Cuprins:
- De ce am migrat pe Google Drive
- Sfaturi pentru migrarea în cloud
- Lucrul în cloud: pro
- Lucrul în cloud: contra
- Ar trebui să vă mutați în nor?
După ani de zile în care am lucrat într-un sistem hibrid, unde unele fișiere erau locale și altele erau în cloud, am făcut recent trecerea la funcționarea completă online. Am ales să folosesc Google Drive, dar ar fi putut fi la fel de ușor orice serviciu similar, cum ar fi Microsoft Office Online.
Iată cum am migrat în noul mediu, unele dintre avantajele și dezavantajele de a lucra în întregime online și sfaturi dacă vă gândiți și la comutare.
De ce am migrat pe Google Drive
Am folosit de mult timp Google Drive, inclusiv documente Google, foi și diapozitive. Dar nu l-am folosit niciodată exclusiv pentru toată munca mea până de curând.
Unul dintre motivele principale pentru care am decis să mă mut în întregime în cloud a fost pentru că am folosit o mulțime de dispozitive diferite, multe mai multe ca niciodată. În orice zi, s-ar putea să vreau să lucrez de la oricare dintre cele cinci dispozitive diferite, în funcție de faptul că am fost acasă, la o întâlnire, de călătorie sau în altă parte. Am un Mac pentru desktop, un Chromebook Pixel care este portabil, dar nu este excelent pentru întâlniri, un smartphone și un laptop. Și, ocazional, lucrez pe computerul altcuiva.
Ori de câte ori este posibil, prefer să fac note și modificări direct pe fișierele mele, decât să fac o notă separată într-o aplicație de luare a notelor despre ceea ce trebuie să fac mai târziu fișierului. Lucrul în cloud răspunde acestei nevoi și Google Drive a îndeplinit, de asemenea, majoritatea celorlalte nevoi, cum ar fi compatibilitatea cu formatele de fișiere Microsoft Office, o mulțime de spațiu de stocare și suport pentru toate dispozitivele pe care le am.
Când toată munca dvs. este în cloud, aveți acces direct la fișiere. Atâta timp cât ai o conexiune la Internet (și uneori chiar și când nu), poți edita fișierele. A fost nevoie de câțiva ani pentru ca Google Drive să ajungă la acest punct, dar acum că este aici, îl folosesc cu rezultate grozave.
Sfaturi pentru migrarea în cloud
Când decideți să vă păstrați toată munca în cloud și să nu stocați nimic local, vă veți confrunta cu o mare provocare: să vă dați seama ce să faceți cu toate fișierele dvs. vechi. Sfatul meu este să nu vă faceți griji pentru fișierele vechi. Nu pierde timpul încercând să migrezi perfect sau să reorganizezi toate datele tale vechi, pe care oricum nu le vei putea privi din nou.
În schimb, concentrați-vă asupra modului în care veți organiza sau stoca noi date care vor fi transmise. În cazul meu, am început să folosesc imediat Google Drive pentru toate noile mele documente. Am creat foldere noi în Google Drive online care reflectau același sistem organizațional pe care îl foloseam pe desktop. Când am început un fișier nou, am făcut din Google Doc. Am acordat mai multă atenție prezentului decât trecutului.
Aveam câteva fișiere pe care le-aș clasifica nici vechi, nici noi, ci „în curs”. Un fișier în curs este unul pe care l-am creat cu mult timp în urmă, dar acesta este încă relevant și este folosit în prezent. În cazul meu, acestea au tendința de a fi foi de calcul în care lucrez pe măsură ce îl completez. De exemplu, am un fișier în curs în care urmăresc articolele pe care le scriu, datele pe care le publică și alte metadate. Îl adaug continuu și este întotdeauna util și relevant, chiar dacă l-am creat cu ani în urmă.
Pentru a migra aceste fișiere în curs de desfășurare, le-am încărcat pur și simplu pe Google Drive, unul câte unul și le-am convertit în fișiere formatate de Google. Fișiere Excel au devenit foi de calcul Google. Uşor.
Motivul pentru care le-am făcut unul câte unul a fost să verific și să mă asigur că se vor deschide și că conținutul nu era măgar. Din fericire, totul s-a transferat fără probleme. Cu toate acestea, am păstrat acele copii extrem de valoroase ale fișierelor pe computer timp de aproximativ o lună, doar în caz, ceea ce mă duce la un alt sfat: păstrați copii originale ale fișierelor dvs. importante pentru o perioadă de suprapunere.
Dacă ceva nu merge bine cu migrația dvs., veți dori originalele. Este ca atunci când depui un cec de hârtie de la distanță folosind o aplicație mobilă, iar banca îți împinge un mesaj care spune: „De ce nu te agăți de acel cec până se șterge?”
Un alt sfat este să testați dacă serviciul funcționează pe toate dispozitivele dvs. Deschideți fișiere diferite. Acum opriți Wi-Fi-ul și încercați să le deschideți. Este posibil, adică, ați avut copii offline ale fișierelor pe care vă așteptați să le aveți (mai multe cu acces offline într-un moment)? Puteți edita? Aveți nevoie să instalați aplicații sau plugin-uri pentru a face munca pe care doriți să o faceți? Este mai greu decât te-ai putea gândi să faci timpul necesar pentru a efectua aceste încercări, dar este sigur că se afișează undeva și nu poți face nimic planificat.
Odată ce am început să rulez cu noul meu sistem de funcționare complet în Google Drive (dar încă în acea perioadă de suprapunere înainte de a-mi șterge toate datele stocate local), am instalat componenta de sincronizare Google Drive pe computerul meu și am făcut backup în ultimii doi ani ” valoare de date pentru cloud. Nu am testat fiecare fișier pentru a mă asigura că s-au convertit curat în Google Drive, așa cum am procedat cu fișierele mele importante în desfășurare, dar m-am simțit mai bine știind că am tras în mare parte din vechile mele date doar în cazul în care am nevoie vreodată. Sfaturi în acest sens: Backup de fișiere vechi, dar nu petreceți prea mult timp pentru el.
În ceea ce privește riscurile și recompensele, comoditățile și inconvenientele, am simțit că o copie de rezervă a datelor mele vechi, de care probabil nu voi mai avea nevoie niciodată, la Google Drive și a numi-o zi a fost suficientă pentru mine.
Există și alte argumente pro și contra. Rețineți că nu enumăr toate versiunile pro și toate, ci doar câteva care sunt relevante pentru utilizarea Google Drive exclusiv pentru fișierele de lucru.
Lucrul în cloud: pro
Copii de rezervă automate. Știu că majoritatea oamenilor care nu își rezervă copii acum nu vor începe curând. Când lucrați în Google Drive, nu trebuie să vă gândiți la o copie de rezervă. Se întâmplă automat și des.
Atât de mult spațiu! Google Drive vine cu o cantitate generoasă de spațiu. Toți care au un cont Google obțin cel puțin 15 GB, dar cumpărarea mai multă este ieftină. În plus, există și alte lacune care vă oferă mai mult spațiu. De exemplu, fișierele pe care le creați în Google Drive, cum ar fi Google Docs, nu contează la limita dvs. de stocare! Este uriaș.
Compatibil cu Office. În timp ce creez și editez fișiere exclusiv în Google Drive, nu toată lumea cu care colaborez. Multe persoane folosesc în continuare Microsoft Office. Cu Google Drive, puteți exporta orice tip de fișier Google într-un format Microsoft. Cu doar câteva clicuri, pot transforma un document Google într-un fișier.docx Word.
Colaborare. Pentru colaborarea în timp real, nimic nu bate Google Drive. Puteți partaja fișiere cu alți utilizatori, puteți gestiona cine le poate vizualiza și edita și chiar puteți avea o discuție care merge cu colaboratorii dvs. în timp ce lucrați împreună cu un fișier.
Sincronizare locală. Așa cum am menționat, am reușit să fac back-up rapid fișierelor mele vechi pe Google Drive, deoarece are o componentă locală de sincronizare. Această caracteristică permite Google Drive să își îndeplinească sarcinile duble ca o suită de colaborare online și un program de sincronizare a fișierelor și backup.
Preț. Google Drive este gratuit. Microsoft Office costă aproximativ 100 USD pe an. Mai trebuie să spun?
Lucrul în cloud: contra
Probleme de confidențialitate și securitate. Persoanele care nu doresc să folosească deloc un serviciu cloud sunt aproape întotdeauna preocupate de confidențialitate și securitate. Altcineva își stochează datele într-o locație pe care probabil nu o poți identifica. Google criptează fișierele stocate în Drive în mod implicit, dar compania gestionează și cheile pentru dvs., care reprezintă un steag roșu pentru unii. Dacă nu aveți încredere în compania care stochează fișierele dvs. sau dacă fișierele dvs. conțin informații extrem de sensibile, este posibil să migrați în cloud.
Acces offline. Lucrul în cloud înseamnă că ai nevoie de o conexiune la Internet. Navigarea pe internet versus versiunile offline și configurațiile poate fi o durere reală. Uneori lucrurile merg prost sau nu așa cum vă așteptați.
Cu Google Drive, este posibil să lucrați offline, ceea ce este excelent, cu excepția cazului în care există o mulțime de avertismente și, sincer, nu le am memorate. Știu că trebuie să folosesc browserul Chrome pentru ca acesta să funcționeze, dar uit frecvent detaliile. Am constatat că încărcarea fișierelor la care vreau să lucrez înainte de a părăsi o zonă cu Wi-Fi este o soluție bună, dar din nou, numai dacă rulez Chrome. Apoi pot lucra cu ușurință la aceste fișiere (atât timp cât nu închid din greșeală fila).
Dar poate deveni dezordonat.
Când am terminat de editat offline, trebuie să conectez dispozitivul la Internet pentru a aduce modificările în cloud. Uneori provoacă probleme. Să spunem că lucrez offline pe un laptop în timp ce sunt într-un avion. Avionul aterizează, mă urc într-un taxi și apoi îmi amintesc de o altă schimbare pe care vreau să o fac. Dacă deschid telefonul și încărc fișierul folosind o conexiune de date, o să văd copia veche înainte de toate modificările pe care le-am făcut pe avion, deoarece nu le-am sincronizat încă. Să zicem că uit acel punct și fac câteva modificări prin telefon. Când o să conectez în sfârșit laptopul la internet, Google îmi va spune că ceva nu este complet. Există soluții, dar niciuna dintre ele nu este curată sau simplă. Pregătește-te pentru copiere și lipire.
Căutarea funcționează, cu excepția cazului în care nu. Când stocați fișierele dvs. cu Google, prenumele în căutarea pe Internet, aveți așteptări mari la instrumentul de căutare. Găsirea fișierelor în Google Drive a fost lovită sau lipsită de mine. Când caut după nume de fișier, sunt probabil să găsesc ceea ce am nevoie, dar nu întotdeauna. Nivelurile de înregistrare în nume de fișiere, în special, par să arunce Google pentru o buclă. Am un fișier numit 160530_SIN_RR_Collaboration-Chart, dar când caut „Colaborare”, imaginea de mai jos arată ce apare.
Google caută conținutul fișierelor dvs., ceea ce vă ajută, dar totuși ar putea fi nevoie de încercări și erori pentru a găsi ceea ce aveți nevoie. Când alți colaboratori vă împărtășesc fișiere, acestea sunt cele pe care le găsesc cel mai greu timp, cu sau fără căutare. Am sfârșit bazându-mă pe fișiere marcate cu o stea (favorite), precum și pe lista de fișiere recente pe care Google Drive le oferă destul de mult.
Distrageri online. Pentru a lucra în Google Docs, trebuie să aveți o fereastră a browserului deschisă, iar pentru unii oameni, a fi online este o pantă alunecoasă. Pentru mine, nu este o mare problemă. Folosesc câteva instrumente și trucuri pentru a crește productivitatea și a minimiza distragerile. Dar pentru alții, pur și simplu să fii online este o invitație de a naviga pe Web și de a nu face lucrări reale. Dacă te descurci mai bine când lucrezi când te deconectezi, lucrul în cloud probabil nu este pentru tine.
Ar trebui să vă mutați în nor?
Lucrul exclusiv în cloud are beneficiile sale, dar vine și cu unele frustrări. Așa cum am spus, să lucrezi online nu înseamnă neapărat să folosești Google Drive, dar multe dintre argumente pro și contra vor fi aceleași pentru soluții similare. Unele întrebări pe care trebuie să le pui înainte de a vă deplasa în cloud sunt:
- Am acces fiabil la Internet de cele mai multe ori?
- Sunt dispus să învăț regulile de lucru offline vs. online?
- Lucrul în cloud îmi va oferi acces la fișiere într-un mod pe care nu îl am acum și pe care îl voi folosi de fapt?
- Sunt dispus să mă organizez unde sunt stocate lucrările mele, astfel încât să le pot găsi cu ușurință?
- Voi putea rezista tentațiilor de a naviga pe Internet dacă sunt întotdeauna conectat?
Pentru mai multe sfaturi, consultați 30 de sfaturi Google Drive.
