Organizați-vă: cum să scanați, să economisiți și să vă distrugeți documentele fiscale

Organizarea documentelor fiscale este un proces continuu. În primul rând, trebuie să faceți ceva cu fiecare document când îl primiți, indiferent dacă este o chitanță pentru o cheltuială de afaceri sau un formular W-2 de la un angajator. S-ar putea să-l scanați. Puteți să-l plasați într-un folder. Orice ai face cu acesta, trebuie să te referi la el din nou atunci când îți faci impozitele, deci trebuie să poți localiza. De asemenea, poate fi necesar să înmânați unele dintre aceste documente altcuiva la un moment dat, poate unui contabil, dar cel puțin, către IRS până la termenul fiscal. În cele din urmă, veți dori să aruncați documentele în mod corespunzător pentru a vă proteja confidențialitatea.

Dacă întrerupeți întregul proces pentru a anticipa modul în care veți utiliza și vă referiți la documentele fiscale la o dată ulterioară, puteți găsi o metodă pentru scanarea, salvarea și, eventual, mărunțirea fișierelor, astfel încât să nu faceți din neatenție fă mai multă muncă pentru tine pe parcurs.

Ce documente fiscale ar trebui să economisiți?

Ar trebui să salvați tot ce vi se transmite de la angajatori, precum și orice documente care au legătură cu imobiliare, conturi bancare, donații sau investiții. Cu alte cuvinte, salvați documentele generate de alții și care vă sunt furnizate în scopuri fiscale de sfârșit de an.

În ceea ce privește documentele generate de dvs., sfaturile de pe site-ul IRS notează că înregistrările includ „facturi, carduri de credit și alte chitanțe, facturi, jurnale de kilometri, cecuri anulate, imagistice sau înlocuitoare, dovezi de plată și orice alte înregistrări pentru a susține deduceri sau credite. tu revendici la întoarcerea ta."

Scanarea documentelor fiscale

Probabil că veți lua toate documentele fiscale și le veți redacta într-o cutie, sertar sau folder. Este în regulă, atât timp cât îi poți găsi rapid mai târziu când ai nevoie de ele.

Un mod mai rapid și mai convenabil de a vă asigura că puteți găsi documente mai târziu este să le digitalizați scanându-le. Scanarea documentelor vă oferă, de asemenea, avantajul creării unei copii de rezervă, astfel încât, dacă se întâmplă ceva copiilor fizice (incendiu, inundații, vechi de patru ani), veți avea un set de rezervă.

Puteți utiliza un scanner de desktop mare sau o imprimantă multifuncțională care include un scaner, ceea ce este util dacă aveți stive mari de pagini pe care trebuie să le scanați. Dacă aveți doar o mână de documente libere, este posibil să folosiți o aplicație de scanare mobilă.

Multe aplicații de scanare mobilă sunt gratuite. Îți transformă telefonul într-un scaner. Găsesc automat marginile documentelor și convertesc imaginile în PDF. Dacă nu ai mai folosit vreodată, te îndemn absolut să încerci unul. Sunt super ușor de utilizat.

Economisirea și denumirea documentelor fiscale

După ce scanați documentele, cel mai benefic lucru pe care îl puteți face pentru a vă ajuta mai târziu este să numiți fișierele în mod inteligent și să le lipiți într-un folder cu un nume foarte clar, cum ar fi „DOCUMENTE FISCALE 2016”.

Folosiți atât anul de înregistrare fiscală, cât și cuvintele „impozit” și „taxe” în folderul computerului și în numele fișierelor dvs. În acest fel, atunci când aveți nevoie de fișiere mai târziu, le puteți căuta chiar dacă nu vă amintiți exact unde le-ați pus.

Pentru numele fișierelor, includeți și numele formularului, cum ar fi 1099-INT sau W-2, și includeți orice alte detalii specifice care vă semnalează dvs. sau altcuiva care vă gestionează documentele exact ceea ce conține fișierul. De exemplu, un nume de fișier bun pentru un 1099-INT 2016 din Duffy Bank ar fi: 2016-TAXES_1099-INT-DuffyBank.

Schimbarea documentelor fiscale

Nu este rău să salvați copii digitale ale documentelor fiscale la nesfârșit, dar puteți, bineînțeles, să dispuneți în siguranță de copii după câteva ani. După cum am menționat, IRS are linii directoare pentru care documentele trebuie salvate pentru ce perioadă de timp. Dacă preferați să greșiți în ceea ce privește prudența, șapte ani este numărul de reținut, deoarece aceasta este cea mai lungă perioadă de timp pe care o solicită guvernul.

Pentru că veți depune anul 2016 în acest an, puteți mărunți în siguranță orice din 2009 sau mai devreme. Dacă conduceți o afacere mică sau aveți o mulțime de documente sensibile, deținerea propriului dvs. triturator este calea de urmat. Nu sunt atât de scumpe, cu cele mai bune mărunțitoare testate la PCMag cuprinse între 159 și 329 USD. Concasorul Swingline Style + Super Cross-Cut Shredder este cel mai puțin scump dintre modelele de top.

E-Fișcați-vă impozitele

Acum, când înțelegeți cum să faceți față documentelor dvs. fiscale, este timpul să începeți efectiv să vă faceți impozitele - și mai devreme, cu atât mai bine. În timp ce, din punct de vedere tehnic, aveți până la 18 aprilie să le faceți, să vă faceți impozitele mai devreme este bine pentru liniște. Dacă primiți o rambursare, o veți obține mai devreme - și cine nu vrea asta? Dacă trebuie să plătiți, bine, veți avea mai mult timp să vă dați seama cum să faceți față și asta.

În plus, dacă lipsește un document sau unul dintre acestea se dovedește a fi inexact, este mult mai bine să afli acum decât aproape de miezul nopții din ultima zi. Puteți obține întotdeauna o extensie, desigur, dar nimeni nu vrea să se ocupe de acest tip de stres de ultimă oră dacă îl pot evita. Luați în considerare, de asemenea, că dacă aveți nevoie să contactați asistența la serviciul de depunere de taxe la alegere, șansele dvs. de a ajunge la cineva sunt mult mai bune acum decât dacă vă depuneți taxele în ultima clipă.

Avem două servicii preferate de pregătire a impozitelor pentru impozitele dvs. pe 2016 (cele pe care trebuie să le depuneți în 2017). TurboTax Self-Employed este alegerea de top pentru cei care doresc cea mai prietenoasă interfață și cel mai extins suport, inclusiv capacitatea de a conferi video cu profesioniști care vă pot privi întoarcerea în timp real. TaxAct Online Premium este alegerea redactorilor noștri de a vă face impozitele pe un buget, dacă nu aveți nevoie la fel de mult pentru a ține mâna. Pentru mai multe detalii, consultați programul nostru pentru cel mai bun program de preparare a impozitelor.