Organizați-vă: servicii de sincronizare a fișierelor pentru salvare

Cuprins

• Organizați-vă: Servicii de sincronizare a fișierelor de salvare
• Sfaturi pentru sincronizarea fișierelor

Oamenii dezordonati și dezorganizați lasă pentru totdeauna lucruri importante în urmă. Acea prezentare de care aveai nevoie pentru conferință? Este la biroul de pe computerul tău de lucru. Aceste imagini de la prima petrecere de naștere a lui Mickey pe care intenționați să o arate bunicii în timp ce vizitați? Sunt încă pe laptopul tău, care stă la 300 de mile distanță acasă pe canapea.

Tehnologii au rezolvat, destul de genial, această problemă pentru persoanele dezavantajate. Răspunsul este sincronizarea fișierelor și există o mulțime de companii care oferă acest serviciu gratuit.

În timp ce serviciile de sincronizare a fișierelor nu vă vor schimba personalitatea și vă vor transforma într-o persoană îngrijită și atentă, acestea pot acționa ca o rețea de siguranță, ajutându-vă să evitați consecințe dezastruoase pentru dezorganizarea dvs.

Ce este sincronizarea fișierelor?

Scopul unui serviciu de sincronizare a fișierelor este să vă ofere acces la toate cele mai importante fișiere curente de pe orice computer sau dispozitiv conectat la Internet, cum ar fi smartphone-ul sau tableta, oricând și oriunde. „Actual” în acest caz înseamnă că fișierele la care ar putea avea nevoie în mod rezonabil să accesați în viitorul apropiat, mai degrabă decât documentele aflate într-o anumită stare de finalizare pe care ar trebui să le arhivați cu adevărat (voi scrie mai multe despre cum arhivați într-un articol viitor). Și fișierele pot fi orice, de la documente la fotografii la muzică.

Iată cum funcționează: Vă înscrieți pentru un cont cu un serviciu de sincronizare a fișierelor (gratuit sau cu taxă de abonament; Voi numi oferte specifice puțin mai târziu), instalați software-ul de sincronizare a fișierelor pe computer și decideți ce fișiere sau folderele pe care doriți să le sincronizați. Odată ce fișierele sunt marcate pentru sincronizare, serviciul face o copie a acestora și le stochează online și - aceasta este partea importantă - de aici înainte actualizează copia oricând schimbați fișierul local. Acum, de fiecare dată când vă conectați la serviciu, fie de pe un smartphone, fie de la computerul altcuiva prin intermediul site-ului web al serviciului de sincronizare a fișierelor, veți avea acces la documentele dvs.

Detaliile legate de modul de funcționare a serviciilor pot varia puțin, dar premisa de bază este că, de fiecare dată când schimbați un fișier, copia modificată va fi salvată online și oricând sunteți conectat la serviciu - fie prin intermediul unui site web sau doar păstrându-vă conectat prin intermediul software-ului instalat pe computer sau pe dispozitivul mobil - serviciul vă va asigura că veți vedea cea mai recentă copie. Serviciul „sincronizează” cea mai recentă copie a fiecărui fișier cu toate dispozitivele pe care le utilizați pentru a le accesa. Unele servicii salvează, de asemenea, versiuni care păstrează istoricul modificărilor dvs. până la un anumit număr. În acest fel, nu trebuie să vă faceți griji cu privire la salvarea copiilor documentelor „versiunea 1” și „versiunea 2”. Serviciul de sincronizare a fișierelor va face asta automat.

Motivul pentru care un serviciu de sincronizare a fișierelor vă ajută să vă simțiți mai organizat este faptul că face foarte greu să lași un fișier în urmă. Nu trebuie să vă trimiteți prin e-mail constant acel document la care lucrați. Atâta timp cât ai o conexiune la Internet, îți poți prelua munca. Majoritatea serviciilor au, de asemenea, un anumit nivel de partajare, permițându-vă să trimiteți cu ușurință fișiere altor persoane pentru a le vedea, iar unele au caracteristici de colaborare, astfel încât mai multe persoane să poată încărca fișiere într-un loc comun.

Folosiți cazuri pentru sincronizarea fișierelor

Uneori este greu să-ți imaginezi de ce ai avea nevoie de un anumit serviciu până când auziți despre modul în care utilizează alți oameni. Aici sunt cateva exemple:

Profesionist în afaceri ocupat. Oricine își desfășoară măcar un pic din munca profesională de acasă - sau poate avea nevoie într-o zi - își poate imagina utilitatea serviciului de sincronizare a fișierelor. Imaginează-ți că vremea rea ​​te împiedică să intri în muncă, dar trebuie să termini un proiect pentru a îndeplini un termen. Iar cea mai recentă copie a proiectului se află local pe computerul de birou. Cu un serviciu de sincronizare a fișierelor în loc, puteți prelua acel proiect în câteva secunde.

Călător. Călătorii care nu doresc să poarte cu ei un laptop neplăcut pot asigura că toate fișierele lor sunt disponibile indiferent de locul de conectare. Călătorii pot, de asemenea, să sincronizeze fotografiile pe care le fac și să le facă să apară pe computerul de acasă aproape instantaneu.

Solicitant. Am folosit recent un serviciu de sincronizare a fișierelor, în timp ce parcurgem un proces îndelungat de aplicare care a implicat mai multe părți. Ori de câte ori am primit un document, l-am scanat și l-am salvat într-un serviciu de sincronizare. Apoi, când una dintre părți m-a contactat pentru a cere o copie a ceva, aproape că nu am fost niciodată nevoită să trimit prin fax sau fotocopie și să trimit ceva prin poștă. În schimb, puteam să apăs un buton și să trimit documente oricui avea nevoie de ele, indiferent dacă eram acasă, la serviciu sau în altă parte.

Student. Studenții care lucrează la o disertație, eseuri sau într-adevăr orice fel de proiect își pot salva activele în norul de sincronizare a fișierelor și pot fi capabili de fiecare dată când apare o idee. Cei care țin un computer acasă, poate să-l partajeze cu o cameră de cameră și să utilizeze computere publice la o bibliotecă sau laborator de calculator ar fi cu siguranță bine serviți pentru a-și sincroniza munca.

Adresa de e-mail. Dacă aveți obișnuința de a trimite fișiere de e-mail către dvs. în așa fel încât acestea să fie salvate online pentru acces ușor, permiteți-mă să vă asigur că sunteți un candidat principal pentru un serviciu de sincronizare a fișierelor. Acestea sunt mult mai nepriceput decât metoda de e-mail ad-hoc. Iar atașamentele de e-mail pot bloca inbox-urile limitate la stocare.