Organizați-vă: digitalizarea documentelor personale

Cuprins

• Organizați-vă: digitalizarea documentelor personale
• Ce să nu digitalizez

Calculatoarele sunt foarte bune la căutare. Calculatoarele sunt de asemenea excelente la regăsire. Oricât de rapid și eficient crezi că poți găsi și prelua informații din casa ta din bucăți de hârtie, sigur, calculatoarele o pot face mai repede.

Acesta este motivul pentru care ar trebui să digitalizați multe dintre documentele dvs. personale.

Există mai multe motive, cum ar fi faptul că nici măcar nu puteți ajunge la informațiile din acel document de asigurare a inundațiilor atunci când se află pe o bucată de hârtie din bucătăria dvs. în timp ce un zbor anulat v-a lăsat prins în St Kitts, din cauza unui uragan înapoi acasă. Nu ar fi un moment util pentru a avea un document digital, accesibil de pe laptop, smartphone sau tabletă?

Iată un altul: ați schimbat de mai multe ori medicii, programele de asigurare și farmaciile în ultimii ani, iar farmacistul trebuie să vă cunoască dacă ați luat vreodată un anumit medicament. Nu ar fi util să vă conectați la un sistem sigur, care conține înregistrări cu toate rețetele pe care medicii le-au scris, pentru că ați tras cu camera telefonului înainte de a le umple?

Sau poate ești motivat să digitalizezi mai multe documente personale pur și simplu pentru a scăpa de dezordine. Motivele pentru a face acest lucru sunt interminabile și scuzele pentru a nu începe. Iată câteva sfaturi și trucuri care vă vor lăsa fără nicio scuză pentru a opri sarcina mai mult.

Ce să Digitizez

Înainte de a putea reduce cantitatea de hârtie din casa dvs., trebuie să decideți ce documente au valoare pentru a fi făcute digitale. În multe cazuri, veți dori să păstrați documentele originale, ceea ce face ca cel digital să fie esențial. Această listă vă poate ajuta să generați idei:

• impozite

• încasări deductibile de impozite

• plăti resturile

• fapte și închirieri

• garanții

• pașapoarte (multe țări au reguli foarte specifice privind efectuarea copiilor pașapoartelor; consultați guvernul)

• arhivele familiei, cum ar fi certificatele de naștere, actele de adopție, certificatele de căsătorie, certificatele de deces și actele de imigrare

• formulare de asigurare

• fișe medicale și dentare și rețete

În cazul în care angajatorul dvs. nu furnizează pachete de plată electronice, ar trebui să păstrați originalele cel puțin șase luni, dacă nu un an întreg. Băncile și proprietarii necesită adesea aceste documente, pe lângă formularele fiscale (W2s din SUA), atunci când completează documentele financiare sau de locuințe.

Cu pașapoarte și alte documente legale oficiale, aveți grijă la regulile de efectuare a copiilor. De obicei, este o idee bună să micșorezi sau să mărești imaginea cu cel puțin 10 la sută (deci nu pare că încerci să o falsifici).

Chiar dacă nu credeți că veți avea vreodată nevoie să furnizați replici ale oricăruia dintre aceste documente, cu siguranță vor exista momente în care trebuie să faceți referință la numărul de pașaport (pentru o aplicație, să zicem) sau la alte informații din acestea. Este mult mai eficient să căutați informațiile de pe computer decât să începeți să săpați printr-un dulap plin cu hârtii.