Organizați-vă: cum să rămâneți concentrat cu kanbanul personal

Imaginați-vă un sistem de management pentru viața voastră, ceva ușor de învățat cum să utilizați, menține totul organizat, vă împiedică să faceți multitasking și vă ajută să vă atingeți obiectivele. Este kanban personal.

Deși kanban câștigă popularitate în managementul de proiect în mediile de birou, oamenii împrumută și idei de bază de la acesta pentru a organiza aspecte din viața lor personală, de la planificarea nunților până la gestionarea treburilor familiei. Deci, ce este kanbanul personal, cum funcționează și ce poate face pentru tine?

Ce este Kanban?

Kanban este un stil de lucru care a început în uzinele japoneze de fabricație auto și este popular astăzi printre dezvoltatorii de software și persoanele care lucrează în servicii profesionale.

Se bazează pe cărți, pe care scrii informații și pe o placă pe care îți aranjezi cărțile. O parte din motivul pentru care este popular în industriile de software și servicii se datorează faptului că creează o reprezentare vizuală pentru ceva care altfel nu este deloc vizual.

Software-ul Kanban începe cu o placă. Gândiți-vă la ea ca la o placă unde aranjați note lipicioase. Notele respective se numesc cărți. Puteți muta cărțile pe cât doriți, deși cărțile virtuale se încadrează întotdeauna în coloane. În mod tradițional, coloanele sunt etichetate de la stânga la dreapta To Do, Doing și Done. În unele instrumente, puteți personaliza scopul sau eticheta coloanelor.

Instrumentele Kanban sunt în general colaborative; atât de mulți oameni au acces la același bord și cărți. Cardurile, la un moment dat în viața lor, au în mod obișnuit un destinatar care este însărcinat să completeze sarcina pe ele. Toți cei din echipă pot vedea toate cărțile sau sarcinile, unde se află în ciclul lor de viață și cine este responsabil pentru ele.

Kanban-ul personal preia unele dintre ideile de bază de la kanban, dar lasă în afara sau face opțional multe dintre regulile specifice productivității profesionale și lucrărilor de birou. În funcție de ceea ce ați introdus în consiliul dvs. kanban, îl puteți împărtăși cu membrii familiei, prieteni, îngrijitori, tutori sau un planificator de nunți.

Câteva aplicații kanban de pe piață includ SwiftKanban și Trello, deși CEO-ul companiei Trello, Michael Pryor, mi-a spus că instrumentul companiei sale nu este tehnic un consiliu kanban, ci mai degrabă a fost inspirat de ele.

Cum funcționează Kanbanul personal

În centrul kanban-ului personal este o vizualizare a ceea ce este necesar pentru a gestiona și cum se va face.

"Există diferite forme de management vizual acolo și un avantaj pe care Kanban îl oferă este acela că limitează munca în desfășurare", a declarat Janice Linden-Reed, președintele Universității LeanKanban, o organizație care învață kanban către profesioniști și promovează utilizarea acesteia. "Are un mod de a aborda problemele din jurul multitasking-ului și ajută oamenii să se concentreze, astfel încât să nu fie copleșiți. Lucrul care îl face kanban, spre deosebire de doar o placă de lucru, este limitarea lucrărilor în curs și a fluxului."

Linden-Reed a explicat că kanban este mai degrabă un sistem de atragere decât un sistem de împingere. "Nu îți asumi atâta muncă cât poți face față în orice moment", a spus ea. "Dacă doriți să aveți doar trei sarcini la un moment dat, aveți cele trei și, atunci când îl finalizați, îl puteți trage pe următorul. Având un sistem de tragere limitat, vă poate ajuta să vă concentrați și să vă organizați." Cu alte cuvinte, dacă aveți configurația De făcut, de făcut, de făcut, nu veți avea niciodată mai mult de trei cărți în coloana dvs. Desfășurare.

Când am vorbit cu Pryor despre kanban și kanban personal, el a explicat că scopul instrumentului companiei sale, Trello, a fost „distilarea cu ceva foarte simplu, care este doar o listă de liste, în același mod în care o foaie de calcul este o grup de numere și dacă schimbați o celulă, atunci o altă celulă se schimbă. Este doar o modalitate de a vă organiza vizual orice este ceea ce vă gândiți. " În acest sens, Trello este excelent pentru a vă gestiona viața personală, deoarece nu vă permite să folosiți structura și limbajul pe care îl veți găsi în aplicațiile kanban create pentru managementul de proiecte de afaceri.

De ce funcționează Kanban personal

Un motiv important pentru care kanban este eficient în a ajuta oamenii să rămână organizați este că îi obligă să se gândească prin tot ceea ce doresc ei să gestioneze pentru a-l face pe un consiliu kanban.

Să luăm exemplul folosirii kanbanului personal pentru organizarea treburilor familiei. În primul rând, trebuie să vă dați seama care vor fi coloanele. Ar putea fi To-Do, Doing, Done, dar ar putea fi, de asemenea, mai elaborate. În loc de o coloană de a face, este posibil să aveți de făcut zilnic, de făcut săptămânal și de făcut lunar. Poate în prima duminică a lunii, copilul tău este responsabil să tragă o corvoadă din coloana lunară. Poate în fiecare sâmbătă, partenerul tău este responsabil să tragă două sarcini săptămânale. Orice ai decide, scrierea procesului prin maparea acestuia în consiliul kanban te obligă să te gândești la modul în care lucrările se întâmplă în mod natural, precum și la modul în care vrei să fie gestionat.

Linden-Reed a folosit kanbanul personal pentru a gestiona treburile când fiica ei avea doar șase ani. Acesta i-a oferit agenției fiice și, de asemenea, a învățat-o cum să facă față doar unei sarcini la un moment dat.

Tonianne DeMaria Barry este autorul personalului Kanban: Mapping Work 'Navigating Life . Ea spune că kanban-ul personal creează o narațiune a muncii. "Kanbanul personal transformă munca noastră într-o poveste, un sistem. Este nevoie chiar și de cele mai obositoare sarcini și le transformă într-un joc potrivit și convingător pentru toate vârstele", mi-a spus ea prin e-mail. Atunci când cineva își prezintă lista de activități pe un forum, „munca încetează să fie o colecție de sarcini fără legătură și devine în schimb o serie de evenimente și opțiuni care se impactează reciproc și curg de la una la alta”.

Kanban personal în acțiune

Una dintre cele mai bune metode de a înțelege modul în care kanban poate fi folosit pentru a organiza și gestiona aspecte ale vieții personale este să auzi despre modul în care alte persoane îl folosesc. Mai jos veți găsi câteva exemple, precum și link-uri care explică în continuare modul în care funcționează într-un sistem kanban:

• planificarea și organizarea unei nunți
• gestionarea inventarului unei crame
• gestionarea treburilor casnice (vezi mai sus)
• redactarea unei echipe sportive de fantezie
• idei de economisire pentru vacanțe și călătorii (vezi imaginea de mai jos).

Cine poate beneficia de utilizarea Kanbanului personal?

Diferite tipuri de oameni gravitează spre diferite tipuri de software pentru a le ajuta să le mențină organizate. I-am întrebat pe Linden-Reed și Pryor părerea lor despre tipurile de oameni care se potrivesc cel mai bine pentru kanban. Amândoi au spus că oamenii orientați vizual se descurcă bine cu kanban, apoi au adăugat câteva alte gânduri.

„Oricine se confruntă cu probleme de supraîncărcare sau care au probleme de calitate în munca lor, persoane care pierd termenele, persoanele care au probleme cu așteptarea așteptărilor”, pot beneficia de kanban, potrivit Linden-Reed.

DeMaria Barry a menționat că copiii cu Asperger se duc adesea bine atunci când folosesc kanbanul personal. „Feedback-ul kinestezic și stimularea serotoninei pe care le obțin din atragerea și văzând munca lor în coloana Done îi obligă să completeze, mai degrabă decât să se concentreze intens pe sau să rumeneze asupra unei singure sarcini”, a spus ea. Ea a mai spus că copiii cu ADHD adesea reușesc cu asta, deoarece „implementarea unei limite de lucru în curs îi obligă să se concentreze asupra sarcinilor la îndemână, mai degrabă decât să se distragă prin începerea multora, dar completând niciuna”.

Pryor a spus că aproape toată lumea este foarte potrivită pentru kanban, deoarece este făcut pentru a se potrivi cum credem deja.

„Dacă te uiți la modul în care oamenii încearcă să-și organizeze viața - dacă te uiți la un computer cu notele Post-It peste tot, un frigider cu note pe ușă, oamenii care fac carti index și le pun în față - avem o memorie foarte spațială ", a spus Pryor. „Organizarea vizuală a ideilor poate fi foarte utilă oamenilor”.

Pentru mai multe sfaturi, citiți aceste sfaturi pentru organizarea notelor scriitorului, cum să vă organizați cumpărăturile de vacanță și trucuri pentru a vă motiva.