Organizați-vă: cum să colaborați în Microsoft Office în 5 pași simpli

Cea mai mare caracteristică nouă în Microsoft Office 2016 este că permite editarea colaborativă în timp real. Permițând mai multor persoane să lucreze la un fișier în același timp și ca toate părțile să vadă schimbările pe măsură ce colaboratorii le fac este de mult timp un punct de vânzare al apartamentelor de birou rivale, și anume Google Drive cu documentele, foile și alte servicii online aplicații de productivitate. Co-autorizarea în direct în Office este o întâmpinare, dacă este întârziată, pe lângă aplicațiile Office. Utilizarea funcțiilor de editare colaborativă necesită un pic de configurare și unele cunoștințe. Acești cinci pași vă vor ajuta să începeți.

1. Verificați-vă numele

Cum vor ști oamenii cine sunteți atunci când vă conectați la fișierele lor și vor începe editarea? Deschideți o aplicație, cum ar fi Word sau Excel și accesați Fișier> Opțiuni, iar apoi în fila General, veți vedea o rubrică numită „Personalizați copia dvs. de Microsoft Office”. Utilizatorii Mac vor găsi această opțiune în Preferințe> Utilizator. Aici puteți actualiza numele, inițialele și alte informații de identificare. Probabil că veți vedea unele detalii completate deja pe baza contului dvs. Microsoft sau orice informații furnizate de administratorul contului dvs. corporativ.

În orice caz, actualizarea numelui și a inițialelor este utilă dacă oamenii te cunosc cu altceva decât numele legal sau numele introdus. Alegerea inițialelor identificabile ajută, de asemenea, dacă împărtășiți un set de inițiale cu colaboratorii. De exemplu, mi-am schimbat inițialele foarte comune, JD, în JED.

2. Salvați fișierele în cloud

Nimeni nu poate lucra la un fișier cu dvs. dacă fișierul nu este salvat într-un spațiu partajat. Veți avea un timp mai ușor pentru a urmări fișierele dacă le salvați într-un spațiu partajat din start, mai degrabă decât să așteptați ca Office 2016 să vă solicite să faceți o copie într-un spațiu partajat (lucru pe care îl va face oricând încercați să partajați un fișier salvat local).

Accesați Fișier> Salvați ca și alegeți o locație pe OneDrive (utilizatorii de acasă vor alege această primă opțiune), OneDrive pentru Business sau SharePoint.

3. Invitați colaboratorii

Pentru a invita colaboratori, veți avea nevoie de meniul Opțiuni de partajare, care se află în colțul din dreapta sus. Căutați pictograma „persoana cu semn în plus”. De aici, puteți alege „Invită oameni”.

Invitați oamenii deschide o casetă chiar în aceeași fereastră în care introduceți adrese de e-mail, adăugați un mesaj opțional și partajați fișierul prin e-mail. Pe versiunea Mac a Office 2016 pentru Mac, butonul Share oferă, de asemenea, opțiunea Copiere Link și Trimitere atașare, pe care utilizatorii Windows o pot găsi în panoul File> Share. În partea de jos a panoului Share este o alegere „Obțineți un link de partajare”, care copiază o legătură către fișierul în clipboard, pe care o puteți insera în orice platformă de comunicare sau colaborare doriți.

4. Când edițiile în timp real nu apar, actualizați pentru a vedea modificările

Dacă dvs. și toți colaboratorii dvs. utilizați aceeași locație OneDrive pentru Business sau SharePoint pentru salvarea fișierelor și utilizați toți aceeași versiune a Office 2016, ar trebui să puteți vedea modificări ale fișierului dvs. în timp ce apar, cu tastarea fiecărei persoane marcată de o culoare și un set identificativ de inițiale sau o imagine.

Dar, dacă colaboratorii dvs. accesează fișierul pe care l-ați distribuit într-un mod diferit, cum ar fi prin versiunea online a Word, așa cum a făcut colaboratorul meu în timpul testării, este posibil să nu vedeți că apar schimbări în timp real. A trebuit să reîmprospătez sau actualizez manual fișierul.

În partea de jos a ferestrei, căutați o linie care să spună „actualizări disponibile”.

Actualizați documentul făcând clic pe textul respectiv și vor apărea modificările colaboratorilor.

5. Blocați conținutul pentru a preveni modificările

Uneori invitați colaboratorii să ajute la editarea unui document, dar există un anumit conținut pe care nu ar trebui să-l schimbe. Îl puteți bloca folosind instrumentul Block Authors, care nu este numit atât de intuitiv. Se pare că va revoca privilegiile de editare, atunci când, de fapt, blochează pur și simplu conținutul pe care îl selectați din editare.

Evidențiați conținutul pe care doriți să îl blocați. Accesați Recenzie> Blocare autori. Secțiunea evidențiată va avea acum o pictogramă lângă ea care indică faptul că nimeni, dar puteți să o schimbați.