Video: #Electricianul - Cu ce protectii echipezi tabloul electric! (Octombrie 2024)
Ultima piesă a puzzle-ului organizației - și cea pe care oamenii au tendința să o temă cel mai mult - este gestionarea e-mailului.
Ca și în cazul convențiilor de gestionare a folderului și denumire de fișiere, gestionarea e-mailului necesită o soluție de stil de viață. Trebuie să dezvolți reguli și principii cu care poți trăi în fiecare zi. Amintiți-vă că a rămâne organizat este similar cu menținerea unei diete și a unui regim de exerciții fizice. A nu face acest lucru și a trata organizația ca și cum ar fi un proiect de curățare de primăvară de o zi este similar cu a merge la o dietă de prăbușire. Orice rezultate pe care le vedeți vor avea o durată de viață foarte scurtă.
Înainte de a vă arunca în proiectul de reorganizare prin e-mail, luați un moment pentru a realiza că nu trebuie să fiți perfecti. Scopul este să vină cu reguli de viață la care să vă puteți respecta în mod rezonabil și care să vă facă viața sau munca personală mai ușoară, mai productivă și mai bună. Dacă instalați un nou plug-in Microsoft Outlook este elementul care vă va stârni motorul de curățare în inbox, încercați Xobni (gratuit, versiunea 29, 99 USD Plus, 4 stele), care indexează fișierele dvs. sau Evernote pentru Windows Premium (45 USD pe an, 4.5 stele), care vă permite să trimiteți e-mail la Evernote, unde beneficiați de capacitățile excepționale de căutare ale acestui software.
Vezi partea de jos a cutiei
În momentul în care mi-am dat seama că aveam nevoie de o abordare sistematică a e-mail-ului a fost prima dată când mi-am deschis mesaje primite și aveam mai mult de trei pagini de lucruri doar stând acolo. Majoritatea fișierelor au fost marcate „citite”, dar pentru că nu am acționat asupra lor, le-am lăsat în căsuța de e-mail. Îmi amintesc că m-am simțit copleșit și m-am gândit că, dacă n-aș începe să arunc e-mailuri în aceeași secundă, problema ar fi mai gravă în oră și cu siguranță va fi insuportabilă până a doua zi dimineață.
Drept urmare, mi-am stabilit un singur obiectiv simplu: să pot fi întotdeauna capabil să văd atât partea de jos a căsuței de e-mail. Cu alte cuvinte, vreau să pot vedea intrări pentru mesajul primit cel mai recent și cel mai vechi mesaj într-un singur ecran.
Nu mă țin de acest standard în fiecare moment din fiecare zi. Asta ar fi nevrotic și contraproductiv. Dar îmi propun să văd partea de jos a curierului de primire înainte de a pleca de la serviciu în fiecare zi și, dacă asta nu reușește, cel puțin vineri. De asemenea, rămân înțelept în privința supraîncărcării prin e-mail atunci când sunt bolnav o zi sau îmi iau timp liber. După ce m-am întors dintr-o vacanță, îmi dau cel puțin o săptămână să mă prind de e-mail și să încerc să nu mă stresez în asta în prima zi sau două înapoi la birou.
Luna de luna
Modul în care îmi administrez contul de e-mail de afaceri este exact același mod în care îmi administrez fișierele electronice în dosare. Totul intră într-un folder.
Mai întâi, creez câteva foldere de bază după proiect, cum ar fi Proiectul A, B și C. În fiecare dosar de proiect, creez subfoldere pentru fiecare lună, etichetate cu două cifre de an și lună, subliniere cu litera prescurtată. De exemplu, folderul pentru iunie 2011 se numește 1106_JUN.
Când intră mesaje noi, adesea stau în inbox-ul meu câteva ore, o zi, poate chiar o săptămână sau două. Dar nu mă copleșesc niciodată pentru că am un sistem în funcțiune care ține totul la un nivel gestionabil. Iată regulile pentru sistemul meu. Este posibil să nu fie potrivite pentru dvs., dar pot oferi un exemplu de soluție. Personalizează-ți propria soluție cu reguli care se potrivesc stilului tău de viață.
Regula 1. Dacă e-mailul nu necesită acțiune (inclusiv recitirea), îl arunc imediat.
Regula 2. Dacă un e-mail este esențial - ceea ce înseamnă că necesită o acțiune iminentă sau o citire profundă și eventual o replică - rămâne în căsuța de e-mail până când acționez asupra ei. Poate rămâne în inbox până la o lună. După o lună, trebuie să acționez asupra lui. Acesta este termenul limită. După ce am luat măsuri, e-mailul este trimis în folderul său corespunzător.
Regula 3. Dacă e-mailul conține informațiile de care am nevoie, dar nu necesită acțiuni imediate, ar trebui să fie mutat în folderul corespunzător până la sfârșitul zilei sau la sfârșitul săptămânii, dacă sunt ocupat. Dacă mi-e teamă că voi uita să acționez asupra acesteia, deoarece nu este vizibil imediat în căsuța de e-mail, pot crea un articol din calendar ca un memento. E-mailul trebuie să fie înregistrat într-un folder. Fara exceptii.
Regula 4. Vineri după-amiază, îmi dau 10 - 20 de minute pentru a sorta orice este în căsuța de e-mail și poate acționa asupra elementelor care nu necesită un răspuns lung. În momentul în care părăsesc biroul, ar trebui să pot vedea un centimetru sau două de spații albe în partea de jos (cameră care să se umple din nou în weekend).
Regula 5. După un an, arhivați-o sau trageți-o. Am tendința să păstrez datele de e-mail timp de aproximativ un an și să arhivez orice altceva, lucru extrem de ușor de făcut atunci când informațiile dvs. sunt sortate în foldere după lună și an.
O altă metodă de organizare care a fost popularizată în ziua lucrărilor fizice este crearea a 31 de dosare, etichetate numeric, cu fiecare număr corespunzător unei zile a lunii. În loc să creezi o listă de acțiuni zilnice, trebuie să depui documente și memento-uri (și cărți de naștere, facturi de plată etc.) în dosarele corespunzătoare datei de acțiune corespunzătoare. La data sosirii, deschideți folderul și acum aveți sarcina de a avea grijă de orice se află în interior.
O altă metodă este compartimentarea. Dacă utilizați un instrument de gestionare a proiectelor, cum ar fi Basecamp (gratuit, 4 stele și o alegere a editorilor), nu trebuie să salvați niciodată e-mailuri asociate cu proiecte gestionate în sistemul respectiv. Basecamp face asta pentru tine. Mulți oameni folosesc compartimentarea în viața personală de e-mail prin dedicarea unui cont bazat pe web pentru listele de servicii și listele de corespondență, în timp ce îl rezervă pe celălalt pentru a comunica cu prietenii și familia. De ce să nu folosiți același concept în afaceri?
Elimină anxietatea prin e-mail
Nu susțin în niciun caz că sistemul meu sau sistemul de folder pentru 31 de zile este potrivit pentru toată lumea. Sistemul meu funcționează pentru mine, deoarece am tendința să-mi amintesc lucrurile pe baza când au avut loc. În plus, de fapt, aștept cu nerăbdare acele câteva minute de la sfârșitul fiecărei săptămâni, când îmi fac o dată în primire. În cele din urmă, obiectivul de bază de a putea vedea întotdeauna partea de jos a curierului de intrare îmi oferă confort. Văzând că informațiile sângerează dincolo de un ecran vizual atinge un fel de punct din mine. Se simte insuportabil, de parcă n-am să găsesc nimic și niciodată nu îmi voi săpa drumul.
Totuși, alte persoane se pot simți nerăbdători să administreze mai mult de o duzină de dosare sau să îndeplinească termenele autoinfectate. S-ar putea să vă fie mai productiv să vedeți e-mailul într-un singur panou de defilare. Cu riscul de a deveni prea sensibil, nu este o idee proastă să scrieți tipurile de lucruri care vă fac să vă simțiți copleșit, deoarece dacă puteți identifica ceea ce nu doriți în e-mailul dvs., puteți crea reguli și linii directoare pentru a preveni aceasta.
Indiferent de sistemul organizațional pe care îl creezi pentru tine sau pentru afacerea ta, concentrează-te pe obiceiuri asemănătoare stilului de viață și reguli generale. Nu trebuie să fii perfect în fiecare zi. Trebuie doar să vină cu un sistem care vă va ține pe cale.
Concluzii
Ideile importante de îndepărtat de acest articol sunt:
1. Posibilitatea unei cantități gestionabile de e-mail vă va face viața mai ușoară și mai bună.
2. În elaborarea principiilor de manipulare a e-mailului, concentrați-vă asupra obiceiurilor de stil de viață, mai degrabă decât regulilor dificile și rapide.
3. Determinați modul în care veți gestiona e-mailul zilnic, săptămânal și lunar, precum și cât de des veți arhiva datele de e-mail.
4. Imaginează-ți ce nu vrei de la e-mailul tău, apoi creează obiceiuri care împiedică să se întâmple.
