Organizați-vă: cum să îmbunătățiți comunicarea pentru o mai bună gestionare a proiectelor

În timpul oricărui proiect, să știi să comunici, precum și când să folosești un serviciu de management de proiect pentru comunicare, este esențial. Comunicarea cu toți factorii interesați este cel mai important factor pentru succesul managementului de proiect, potrivit unui raport al Institutului de Management de Proiect. Comunicările slabe sunt adesea cauza altor probleme care duc un proiect în afara cursului sau îl scufundă cu totul.

Ce înseamnă o comunicare clară, deschisă și eficientă în ceea ce privește managementul de proiect și cum procedați? Coloana Get Organized săptămâna trecută a analizat cum să începeți să gestionați un proiect. Cheltuielile-cheie au vizat definirea proiectului (și asigurarea faptului că acesta este un proiect, mai degrabă decât doar o activitate în desfășurare) și cerințele, sfera de aplicare, rezultatele, reperele și jucătorii, inclusiv părțile interesate. Dacă nu l-ați citit deja, vă recomand să faceți acest lucru înainte de a aborda acest articol.

Cum afectează comunicarea slabă în gestionarea proiectelor

Primele trei probleme care împiedică succesul unui proiect sunt schimbările de obiectiv, estimarea slabă în faza de planificare și obiectivele și obiectivele slab definite, potrivit unui sondaj realizat de PricewaterhouseCooper. Însă Jason Westland, CEO al ProjectManager.com, consideră toate acestea ca fiind probleme care decurg dintr-o rădăcină diferită: o comunicare proastă.

"Dacă managerul de proiect nu are sfera de aplicare sau dacă jucătorii nu cunosc calendarul, lucrurile se destramă sau ceea ce este livrat nu îndeplinește cerințele", a spus Westland când am vorbit recent cu el despre cele mai bune practici de management de proiect..

Westland, care a scris și Cycle Life Life Cycle , a adăugat: "Ceea ce se întâmplă de obicei este că managerul de proiect nu are un control adevărat asupra domeniului de aplicare al proiectului. Echipa nu știe cu adevărat ce furnizează. Nimeni știe cu adevărat care sunt datele de sfârșit ale etapelor de referință sau ale rezultatelor cheie. Și pe parcursul proiectului, nimeni nu îi ține la curent cu viziunea de ansamblu, motivul pentru care o fac.

Westland a crescut în Noua Zeelandă. El a împărtășit cu mine o analogie între oile de turmă pe terenul patriei sale și gestionarea unui proiect.

Imaginați-vă un băiat tânăr care trebuie să mute 300 de oi dintr-un padoc în altul folosind nimic mai mult decât câțiva câini. „Sunteți în continuă comunicare cu câinii dvs. printr-un fluier”, a spus el. „Câinii se mișcă în mod constant pentru a împărți grupuri sau a îmbina grupuri”. Locul de muncă poate părea nepriceput pentru un băiat și câțiva câini, dar dacă nu există niciodată o pauză în comunicare și băiatul își amintește de ținta lui, se poate face.

Uită-te la The Big Picture

În timpul ședinței de începere a unui proiect, toți jucătorii care vor lucra la proiect trebuie să părăsească ședința cu o descriere clară a ceea ce va cuprinde proiectul final. Cu alte cuvinte, toată lumea ar trebui să aibă nu doar o viziune, ci și detalii scrise.

Imaginează-ți un proiect care durează un an pentru a fi finalizat. După câteva luni de la proiect, este în întregime posibil ca viziunea din mintea cuiva să fi murit puțin încă din prima zi. Managerul de proiect trebuie să reamintească tuturor descrierea proiectului final și trebuie să facă acest lucru des. Acest tip de comunicare a viziunii se poate întâmpla în timpul unei întâlniri programate în mod regulat (mai multe despre asta într-un moment), sau prin aducerea clientului proiectului din când în când pentru a reaminti echipei către ce lucrează.

În plus, toți cei din echipa de proiect sunt responsabili de comunicarea atunci când o sarcină sau o serie de sarcini se îndepărtează de următoarea livrare sau de descrierea finală a proiectului. Când apare o sarcină care nu intră în sfera de aplicare, lucrătorii trebuie să vorbească și managerii de proiect trebuie să asculte. Comunicarea este o stradă cu două sensuri. În mod similar, dacă o echipă crede că nu va atinge un termen limită, trebuie să le spună managerului de proiect atunci când este în pericol, nu după ce este prea târziu. Un manager de proiect care aude comunicări de acest fel poate lua decizii în consecință. Și, după cum ați ghicit, managerul de proiect trebuie să informeze echipa cu privire la orice modificări sunt făcute și să solicite feedback.

Atenție la detaliile fine

Pe lângă revenirea la viziune deseori și menținerea sferei de control, managerii de proiect trebuie să știe despre fiecare detaliu fin. "În timpul proiectului, este foarte important ca managerul de proiect să fie pe deplin conștient de fiecare sarcină și care este starea acelei sarcini", a spus Westland.

Proiectele pot avea cu ușurință mii de sarcini, ceea ce reprezintă o mulțime de informații pentru orice manager de proiect. Tocmai din acest motiv, un serviciu de management de proiect este atât de valoros. Două exemple sunt Proiecte Zoho și Proiecte de lucru în echipă, deși există zeci pe piață pentru echipe de diferite dimensiuni și complexitate.

Când echipele folosesc platforme de management de proiect, toate sarcinile sunt înregistrate în sistem și sunt vizibile tuturor celor care trebuie să le vadă (sau uneori sunt vizibile pentru toți, în funcție de instrument). Fiecare sarcină are un destinatar și data scadenței. De asemenea, există, de regulă, informații suplimentare care descriu dacă sarcina nu este încă pe placa cuiva, activă sau finalizată în prezent. Unele platforme monitorizează în detalii și mai mari nivelul procentului de finalizare a fiecărei sarcini. Așadar, un manager de proiect se poate înscrie la o sarcină în orice moment pentru a-și vedea starea fără a fi nevoie să se apropie de biroul cuiva, să atingă persoana respectivă pe umăr și să întrebe. Schimbă complet natura comunicării.

Instrumentele de management de proiect centralizează informațiile și le oferă tuturor acces la acestea. La final, documentarea este doar o altă formă de comunicare.

Peter Clarkson, director la Maestro Development, care face platforma de management de proiect Maestro Project Office, este un fost manager de proiect care a gestionat mii de proiecte. "Am făcut foarte multe audituri pentru proiecte proaste. Am fost cunoscut ca un artist de salvare", mi-a spus el. „Invariabil, legat de lipsa metodologiei și de lipsa de a ști ce s-a întâmplat în proiect: nu documentarea ședințelor, problemele, acțiunile”.

Când Clarkson descrie ziua sa ca manager de proiect, devine evidentă importanța comunicării și a managerului de proiect cu fiecare biț de comunicare. „În calitate de manager de proiect, am susținut întotdeauna că sunt leneș pentru că nu mi-am atribuit nimic vreodată”, a spus el. "Tot ce am făcut a fost să mă plimb și să vorbesc cu oamenii sau să citesc rapoarte sau să verific în baza de date cu privire la problemele care se făceau și se înregistrau, dar nimeni nu făcea nimic. Citeam procesele verbale ale ședințelor de la diverse întâlniri pe care nu le-am făcut" nu mă duc de fapt la ". El a spus că a petrecut cu ușurință o treime din ziua sa de lucru în orice instrument de management de proiect și în baza de date pe care echipele le foloseau.

Continuați să aveți întâlniri

Majoritatea proiectelor și echipelor de proiecte se bazează într-o anumită măsură pe întâlniri. După cum explică Westland, „Înainte de instrumentele online, managerii de proiect au organizat de obicei o ședință de stand-up săptămânală în care toată lumea a declarat pur și simplu ce sarcini lucrau, ce sarcini au îndeplinit și starea altor livrări sau sarcini." Dar, cu o platformă de management de proiect în vigoare, în care toate aceste informații sunt înregistrate și făcute vizibile, mai este rost să aveți întâlniri?

Defapt da. În timp ce comunicarea este îmbunătățită mult de instrumentele online, întâlnirile sunt încă benefice. "Nu este faptul că încă nu aveți stand-up-uri, ci doar că scopul se schimbă. În loc de o stand-up săptămânală bazată pe sarcini, poate deveni o întâlnire semestrială în care managerul de proiect își restabilește viziunea și se asigură că toată lumea știe unde trebuie să meargă sau aduce clientul să vorbească despre motivul pentru care proiectul este livrat. Devine mai mult o sesiune de strategie decât o sesiune de execuție ", a spus Westland.

Plan pentru Postmortemuri

Comunicarea este esențială pentru succesul fiecărui proiect, nu numai în faza de planificare și întâlnire de lansare, ci și pe tot parcursul derulării proiectului și chiar după terminarea acestuia. Întâlnirile postmortem oferă membrilor echipei o oportunitate finală de a comunica ce a mers corect și greșit pentru un proiect.

Membrii echipei ar trebui să fie sinceri și deschiși cu feedback-ul lor, dar la fel de important, managerul de proiect trebuie să asculte feedback-ul, să-l înregistreze și să se refere la el la următoarea apariție a unui proiect similar.

Platformele de management de proiect pot fi, de asemenea, o sursă excelentă de materiale de referință după încheierea unui proiect. Majoritatea echipelor beneficiază de revizuirea rapoartelor și istoriei proiectului lor pentru a înțelege mai bine ceea ce s-a întâmplat când ceva s-a întâmplat.

Pentru mai multe sfaturi despre cum să beneficiați la maxim de la cele două servicii de gestionare a proiectelor Choice Editor ale PCMag, puteți citi 7 Moduri de simplificare a managementului de proiect în proiecte de lucru în echipă și 5 funcții ale proiectelor Zoho pentru a vă organiza afacerea.