Organizați-vă: cum să fiți la curent cu rapoartele de cheltuieli înainte de sfârșitul anului

Se apropie de sfârșitul anului. Lucrezi liniștit la biroul tău când un nou e-mail vine de la departamentul de contabilitate. Țipi tare la subiect și toți colegii tăi se întorc pentru a vedea ce nu este în regulă. Obrajii tăi se înroșesc în timp ce recunoașteți că, până în acest moment, ați uitat complet să depuneți un raport de cheltuieli. E-mailul spune că termenul limită este astăzi. Căldura din obrajii tăi se transformă într-o senzație de teamă care îți trece în piept și în groapa stomacului tău. Compania dvs. îți datorează câteva sute de dolari, iar în acest moment al anului, puteți folosi cu adevărat. Nu te panica! Acești pași simpli vă pot ajuta să controlați cheltuielile.

Unele organizații fac foarte ușor să prezinte rapoarte de cheltuieli, chiar dacă întârzie. A avea carduri de credit ale companiei care sunt legate de un sistem de raportare a cheltuielilor ajută enorm, de exemplu, dar nu toată lumea are acel lux. Așadar, inspirați adânc și urmați acești pași pentru a primi rapoartele de cheltuieli cu întârziere trimise cât mai curând posibil.

Rețineți că o mare parte din acest articol se aplică și pentru tipurile de angajați independenți, care trebuie să efectueze încasări la sfârșitul anului pentru a solicita deduceri de impozit pe cheltuieli de afaceri.

1. Întrebați-vă când este termenul real și dacă puteți depune târziu

În funcție de momentul în care organizația dvs. își stabilește exercițiul financiar și modul în care gestionează acumulările, este posibil ca termenul limită pentru depunerea rapoartelor de cheltuieli să fi trecut deja. Dar asta nu înseamnă neapărat că este prea târziu pentru a-ți trimite chitanțele. Oamenii inteligenți prevăd termene. Dacă cineva vă spune că un termen limită este sfârșitul zilei de vineri, există șanse mari ca termenul real să fie luni dimineața sau mai târziu.

Întrebați pe cineva din contabilitate sau șeful dumneavoastră pentru detalii clare cu privire la adevăratul termen limită pentru raportarea cheltuielilor și dacă puteți face ceva dacă ați ratat-o. Adesea există. Dacă puteți depune cu întârziere, fiți amabili și plini de bunătate pentru persoanele care vă ajută să o faceți și aplecați-vă înapoi pentru a oferi exact ceea ce cer. Fii detaliat. Amintiți-vă că vă fac o favoare. Faceți tot posibilul să-l returnați, făcându-le mai ușor munca

2. Verificați Regulile de primire

Dacă ați depus rapoarte de cheltuieli înainte, probabil cunoașteți regulile de bază pentru depunerea chitanțelor. Dar știți detaliile fine? La depunerea unui raport de cheltuieli cu mult timp după efectuarea cheltuielilor, este posibil să fi pierdut unele încasări. Aflați dacă există o politică, cum ar fi solicitarea de încasări numai pentru cheltuieli mai mari de 10 USD. De asemenea, întrebați dacă puteți arăta dovada plății prin furnizarea unui extras de carte de credit cu elementul rând evidențiat. Aceste detalii pot face o lume diferită în timpul necesar pentru pregătirea unui raport de cheltuieli.

3. Realizați o Schiță a Articolelor și a Datelor

După ce este timpul să începeți efectiv crearea unui raport de cheltuieli cu întârziere, faceți o listă detaliată a cheltuielilor majore pe care trebuie să le solicitați, cum ar fi articolele pe care le-ați achiziționat, călătoriile și ospitalitatea clientului. Dacă depuneți doar un articol sau o singură călătorie, săriți acest pas.

Dacă un articol din lista dvs. este un eveniment, cum ar fi o vizită a unui client sau o conferință, notează datele. Apoi, sub eveniment, creați o intrare pentru fiecare zi, astfel:

Conferința X: 1-3 iunie

1 Iunie

2 iunie

3 iunie

4. vizualizați-vă cheltuielile

Când reuniți împreună cheltuieli legate de călătorie sau evenimente, consider că ajută mai întâi să enumerați cele mai mari cheltuieli (de exemplu zboruri, hotel și taxe de prezență), apoi să încercați să vă amintiți sau să reimaginați fiecare zi pentru a acoperi cheltuielile mai mici. Faceți acest lucru sub fiecare intrare de zi.

Îmi place să fac o prezentare brută pentru eventualele cheltuieli, apoi să le completez pe măsură ce le amintesc (pașii 5-7 includ câteva trucuri pentru completarea lacunelor atunci când memoria te defectează). Schița ar trebui să includă cât mai multe dintre aceste puncte relevante pentru datele dvs.:

• Locația de pornire. Unde ai dormit? Ai avut cheltuieli în acest loc, cum ar fi taxe Wi-Fi?
• Călătorie locală. Ai mers oriunde și, dacă da, cum ai ajuns acolo (mașină, taxi, serviciu auto, transport public)? Cum te-ai întors? Dacă ați solicitat o taxă pe kilometru pentru conducere, care a fost distanța?
• Mese. Unde ai luat micul dejun, prânzul și cina? Ai cumpărat băuturi, inclusiv apă îmbuteliată și cafea sau gustări?
• Provizii. Ai avut nevoie să cumperi ceva așteptat sau neașteptat în timpul zilei tale?
• Locația finală. Unde ți-ai încheiat ziua? Ce ai plătit acolo?

Adesea, doar a vă pune aceste întrebări vă ajută să vă amintiți cheltuielile pe care altfel le-ați putea uita.

5. Rotiți-vă chitanțele

Dacă aveți o grămadă de încasări, răsfoiți-le acum și potriviți-le la conturul creat. Există un motiv pentru care nu fac acest pas mai întâi. Uneori, încasările ne reformulează memoria într-un mod care lasă părți ale zilei. De exemplu, să zicem că te uiți la chitanțele tale și vezi că ai luat un mic dejun rapid la o cafenea și mai târziu ai luat masa la un loc de conferință. Acum aveți o amintire vie a acelor două evenimente și sunteți gata să treceți la următoarea primire. Este posibil ca memoria dvs. să fi omis călătoria Uber de 15 dolari între cele două locații pur și simplu pentru că nu aveți o chitanță fizică pentru a declanșa memoria. Este ușor să uitați detaliile atunci când nu avem declanșatoare.

6. Scanează-ți calendarul

Un calendar poate conține mai multe mementouri care vă ajută să creați un raport de cheltuieli exact. Pe măsură ce îți completezi ziua, deschide-ți calendarul și scanează-l pentru a verifica datele călătoriei și evenimentele semnificative. Anumite intrări vă pot declanșa memoria cu privire la cheltuieli, precum și lipsa cheltuielilor. De exemplu, dacă un partener de afaceri v-a trimis o invitație calendaristică pentru cină într-o zi în care călătoriți, iar ea a plătit, atunci nu trebuie să vă faceți griji căutați o chitanță pentru masa dvs. în acea noapte.

7. Peruse Mint

Un alt loc minunat pentru a căuta cheltuielile lipsă este Mint. Mint este o aplicație de finanțare personală care vă consolidează toate tranzacțiile financiare într-un singur site web și o aplicație care poate fi căutată. Cu Mint, puteți filtra toate cheltuielile cu cardul de credit și cardul de debit până la dată, ceea ce vă poate ajuta să descoperiți cheltuielile pe care le-ați uitat. În acel exemplu pe care l-am dat anterior despre o primire Uber, puteți găsi informațiile căutând data în Mint, ceea ce va facilita găsirea adevărată chitanță în e-mail.

Puteți adăuga, de asemenea, etichete în Mint la tranzacțiile cu elemente rând și, dacă ați făcut asta tot anul pentru cheltuieli de afaceri, puteți găsi cu ușurință toate cheltuielile pe care trebuie să le solicitați.

Am menționat mai devreme că, dacă nu găsiți o chitanță, ați putea să vă întrebați dacă puteți trimite o copie a unui extras de card de credit care evidențiază elementul rând pentru o cheltuială. Din nou, Mint te va ajuta aici, pentru că îți va spune ce carte de credit ai folosit.

8. Nu uitați sfaturi și parcare

Două categorii de cheltuieli ușor de trecut cu vederea sunt sfaturile și parcarea. Sfaturi mici plătite în numerar, cum ar fi pentru personalul de curățenie la hotel și clădiri, nu vin niciodată cu chitanțe. Plățile de parcare pot fi, de asemenea, în numerar fără chitanță. Dar se adaugă și merită revendicat dacă le-ați făcut.