Organizați-vă: cum să vă mențineți separat fișierele de muncă și personal

Lucrătorii de informații ca mine verifică adesea e-mailul nostru de lucru în weekend. Sau s-ar putea să ne îndreptăm spre o prezentare importantă noaptea târziu de acasă, dacă atunci sunt orele noastre cele mai productive (sau dacă mergem în urmă cu un proiect). Suntem în egală măsură predispuși să răspundem la mesaje personale în timp ce suntem la serviciu sau poate scanăm un document de asigurare a locuinței pe copiator. Muncitorilor din cunoștințe le place, în general, acest tip de flexibilitate, dar dacă nu sunteți atenți la modul în care vă separați munca și fișierele personale, v-ați putea pune problema și datele dvs.

Comportamentele riscante din zona gri între muncă și viață ar putea pune în pericol datele sensibile. De exemplu, în timp ce mulți oameni pot scana un document personal la birou aici și acolo, nu ai dori să scanezi ceva sensibil, deoarece, dacă nu ești șeful IT, nu ai habar unde salvează imprimanta multifuncțională copii ale fișierelor pe care le scanează. Probabil sunt pe hard disk-ul scanerului propriu-zis și ar putea fi salvate și pe servere partajate nesecurizate.

În plus, pentru a menține un aspect al echilibrului muncă-viață, este util să aveți indicii care vă reamintesc când faceți un fel de muncă când sunteți pe ceasul celălalt. Să zicem că vă prindeți la niște e-mailuri trei zile într-o vacanță de familie. S-ar putea să apreciezi că ai flexibilitatea și oportunitatea de a identifica orice probleme urgente, dar ai putea dori, de asemenea, să te întorci să te bucuri de Splash Mountain alături de copiii tăi. Cu câteva strategii simple de separare a fișierelor dvs. personale și de muncă, nu veți mai fi aspirați să faceți munca prea mult timp atunci când vă bucurați de timpul personal și invers.

Compartimentează-ți fișierele

Principalul truc pentru separarea fișierelor de muncă și personale este de a le compartimenta. Păstrarea lucrurilor specifice în locuri dedicate creează nu numai ordine, ci și siguranță. Funcționează atât în ​​lumea fizică, cât și în cea digitală. Dacă puneți întotdeauna cheile în buzunarul drept și telefonul în stânga, nu veți termina niciodată căutarea jachetei pentru niciunul dintre aceste articole.

În cazul fișierelor digitale, principiile sunt aceleași, dar realitatea este puțin diferită. Ați putea păstra toate fișierele de lucru într-un folder și fișierele personale în altul, dar trăiesc pe același server, computer, aplicație sau dispozitiv mobil? Vrei să le faci?

Uneori, despărțim fișierele de lucru de fișierele personale pentru a menține granițele, astfel încât să nu rămânem prinși la muncă atunci când ar trebui să petrecem timp cu familia și prietenii sau pentru a nu fi tentat să terminăm depunerea impozitelor noastre în timp ce suntem la ceas.

De-a lungul anilor, am dezvoltat câteva strategii care mă ajută să compartimentez lucrările și fișierele personale, astfel încât să îndeplinească aceste condiții:

• Sunt întotdeauna separate
• Sunt accesibile indiferent unde sunt, dar
• Este ușor incomod pentru mine să accesez fișierele de lucru când sunt în modul acasă și la fișierele de acasă când sunt în modul de lucru.

Utilizați interfețe diferite pentru lucruri diferite

Mai întâi să vorbim despre documente digitale, cum ar fi documente de procesare a textului, foi de calcul, prezentări, PDF-uri și imagini.

Cel mai simplu mod în care am găsit să păstrez documentele separate și totuși accesibile este să le stochez într-un serviciu de sincronizare online și să utilizez servicii diferite pentru diferite tipuri de informații. Folosesc Dropbox pentru a stoca, copia de rezervă și sincronizarea fișierelor mele personale și mă bazez pe Google Drive pentru muncă. Există o mulțime de opțiuni dincolo de aceste două servicii, despre care puteți citi în lista celor mai bune servicii de stocare online a PCMag. Dar ideea este să începeți prin separarea fișierelor dvs. în două servicii diferite.

De ce nu aș alege serviciul meu de stocare preferat și nu aș crea două conturi diferite în loc să folosesc două servicii diferite? Dacă aveți o interfață diferită, mă ajută să mențin limitele de care am nevoie între fișierele de muncă și cele personale.

Dacă mă uit la interfața web Google Drive, simt că lucrez. Dacă mă uit la Google Drive în timp ce sunt în vacanță, totuși, clopotele îmi stau în cap, care îmi reamintesc că fac treabă atunci când ar trebui să stau la șezut lângă piscină. Dar dacă fac un weekend în jurul Dropbox, îmi organizez fotografiile personale, creierul meu nu îmi dă același semnal „lucrezi”. De-a lungul timpului, am dezvoltat o asociere puternică între fiecare interfață și ceea ce fac în acea interfață. Pentru mine, este și mai important să am limite clare de viață profesională, deoarece lucrez de la un birou de acasă. Când am lucrat cu normă întreagă într-o clădire de birouri, am folosit strategii similare cu același efect.

Creați cuvinte vizuale în sistemul dvs. de operare și teme

Unele servicii de stocare, cum ar fi cele care se integrează strâns cu sistemul dvs. de operare, nu arată deloc (decât dacă utilizați aplicația Web). Nu au neapărat o interfață distinctă. Un alt mod în care poți fi compartimentat fără să-ți dai seama măcar este să folosești un sistem de operare diferit la locul de muncă și acasă. Dacă aveți o mașină Windows la birou și un Mac acasă, este posibil să aveți deja aceeași senzație de a fi hiperconștient atunci când faceți birou acasă pe Mac.

O altă problemă ar putea fi aceea că utilizați unele din aceleași instrumente în viața de muncă și în viața personală, deoarece vă plac. Nu doriți să alegeți două instrumente sau interfețe diferite. Vrei să-l folosești pe cel care îți place cel mai bine pentru amândoi. Unii dintre prietenii mei, de exemplu, folosesc Slack pentru comunicarea personală și folosesc și Slack la locul de muncă. În această situație, aș recomanda schimbarea temei (de exemplu, schema de culori) a celor două conturi Slack, astfel încât acestea să arate fizic diferit. Veți asocia rapid o schemă de culori cu munca și una cu un chat personal privat.

Compartimentați prin browser

O altă opțiune pentru compartimentarea activității și crearea de indicii vizuale care vă reamintesc ce tip de lucru pe care îl efectuați este să vă lipiți de un fel de browser la locul de muncă și de altul acasă. Arăturile vizuale ar putea fi mai subtile, dar veți avea totuși obiceiul de a lansa, să spunem, Chrome pentru lucru și Firefox pentru lucruri personale.

De asemenea, este benefic să utilizați două browsere separate pentru a menține separat istoricul Web. De exemplu, s-ar putea să fiți mai vigilenți cu privire la ștergerea memoriei cache a browserului pentru fișierele de lucru, deoarece conțin informații sensibile despre companie, dar este posibil să doriți să păstrați istoricul Web personal, astfel încât să puteți căuta rapid site-urile pe care le-ați accesat în urmă cu câteva zile (sau vice versa).

Utilizați aplicațiile client de e-mail în avantajul dvs.

Pe telefoanele mobile, există o modalitate foarte ușoară de a separa e-mailul de lucru de e-mailul personal, indiferent dacă utilizați același serviciu de e-mail, cum ar fi utilizarea Gmail, atât pentru serviciu, cât și pentru casă. Soluția: Utilizați diferiți clienți de e-mail.

Gmail are o aplicație autonomă, dar nu trebuie să o alegeți ca aplicație pe care o utilizați pentru a accesa Gmail. Pe iPhone, puteți utiliza aplicația de stocare Mail. Sau pe orice tip de telefon, puteți instala o aplicație client de e-mail terță parte care funcționează cu Gmail, cum ar fi Boxer sau Inboxcube.

Îmi place să folosesc aplicații separate pentru e-mailuri de muncă și personale. Am același beneficiu de a avea două interfețe distincte. În plus, atunci când încerc să nu fiu aspirat la muncă, pot renunța și închide e-mailul de lucru, păstrând e-mailul meu personal mai ușor accesibil sau invers.

S-ar putea să vă fie cazul că vă place într-adevăr o aplicație client de e-mail și doriți să o utilizați atât pentru munca dvs., cât și pentru e-mailul personal. Cu multe aplicații, puteți avea mai multe conturi autentificate și puteți comuta între ele după bunul plac. Oferă însă o ușurință de utilizare pe care, de fapt, s-ar putea să nu o dorești. Pierdeți avantajul de a avea două interfețe distincte și pierdeți posibilitatea de a renunța la aplicație cu orice cont pe care doriți să îl faceți mai puțin tentant în acest moment. Poate doriți ca tehnologia dvs. să fie ușor mai puțin prietenoasă, de dragul propriei psihologii.

Compartimentat pentru un echilibru mai bun între muncă și viață

Dacă aveți nevoie de limite mai clare între munca și viața personală, compartimentarea datelor dvs. în diferite aplicații, servicii, sisteme de operare și browsere vă ajută enorm.

Dacă aveți două spații virtuale distincte în care accesați fișierele vă creează indicii, asociații și bariere de intrare, care vă pot ajuta să minimizați lucrul la timpul liber sau să faceți sarcini personale în timp ce sunteți la serviciu, permițându-vă totuși să le faceți atunci când este necesar.