarea internă departe de e-mail și în aplicații de mesagerie, cum ar fi Slack. Slack a devenit unul dintre cele mai populare instrumente pe care grupurile le folosesc pentru a comunica și colabora, dar nu este neapărat mai eficient decât e-mailul singur.

Pentru a beneficia la maxim de Slack, trebuie să vă asigurați că utilizați unele dintre caracteristicile cheie care fac ca aplicația să difere de e-mail.

O mulțime de sfaturi de productivitate pe care le-am văzut pentru Slack implică învățarea comenzilor rapide de la tastatură, conectarea aplicațiilor terților și configurarea comenzilor automate cu IFTTT. Aceste tipuri de lucruri sunt într-adevăr utile, dar cred că puteți obține mai mult profit pe timp investit prin începerea concentrării asupra caracteristicilor esențiale, personalizărilor și celor mai bune practici. Acestea sunt atât de ușor de învățat și probabil să aibă un impact redus asupra eficienței Slack.

1. Adăugați notificări pentru cuvinte cheie și expresii

Pentru a avea o experiență productivă pe Slack, una dintre primele setări pe care ar trebui să le ajustați sunt notificările dvs. Ar trebui să vă concentrați în special pe notificările pentru cuvinte care au un sens special pentru dvs.

Faceți clic pe numele dvs. din stânga sus și selectați Preferințe. Accesați Setările de notificare. Derulați în jos până unde vedeți Cuvinte evidențiate. Orice cuvinte sau expresii pe care le tastați aici vor declanșa o alertă ori de câte ori cineva le folosește.

Nu trebuie să folosiți ghilimele pentru termeni de mai mult de un cuvânt, iar cuvintele nu sunt sensibile la litere mari și mici.

2. Personalizați notificările canalului

Nu orice canal la care vă alăturați este neapărat la fel de important ca și ceilalți și este posibil să nu doriți să auziți un sunet, un sunet, un bâzâit sau un sunet de fiecare dată când cineva menționează un canal face un @everyone să strige. De asemenea, pot exista unele canale care utilizează cuvinte cheie care sunt importante pentru dvs., dar utilizarea lor într-un anumit canal nu este. Puteți exclude notificările pentru cuvintele cheie și expresiile din canalele selectate.

Începeți accesând canalul pe care doriți să îl reglați. În partea de sus a paginii, faceți clic pe numele canalului, apoi selectați Preferințele de notificare a canalului. Efectuați ajustările în caseta care apare.

3. Folosiți cu modestie @Everyone și @Channel

Acest sfat de productivitate este mai mult despre eticheta Slack decât orice caracteristică sau opțiune specială: Utilizați cu ușurință @everyone și @channel.

Utilizarea oricăruia dintre aceste apeluri este echivalentul trimiterii unui e-mail către toată lumea, lucru pe care tu și echipa ta poate încercați să îl evitați folosind Slack în primul rând.

4. Adăugați Alias-uri Slack Email la Contacte

Îmi place că echipele pot trimite mesaje în Slack, trimitând e-mailuri la o adresă specială. Dar urăsc că adresele de e-mail sunt gobbledygook.

Fă-ți o favoare adăugând alias-urile Slack la agenda ta de adrese și oferindu-le un nume mai memorabil. De exemplu, dacă utilizați redirecționarea prin e-mail pentru a vă alerta echipa de acoperire a presei, denumiți adresa de e-mail Slack Slack Press Coverage. Dacă o utilizați pentru a transmite știri, apelați-o la Slack News. În acest fel, atunci când creierul tău se gândește să trimită un e-mail către Slack, degetele tale pot începe să tasteze „Slack”, ceea ce are sens.

Găsiți alias-urile dvs. de e-mail (sau configurați-le) accesând setarea aplicațiilor și integrările personalizate ale echipei. Se va deschide o nouă pagină. Selectați Configurare în partea dreaptă sus. Caută e-mail. Pentru a obține o adresă de e-mail deja configurată, selectați Editați configurații. Puteți copia și insera aliasul de acolo.

5. Tastați / pentru comenzi și comenzi rapide

Ați putea petrece mult timp învățând comenzi și comenzi rapide de la tastatură, dar cred că o utilizare mai bună a timpului pentru utilizatorii nealimentari ai Slack este să vă amintiți pur și simplu că puteți să tastați o lamă înainte la începutul oricărui mesaj și să vedeți o listă de opțiuni pentru comenzi.

Alegeți comanda dorită din listă, pur și simplu tastând următoarea literă a acelei comenzi.

6. Adăugați mementouri

Odată ce deschideți lumea comenzilor rapide în Slack, unul care merită învățat este Memento-urile. Tastați „/ memento” și lăsați-l pe Slack să vă solicite să completați restul.

Puteți adăuga memento-uri pentru dvs., coechipieri sau un canal întreg. Puteți seta un memento, de exemplu, pentru a avertiza pe toți cei din echipa dvs. să golească frigiderul vineri la 16:40

7. Adăugați culoare în bara laterală

Dacă utilizați Slack pentru mai multe grupuri sau scopuri, poate deveni confuz să sari dintr-un cont în altul, cu excepția cazului în care setați diferite teme pentru barele tale laterale.

Vă recomand să alegeți teme care sunt cele mai diferite una de cealaltă pentru a vă ajuta să recunoașteți rapid și cu ușurință echipa în care faceți parte la un moment dat.