Organizați-vă: cum să faceți documente cheie de urgență pentru afaceri și acasă în mai puțin de o oră

Dacă gestionați un birou, aveți un plan de etaj salvat online, în cazul în care există un dezastru sau un alt motiv pentru care persoanele care nu sunt familiarizate cu spațiul trebuie să intre? Dacă închiriați o proprietate de vacanță sau chiar camere în casa dvs., oferiți oaspeților informații adecvate de urgență? Unde este harta de ieșire de urgență pentru familia ta și pentru toți oaspeții care pot sta cu tine?

Să te gândești la pregătirea pentru situații de urgență nu este niciodată distractiv, dar să planifici în față și să fii pregătit este mult mai bun decât să-ți dorești că ai făcut-o după un dezastru. Iată un proiect simplu care să vă ajute să vă pregătiți mai bine: creați hărți de ieșire de urgență, planuri de etaj și celelalte documente de care aveți nevoie și faceți-l în aproximativ o oră.

Secretul pentru a menține scurt acest proiect este să folosiți aplicații de diagrama care sunt disponibile online gratuit și simplu de utilizat. La fel de important, aceste aplicații vin cu șabloane pentru toate tipurile de diagrame, hărți, diagrame, etc.

Când lucrați din aceste șabloane, tot ce trebuie să faceți este să rearanjați mobilierul, așa cum era. Nu trebuie să desenați nimic de la zero.

Ce aplicație de diagramați să utilizați?

Presupunând că nu știți nimic deloc despre software-ul de design sau de desenare vectorială, există două aplicații pe care vă recomand să le utilizați pentru a face planuri de ieșire de urgență, hărți de podea și alte documente cheie pentru casa dvs., proprietatea de vacanță și afaceri. Sunt Lucidchart și SmartDraw.

În experiența mea cu aceste aplicații, Lucidchart este ușor de utilizat, dar SmartDraw are mai multe șabloane pentru pregătirea în caz de urgență. Sunt amândouă extrem de utile. Ambele au un serviciu gratuit, deci nu trebuie să plătiți nimic pentru a crea aceste fișiere critice. Și amândoi au o aplicație Web, astfel încât puteți utiliza aplicația chiar în browserul dvs. fără să instalați niciun software.

Documente de pregătire în caz de urgență

Vreau să vă ofer câteva exemple de documente de pregătire pentru situații de urgență, deoarece de multe ori nu știți de care aveți nevoie până când nu aveți șansa să răsfoiți unele dintre opțiuni. Câteva dintre cele comune sunt:

• Planul / harta de evacuare a etajului,
• Planul / harta de evacuare a clădirii, inclusiv punctul de întâlnire sigur,
• Planul / harta de evacuare a locuinței, inclusiv punctul de întâlnire sigur,
• Planul de continuitate a afacerii,
• Lista de contacte de urgență (fiecare casă ar trebui să aibă una la frigider sau să fie afișată undeva foarte vizibil),
• Arbore telefonic de urgență,
• Diagrame de prim ajutor și CPR și
• Incendii, inundații, cutremur și sfaturi de adăpost în loc.

Aș putea continua, dar sper că această listă declanșează câteva idei pentru documente și diagrame potrivite locației și circumstanțelor dvs. specifice. Nu orice document este potrivit pentru fiecare casă sau afacere, desigur. Unele dintre aceste documente sunt disponibile pentru a fi tipărite simplu, cum ar fi CPR și graficele de prim ajutor. Altele sunt atât de simple și simple încât să le poți chiar redacta rapid într-o aplicație de procesare a textului. S-ar putea să fiți chiar ispitit să le scrieți de mână. Vă recomand să mergeți digital în schimb, pentru că atunci este mai ușor să păstrați copii digitale salvate în cloud. Dacă aveți copii digitale în cloud înseamnă 1) le puteți actualiza cu ușurință și 2) puteți obține informațiile chiar dacă nu vă aflați în fața lucrării pe care ați imprimat-o.

Cum se fac documente de urgență

Folosind una dintre cele două aplicații despre care am menționat anterior, SmartDraw sau Lucidchart, va face acest proiect rapid și eficient. S-ar putea chiar să vă bucurați de utilizarea instrumentelor.

Începeți prin a privi șabloanele pe care le oferă aplicația. În software-ul de diagramă, „șablon” înseamnă document de probă, astfel încât să primiți mult mai mult decât doar un fișier cu o formatare corectă. Să luăm exemplul unei hărți de evacuare a biroului. Șablonul are, de fapt, un plan de plan și un traseu de evacuare deja desenat pe el (mai degrabă decât să vă ofere o pânză goală și o bibliotecă de obiecte adecvate pentru a pălpi pe ea). Tot ce trebuie să faceți, atât literal, cât și metaforic, este să mutați mobila. Glisați și aruncați obiecte care reprezintă ușile, ferestrele, birourile, scaunele, plantele în ghiveci, răcitoarele de apă, băile, dulapurile și așa mai departe, până când planul probei se transformă într-o reprezentare a spațiului propriu de birou. De asemenea, vă deplasați și rotiți, alungiți sau scurtați săgețile roșii îndreptate către ieșirile cele mai apropiate.

Este posibil să nu puteți găsi exact șablonul dorit, dar puteți coopta întotdeauna alte diagrame similare pentru scopul dvs. De exemplu, o organigramă verticală nu este atât de diferită, schematic vorbind, dintr-un arbore telefonic.

Faceți o oră pentru a fi mai bine pregătit

Aplicațiile de diagrama fac atât de simplu să descoperiți câteva documente de pregătire pentru situații de urgență, încât ar trebui să puteți elimina multe dintre cele mai importante de care aveți nevoie într-o oră și ceva. Luați orice vineri după-amiază la birou când vă simțiți ars de a face alte munci sau o sâmbătă dimineață acasă pentru documente personale și obțineți câteva dosare critice.

Desigur, acesta este doar vârful aisbergului când vine vorba de planificarea celor mai rele. Ce veți face dacă puterea se va stinge? Ce se întâmplă dacă calculatoarele dvs. sunt lovite de ransomware? Sunt copiate toate datele dvs. pe cloud? Când timpul îți permite, ar trebui să citești despre cum să îți dorești afacerea în caz de dezastru, care include informații despre planificarea, execuția și pregătirea pentru pregătirea în caz de dezastru.