Organizați-vă: chandoo și graficul vieții în excel

Purna Duggirala este mai cunoscută sub numele de Chandoo. El conduce un site web - și newsletter, și forum, și podcast - la Chandoo.org, dedicat învățării oamenilor cum să folosească Microsoft Excel. Spre deosebire de unii experți software care se specializează numai în învățarea utilizatorilor de putere în minutele instrumentelor lor, munca lui Chandoo îi ajută pe toți, chiar și începători care învață doar să înțeleagă Excel și cum îi poate ajuta să își organizeze viața în moduri simple.

Chandoo consideră că Excel poate fi și un instrument care ne ajută să ne înțelegem mai bine pe noi înșine. „Dacă nu ne putem analiza datele și putem înțelege tiparele”, a spus el, „suntem neputincioși”.

Și-a început site-ul acum aproximativ un deceniu, când era doar un simplu blog personal. După câțiva ani în care a condus-o în timpul liber, a renunțat la meseria pentru a face din Chandoo.org punctul central al activității sale. Cu toate acestea, este încă personal ca întotdeauna, cu referiri la gemenii săi, soția sa, hobby-ul său pentru ciclism și dragostea lui pentru Legos, toate amestecate cu sfaturi pentru stăpânirea Microsoft Excel.

L-am intervievat pe Chandoo pentru a întreba despre modul în care el, în calitate de guru Excel, folosește instrumentul pentru a-și organiza viața și munca sa și cum începătorii care nu știu puțin sau nimic despre Excel pot începe cu software-ul. Am râs când am văzut cât de multe dintre răspunsurile sale au fost sub formă de puncte de glonț, ilustrative, poate, modul în care trăirea și respirația în blocurile Excel pot influența modul în care cineva crede.

Jill Duffy: Ați luat un blog pe care l-ați folosit în timpul liber și l-ați transformat în munca vieții voastre. Cum puteți, în calitate de guru Excel, să gestionați și să organizați tot materialul pe care îl puneți împreună pentru site? Puteți împărtăși atât câteva sfaturi tehnice, cât și principii mai mari care vă informează cum faceți acest lucru?

Chandoo: Da, Chandoo.org a fost un blog personal și hobby până la începutul anului 2010. Apoi, în aprilie 2010, mi-am părăsit locul de muncă cu o companie IT mare, pentru a putea să lucrez pe cont propriu. A fost o experiență captivantă și îmbogățitoare până acum.

Site-ul rulează software-ul de bloguri Wordpress. Am fost dezvoltator web toată viața. Așa că îmi place să fac legătura cu PHP, JavaScript și HTML pentru a face site-ul nostru prietenos și valoros pentru publicul nostru. Folosesc o mulțime de instrumente și concepte pentru a crea și a împărtăși conținut cu cititorii Chandoo.org.

Instrumente:

• Camtasia de la TechSmith pentru crearea și editarea videoclipurilor
• Audacity pentru crearea și editarea podcasturilor
• Paint.NET și Snagit pentru crearea și editarea imaginilor
• Excel, desigur, pentru a crea cărți de lucru și exemple descărcabile pentru site-ul meu
• Excel VBA pentru a genera cod HTML pentru site
• Notepad ++ pentru a crea și edita pagini PHP / HTML
• Cloudberry Explorer și WinSCP pentru a încărca fișiere pe serverele noastre

concepte:

• Scrieți un articol simultan. Mă concentrez pe crearea de conținut excelent pentru astăzi și mâine. De fiecare dată când am un articol, mă întreb: „Cum va face pe cineva să fie minunat?” Cuvântul cheie este cineva. Dacă încercați să scrieți pentru fiecare de fiecare dată, nu veți găsi multe idei. Așa că încerc să mă concentrez pe a ajuta o subsecțiune a publicului nostru cu fiecare articol.
• Nu te complica. Scriu în engleză simplă și explic conceptele în mod clar, adesea le piperesc cu umor. Excel poate fi un subiect nebun, așa că vreau să mențin discuția vie și relevantă. Folosesc diverse formate - imagini, GIF-uri animate, videoclipuri, audio și text - pentru a ajunge la publicul nostru.
• Adăugați personalitatea mea. Prezint un pic din personalitatea mea în tot ceea ce public pe Chandoo.org. Împărtășesc repere importante în viața mea, greșelile și triumfurile mele, cu publicul nostru, astfel încât să se simtă conectați la mine.

JD: Cum recomandați cineva care folosește Excel pentru prima dată să înceapă? Există principii de învățat mai întâi sau contează mai mult care este scopul sau obiectivul lor în utilizarea Excelului?

Chandoo: Dacă sunteți absolut nou la Excel, cel mai simplu mod de a începe este să îl deschideți și să vă jucați cu el o perioadă.

După ce vă familiarizați cu interfața cu utilizatorul, accesați pașii Excel pentru copii pentru începători și aflați despre diverse utilizări cotidiene.

Odată ce depășiți stadiul pentru începători, cel mai bun mod de a învăța Excel este folosind-o în fiecare zi. Puteți ridica atât de multe potrivindu-vă funcțiile și butoanele de meniu.

De asemenea, abonați-vă la un newsletter sau podcast, astfel încât să puteți ridica abilități valoroase, scenarii, comenzi rapide și sfaturi.

Ori de câte ori înveți ceva nou despre Excel, pune-l în practică. Astfel veți memora mai bine conceptele.

JD: Întâlnesc o mulțime de oameni care se simt dezorganizați cu viața lor digitală. Aveți sfaturi, sfaturi sau exemple privind utilizarea Excel pentru a organiza un alt aspect din viața sau munca cuiva?

Chandoo: Excel este un instrument puternic și elegant pentru gestionarea tuturor aspectelor vieții cuiva. Pentru început, Excel este excelent pentru

• Bugetarea și urmărirea cheltuielilor
• Liste de activități
• Urmărirea obiectivelor
• Planificarea proiectelor personale sau de lucru

Am început să învăț Excel în 2006, când am primit primul loc de muncă ca analist de afaceri. În acele zile, am construit mai multe trackere pentru a-mi monitoriza bugetele, a-mi planifica investițiile, a lua decizii de cumpărare (cum ar fi mașină, acasă etc.) și să-mi urmăresc antrenamentele.

În prezent, aplicațiile mobile joacă un rol esențial în satisfacerea majorității acestor nevoi. Dar un dezavantaj al aplicațiilor este că acestea nu vă oferă flexibilitatea de a analiza și de a înțelege propriile date așa cum face Excel.

De exemplu, îmi urmăresc antrenamentele și dorm cu Fitbit, dar nu mă lasă să analizez modelele de somn peste o săptămână sau să compar modul în care ciclismul meu este între două zile. Dacă nu ne putem analiza datele și înțelege tiparele, suntem neputincioși.

Aici strălucește Excel. Îl poți folosi pentru a urmări aproape orice și analiza odată ce ai câteva date.

Datorită aplicației mobile Excel pentru iOS, Android și Windows, puteți introduce cu ușurință date de oriunde și puteți macina informațiile de pe canapea.

Puteți construi propria aplicație analitică cu Excel în patru pași:

1) Structurați-vă aplicația analitică în trei găleți: intrare, calcul și ieșire.

2) Configurați fișa de lucru de intrare cât mai simplă posibil. Începeți cu câteva câmpuri și structurați-vă datele ca un tabel Excel. Acest lucru facilitează adăugarea datelor.

3) Utilizați fie formule (pentru utilizatori avansați), fie tabele pivot (începători pentru utilizatori de nivel intermediar) pentru a croi datele.

4) Vizualizați utilizând diagrame sau sparkine sau formatare condiționată.

Apoi puteți monitoriza progresul dvs. din aplicația Excel sau utilizând Excel pe computer sau Mac.

JD: Care sunt câteva alte exemple despre modul în care ați folosit Excel pentru a vă diagrama viața personală?

Chandoo: Am făcut un tracker pentru hrănirea bebelușilor când am avut gemeni în septembrie 2009. Este o altă poveste la care am renunțat la urmărire după ce m-am simțit copleșit de ciclul schimbării de scutece, am amestecat laptele cu formulă, hrăniți și i-am lovit de câteva sute de ori.

Vizualizarea primelor mele plimbări cu bicicleta este alta.

Am participat la prima mea plimbare cu bicicleta de 200 km în iulie 2014. Am vrut să sărbătoresc această realizare cu publicul meu. Așa că am făcut o carte de lucru Excel cu toate statisticile despre călătorie.

Altul este vizualizarea celei de-a șaptea victorii a lui Roger Federer la Wimbledon. Îmi place tenisul și îl admir pe Roger Federer. Așa că, atunci când a câștigat titlul de Wimbledon pentru a șaptea oară, am creat o carte de lucru excelentă care ilustrează progresul și statisticile meciului.

JD: Mulți oameni simt că sunt dezorganizați nu numai cu tehnologia lor, ci și în modul în care reușesc să învețe concepte noi. Ce sfaturi aveți despre învățarea a ceva nou într-o manieră organizată și eficientă?

Chandoo: Învățarea este o abilitate valoroasă. Ne menține tineri și ascuțiți. Iată câteva moduri de a învăța orice idee nouă:

• Start. Nu vă lăsați obiectivele de învățare. Puneți deoparte doar o oră pe săptămână pentru a învăța ceva nou. Ar putea fi programare, limbaje noi, tâmplărie sau crearea de tabele pivot.
• Strângeți învățarea în timp inactiv. Abonați-vă la podcast-uri sau primiți cărți audio și ascultați-le în timpul timpului de transfer și de așteptare.
• De fiecare dată când înveți ceva nou, încercați să legați ideea de un concept existent pe care îl cunoașteți bine. Acest lucru consolidează narațiunea și vă ajută să memorați mai bine ideea.
• Nu fi lacom cu cunoștințe. Împărtășește ceea ce înveți cu alții. Acest lucru vă îmbunătățește înțelegerea conceptelor și vă face un expert în domeniu.
• Când vine vorba de software (sau de aplicații), suntem timizi. Asta înseamnă că nu apăsăm un buton sau nu facem clic pe o opțiune de meniu decât dacă știm ce face. Fii îndrăzneț și apasă butoanele. Acest lucru te poate duce către o gaură de iepure interesantă și te poate învăța lecții valoroase. Desigur, asigurați-vă că salvați fișierele.

Pentru mai multe sfaturi Excel, consultați cele 12 reguli ale Chandoo pentru crearea de foi de calcul mai bune și 20 de sfaturi Excel pentru a deveni un Spreadsheet Pro.