E-mailul cauzează probleme grave pentru productivitatea noastră și pentru psihicul nostru. O cutie de intrare cântărește grea pe minte. Revenind la ea din nou creează din nou mai multe „lucrări despre muncă”, după cum se spune, ceea ce este extrem de ineficient și rareori este esențial pentru munca reală pe care trebuie să o facem. Dacă vi se pare că viața dvs. este timpul să curățați acea primire.
Metoda mea de a menține o relație sănătoasă cu e-mailul se bazează pe acțiuni foarte mici și concrete pe care le desfășor în fiecare zi - consultați cele 11 sfaturi ale mele pentru gestionarea e-mailului. Cu alte cuvinte, menținerea curierului de primire nu este o lucrare de curățare unică. Dar ce poți face dacă inbox-ul tău este atât de îngrozitor încât nu poți vedea dincolo de obstacolul uriaș și imediat de a face față cu ea mai întâi? În acest caz, este timpul să stai jos și să revizuiești inbox.
Iată cum se face.
Uită de procesarea fiecărui mesaj din căsuța de e-mail. Nu se va întâmpla și nu va fi niciun mare profit. A face o mătura este mai bine.
„Măturând” înseamnă să mutați o grămadă întreagă de aglomerații în alta. Configurați câteva foldere noi în programul dvs. de e-mail și numiți-le pe an, trimestru sau lună (excluzând anul curent, trimestrul sau luna; adică, nu creați încă un folder „2013”), în funcție de starea dvs. inbox și cum ai tendința să te gândești la timp. De exemplu, puteți crea aceste dosare:
- 2010
- 2011
- 2012
Sau s-ar putea să aveți:
- 2012_Q4
- 2013_Q1
- 2013_Q2
Motivul pentru care nu veți crea un folder pentru anul, trimestrul sau luna curentă este pentru că inbox-ul dvs. va fi folderul „curent” deocamdată.
Apoi, sortați sau efectuați o căutare, în funcție de programul de e-mail pe care îl utilizați, pentru a izola toate mesajele dintr-o anumită perioadă de timp și a le muta în masă în folderul corespunzător.
Orice a rămas în căsuța de e-mail - acestea sunt mesajele de care vă puteți face griji în ceea ce privește procesarea, poate azi, poate mâine, dar mai probabil, va fi puțin câte puțin în următoarele două zile. Nu vrei să te asumi prea mult dintr-o dată.
Toate mesajele tale vechi sunt încă prezente - sunt doar în afara drumului. Poate că într-o bună zi te vei ocupa de ele, dar pariez că nu o vei face. Aceasta este una dintre cele mai grave probleme ale e-mailului. Credem că vom ajunge să citim, să răspundem sau să reacționăm altfel la atâtea mesaje, dar nu vom face niciodată. Măturatul vă permite să le scoateți din drum fără să vă scăpați de fapt. Așadar, puteți continua să credeți că puteți prelucra într-o zi toate e-mailurile din 2012 (chiar dacă probabil nu veți face asta).
Vedeți videoclipul pentru a exploda Gmail.
Etapa 2. Compartimentează
„Mătura” are grijă de mesajul pe care îl aveți deja, dar nu face nimic pentru mesajele care vor fi difuzate în orice secundă acum. Așadar, odată ce ai o cutie de e-mail care nu se simte sufocant, trebuie să creezi niște filtre sau alte modalități de compartimentare în mod automat, înainte.
O modalitate de a face acest lucru este de a utiliza diferite conturi de e-mail în scopuri diferite, mai degrabă decât unul pentru toate. De fapt, am patru conturi de e-mail diferite pe care le folosesc în mod regulat: unul pentru afaceri, unul pentru comunicare personală, unul pentru cumpărături online (unde păstrez chitanțe, urmăresc pachete, obțin alerte bancare și electronice de depunere a impozitelor) și unul pentru ceea ce numesc " deșeuri." Contul meu de gunoi nu este de fapt pentru junk în sensul strict. Este o adresă pe care o folosesc pentru a mă înscrie la buletine informative sau noi servicii online pe care vreau să le încerc, dar care în cele din urmă nu sunt importante. Un alt nume pentru acest tip de conținut este graymail. Nu este chiar spam, pentru că l-ați solicitat și doriți. Nimic care este critic pentru misiune nu intră vreodată în acest cont de gunoi, așa că dacă nu îl verific de mai multe zile, nu este mare lucru. De asemenea, rareori deschid contul de gunoi sau contul de cumpărături în timp ce sunt la serviciu, așa că niciodată nu se vede în vedere să mă ispitească.
O a doua modalitate de a obține același efect este prin foldere și sortare automatizată. Acesta este un mod deosebit de util de a gestiona buletine informative și oferte zilnice. Outlook.com este destul de sofisticat în această privință, iar Gmail este destul de bun și la asta.
Indiferent dacă configurați filtre și foldere sau începeți să împingeți buletine informative și chitanțe la cumpărături la o altă adresă de e-mail, acest pas durează ceva timp. Probabil veți avea nevoie de 30 minute la oră pentru a configura o metodă de bază de compartimentare.
Pasul 3. Ștergeți
Sperăm, ceea ce a rămas în căsuța de e-mail este doar o fracțiune din ceea ce a existat înainte. Următorul lucru pe care l-aș face este să încerc să șterg orice, care pur și simplu nu este important. Acest pas poate dura ceva, dar nu aș pierde prea mult timp cu el.
Scanați mesajele din căsuța de e-mail și când aterizați pe unul pe care urmează să îl ștergeți, încercați să sortați inbox-ul după expeditor și vedeți dacă există alte mesaje de la aceeași persoană care merită să fie șterse. Adesea, primesc mai multe e-mailuri de urmărire de la o persoană care spun același lucru și ar trebui să fie toate pe blocul de tocare.
Ștergeți cât puteți fără să fiți prinși de conținutul niciunui mesaj. Dacă nu sunteți sigur de un mesaj, lăsați-l singur acum.
Ștergerea este importantă pentru mine, deoarece reprezintă demiterea. Dacă un mesaj nu este important și nu conține informații critice, ștergerea este un semn că nu trebuie să mă mai gândesc la el. Mă eliberează mental de obligația pe care o reprezintă e-mailul.
Ați putea dori, de asemenea, să creați un folder numit „Mai târziu”, unde să fișcați mesaje care nu sunt cu adevărat importante, dar cu care mai aveți un atașament psihologic. Acestea sunt mesaje cu care intenționați să faceți față „mai târziu”. În experiența mea, mesajele „ulterioare” sunt de obicei gunoi pe care nu eram încă pregătit să le dau drumul.
Un serviciu fantastic numit SaneBox (6 dolari pe lună) vă va scana efectiv mesaje primite și va trimite e-mailuri neimportante într-un nou folder numit „@SaneLater” pentru dvs. În testarea SaneBox, am descoperit că a făcut o treabă incredibilă de a identifica ceea ce era important sau nu important.
Pasul 4. Dezvoltați un sistem, transformați-l în obiceiuri
Cu o primire primită și o structură de bază care poate fi administrată pentru a arhiva e-mailul, acum aveți nevoie de un sistem pentru modul în care vă veți arhiva e-mailul - dincolo de regula de bază a „e-mailurilor legate de articolele din iunie 2013 intrați în folderul 1306_JUN”, dar când veți pune ei acolo? Cât de des veți privi prin ele? Ce veți face cu mesajele înainte de a le depune?
Acest pas este cel mai greu, deoarece vă solicită să creați reguli și să dezvoltați obiceiuri pentru a le urma pe termen lung. Regulile pe care le creați ar trebui să fie explicite. Ar trebui să le poți articula. Dar nu trebuie să fie perfecte sau absolute. E în regulă dacă te îndepărtezi de la ei din când în când. Vrei un sistem care iartă o zi proastă aici și acolo, unul care îți permite să sari înapoi cu ușurință dacă aluneci.
Pentru a vă face o idee despre modul în care se joacă regulile, iată câteva dintre regulile mele pentru procesarea e-mailului.
Ștergeți rapid. Dacă un e-mail nu necesită acțiuni, inclusiv citirea sau arhivarea pentru referință, îl elimin imediat. Cultiv ștergerea rapidă a mesajelor într-un obicei, ștergând mesajele în vrac în fiecare dimineață. Când ajung la biroul meu, șterg cât mai multe mesaje pe care le consider potrivite într-o singură clipă. De obicei, este aproximativ 60 la sută din noile mele mesaje necitite.
Răspundeți imediat la mesajele critice sau păstrați-le în inbox. Dacă un e-mail este esențial - ceea ce înseamnă că necesită o acțiune iminentă sau o citire profundă și, eventual, o replică - acționez asupra lui imediat sau îl las să rămână în căsuța de ieșire până când acționez asupra lui, de obicei într-o zi sau două. Poate rămâne în inbox până la o lună sau cam. După o lună, trebuie să acționez asupra lui. Acesta este termenul limită.
Fișier până la sfârșitul zilei. Dacă un mesaj conține informațiile de care am nevoie, dar nu necesită acțiuni imediate, acesta trebuie mutat într-un folder corespunzător (sau salvat local pe desktopul meu) până la sfârșitul zilei - sau la sfârșitul săptămânii, dacă sunt într-adevăr ocupat.
Curățați inbox-ul vineri după-amiază. Vineri după-amiază, îmi dau 10-20 de minute pentru a sorta orice este în căsuța de e-mail și poate acționa asupra elementelor care nu necesită un răspuns lung. În momentul în care părăsesc biroul, ar trebui să pot vedea un centimetru sau două de spații albe în partea de jos (cameră care să se umple din nou în weekend).
Vezi partea de jos a căsuței de e-mail. Zi de zi, această regulă este cea pe care o trăiesc la cel mai fundamental nivel: vezi întotdeauna partea de jos a căsuței de e-mail. Spre deosebire de Inbox Zero, îmi propun să nu mai am mesaje inbox decât pot vedea pe ecran. E simplu. E iertător. Este flexibil. Este un obiectiv rezonabil și atins. Și nu este nevoie să respectați în mod constant această regulă. Este o obișnuință prin faptul că odată ce am început să vizez partea de jos a căsuței mele, a devenit un obiectiv subconștient.
O soluție pe termen lung pentru gestionarea e-mailului
Întreaga organizație se reduce la reguli, iar linia care ține regulile este obiceiurile. Obiceiurile sunt modul în care faci regulile. Dacă regula este goală coșul de gunoi de e-mail la sfârșitul zilei, obiceiul este întotdeauna clic dreapta pentru a arunca coșul de gunoi înainte de a renunța la programul de e-mail (sau a configura programul dvs. de e-mail pentru a șterge automat coșul de gunoi). Dacă regula este să răspunzi întotdeauna la un e-mail de la șeful tău până la sfârșitul zilei, obiceiul ar putea fi automat sortarea mesajelor de la șeful tău într-un folder special și verificarea acelui dosar în fiecare zi la 16:00.
Gestionarea corectă și eficientă a e-mailului se referă la sistemul pe care îl utilizați, nu la software-ul pe care îl utilizați. Aplicațiile, funcțiile și plug-in-urile pot ajuta la rezolvarea problemelor specifice pe care le aveți prin e-mail, dar dacă nu sunt cuprinse dintr-un sistem mai cuprinzător de reguli sau metode de înrădăcinare a obiceiurilor, acestea nu vor beneficia de rambursare pe termen lung.
