Organizați-vă: cum să evitați ora de e-mail

E-mailul distruge productivitatea și aproape nimeni nu își dă seama cât de rău. Cantitatea de timp pe care oamenii o petrec în programele de e-mail este uimitoare, trecând aproape de 30 la sută din fiecare zi. Există totuși un mod de a obține un mâner. Și puteți bate efectiv problema e-mailului fără a reduce neapărat timpul petrecut în e-mail. Soluția, pe care o împărtășesc mai jos, se bazează pe prima înțelegere mai bună a problemei.

E-mailul este mai rău decât Facebook

E-mail-ul este mai rău pentru productivitatea dvs. decât Facebook, conform cercetărilor, iar problema este că oamenii nu își dau seama cât timp petrec în e-mail.

Robby Macdonell, vicepreședinte al dezvoltării de produse la RescueTime, este de acord, pe baza a ceea ce vede și aude de la utilizatori. RescueTime este un instrument de gestionare a timpului care urmărește aplicațiile și site-urile web pe care le utilizați pe computer și dispozitivul mobil. Apoi generează rapoarte care arată modul în care îți petreci timpul.

L-am întrebat pe Macdonell ce tendințe de productivitate văd el și colegii săi de la RescueTime când analizează datele colectate de la utilizatorii lor în total. "Cea mai mare tendință pe care o vedem este că timpul oamenilor tinde să fie dominat de aplicațiile de comunicare. În mod special, e-mailul este cel care, în datele noastre, este întotdeauna aproape de vârf."

„Un lucru pe care îl auzim de la oamenii care se înscriu la RescueTime este:„ Mă sperie să văd ce spun datele pentru că nu vreau să văd cât timp petrec pe Facebook sau Reddit ”. De multe ori, o săptămână mai târziu, ei spun: „Nu a fost atât de rău cum am crezut, dar oh, zeul meu, petrec mult timp în e-mail”, a adăugat Macdonell.

De ce e-mailul este „rău?”

Deci, de ce e-mail-ul e prost? Unii experți în productivitate spun că se datorează faptului că e-mail-ul este „lucru despre muncă” și nu munca propriu-zisă. Un alt argument, care este probabil mai precis, este că e-mailul ne întrerupe în mod constant. Cantitatea de timp pe care o petrecem în e-mail nu este problema. Este că timpul este răspândit pe parcursul zilei.

Muncitorii în cunoștințe, în special, au nevoie de perioade de concentrare neîntreruptă pentru a realiza munca cu adevărat importantă. „Majoritatea oamenilor glosează asupra faptului că e-mailul este activitatea care te va îndepărta de gândul creativ în mod repetat pe parcursul zilei”, a spus Macdonell.

Citind un e-mail de mai multe ori produce supraîncărcare și te obține, în conformitate cu Mikael Berner, CEO al EasilyDo, o aplicație care automatizează aspecte mici din viața ta pentru a te ajuta să eliberezi timp. Când verificăm e-mailul pe tot parcursul zilei, de fapt nu procesăm e-mailul sau nu avem grijă de el, iar acele secunde se ridică la timpul pierdut. "Dacă doriți să deschideți un e-mail, faceți ceva cu acesta, cum ar fi să răspundeți la el, să îl ștergeți sau să îl fișcați. Nu deschideți nici măcar un e-mail decât dacă îl puteți procesa chiar atunci."

Mai mult, sistemele de comunicare sunt concepute pentru a vă anunța la sosirea unui nou mesaj. "Te pun cu notificări tot timpul", a spus Macdonell. „Este din ce în ce mai rar că primești mai mult de câteva minute înainte să fii tras într-o altă activitate.” Chiar dacă nu citiți toate e-mailurile care intră în curierul de primire, atenția dvs. este împărțită atunci când primiți o notificare privind sosirea unui nou e-mail. Și chiar dacă nu aveți notificări activate, vă tot spargeți atenția de fiecare dată când verificați căsuța de e-mail pentru a vedea dacă cineva încearcă să vă trimită un e-mail cu privire la o problemă stringentă.

"Nu este ca 30% din timpul cuiva este cheltuit prin e-mail la începutul zilei, iar restul zilei este petrecut pentru a face alte lucruri", a spus el. „Este foarte răspândit, ceea ce sugerează că ești constant întrerupt.”

Cum să combati e-mailul

Puteți ieși de pe e-mail și înapoi la munca reală, grea. Se poate face în doar câteva săptămâni și în cinci pași simpli.

1. Instalați un program de urmărire a timpului, cum ar fi RescueTime sau Toggl, și lăsați-l să urmărească cât timp petreceți în e-mail în fiecare zi și când. Asigurați-vă că toate aplicațiile dvs. de e-mail și chat sunt clasificate cu exactitate ca comunicare.

2. Așteptați aproximativ două săptămâni pentru a avea suficiente date. Apoi, alegeți o dată la întâmplare și priviți raportul dvs. pe oră. Sunteți într-o formă bună dacă utilizarea comunicațiilor dvs. este concentrată la una sau două ori din zi. Aveți o formă proastă și trebuie să faceți modificări dacă aplicațiile dvs. de comunicare sunt răspândite în felii mici pe parcursul zilei, așa cum se arată în imaginea de mai jos.

Obiectivul nu este neapărat să reduci numărul de ore pe care le petreci în e-mail. Scopul este de a face utilizarea e-mailului mai puțin răspândită și mai concentrată, astfel încât rapoartele dvs. să arate mai mult astfel:

3. Pe baza tiparelor dvs., identificați una sau două ori din zi când nu veți verifica e-mailul. Pentru mulți oameni, dimineața, până cu aproximativ o oră înaintea pauzei de la jumătatea zilei, iar după-amiaza, începând cu aproximativ o oră după pauză de la jumătatea zilei, sunt perioade ideale. În acele perioade, închideți aplicațiile de e-mail și blocați e-mailul web instalând un instrument fără distrageri, cum ar fi StayFocusd. Dacă aveți un cont RescueTime Premium, puteți utiliza instrumentele sale pentru a vă bloca accesul la e-mail.

4. La fel, alegeți un moment în care veți verifica e-mailul. Să presupunem că perioada dvs. de focalizare non-mail va fi de la 9:00 la 11:30, iar sesiunea dvs. de e-mail va fi de la 11:30 până la ora prânzului. Dacă este ora 11:10 și vă simțiți tentat să verificați e-mailul, va fi mai ușor să îl eliminați dacă aveți o perioadă predeterminată când veți deschide acea primire.

5. Dacă sunteți paranoic că va veni un mesaj urgent și important în timp ce încercați să lucrați, configurați un sistem de alertă VIP. Utilizatorii iOS au deja unul încorporat în aplicația Mail. Dacă nu utilizați iOS sau doriți un sistem de alertă VIP care are mai multe opțiuni și personalizări, încercați AwayFind. În ambele cazuri, puteți obține o alertă, cum ar fi o notificare push pe telefon sau chiar un mesaj text, când o persoană foarte importantă vă trimite un e-mail. Asta înseamnă că puteți verifica e-mailul numai dacă primiți o notificare, care sperăm să fie rareori. Toate celelalte e-mailuri pot aștepta.

Un alt truc pe care îl folosesc personal este să întârzie să-mi deschid aplicațiile de e-mail odată ce încep să lucrez. Îmi place să răsfoiesc prin e-mailul de lucru prima dată dimineața pe telefon, doar pentru a verifica orice este cu adevărat urgent. Motivul pentru care folosesc telefonul se datorează faptului că mi se pare mai ușor de închis decât laptopul sau computerul meu de desktop dacă nu există nimic care să necesite atenția mea imediată. Dacă văd un e-mail important, dar nu urgent, aș putea adăuga o stea. Dacă este cu adevărat urgent, răspund chiar de la telefon. Dar pentru că nu-mi place să citesc sau să scriu la telefon, nu sunt tentat să fiu supt în alte e-mailuri care nu sunt chiar urgente.

Este vorba despre aceste mici trucuri care aduc mari câștiguri care să te ferească de e-mail și să te readucă la munca care contează.