Organizați-vă: cum să luați pauze mai bune pentru a vă spori productivitatea

Niciodată nu vei fi cel mai bun dacă poți fi 100% productiv tot timpul. Este imposibil ca orice muncitor să lucreze fără întrerupere fără a plăti un preț, fie că este vorba de o scădere a calității, a producției sau a siguranței. Cu toții trebuie să facem pauze.

În general, lucrătorii de cunoștințe (eu însumi) sunt responsabili pentru programele de pauză proprii. Depinde de noi să stabilim când trebuie să faceți o pauză de 2 minute pentru a naviga pe Facebook sau cât de încet să vă plimbați pe hol pentru a obține un pahar cu apă.

Oamenii fac adesea pauze bazate pe intuiție, fără niciun fel de atenție pentru cât timp au nevoie pentru a se recupera sau când vor face următoarea pauză. Și nu toată lumea are o intuiție bună. Este ușor să fii condus pe o gaură de iepure pe internet în timp ce faci o pauză. De asemenea, este ușor să opriți o singură sarcină în speranța de a face o pauză doar pentru a fi prinși în verificarea e-mailului și nu este o pauză.

Teoria pauzelor

Pentru a face pauze utile, care de fapt ne permit să fim mai productivi, ajută să înțelegem teoria de ce și cum funcționează.

Atunci când descriu arderea la locul de muncă, ceea ce încercăm să evităm atunci când facem pauze, majoritatea cercetătorilor apelează la ceva numit modelul de conservare a resurselor. Teoria, dezvoltată de Stevan E. Hobfoll la sfârșitul anilor '80, explică modul în care oamenii se ocupă de stres. Pe scurt, spune că toți avem resurse interne pentru a face față stresului și ne putem folosi resursele pentru o perioadă, dar, la un moment dat, trebuie să reconstruim resursele pe care le-am pierdut.

În momentul în care Hobfoll a venit cu această teorie, experții au început să înțeleagă că stresul este constant și omniprezent, mai degrabă decât să fie cauzat doar de evenimente unice. Cu alte cuvinte, experimentăm stresul doar lucrând. Nu trebuie să existe un eveniment traumatic la locul de muncă care să provoace stres. Stresul este întotdeauna acolo și ne folosim întotdeauna de resursele noastre pentru a face față. Când utilizăm resurse reduse și resursele noastre rămase sunt amenințate, aceasta este o pierdere.

Alți cercetători au pus în discuție în continuare condițiile necesare pentru reconstruirea resurselor pe care le pierdem în timp ce facem față stresului. De exemplu, doi cercetători care au studiat efectele vacanțelor au ajuns la concluzia că reflecția pozitivă a muncii, măiestria (adică, lucrul la o abilitate) și relaxarea ajută la reconstruirea resurselor. Socializarea în weekend pare, de asemenea, de ajutor, întrucât nu te ocupi de probleme legate de muncă atunci când lucrezi.

Ceea ce putem scoate este că pentru a fi scutiți de stresul de muncă, trebuie să

1. nu funcționează și
2. fă ceva plăcut

Poate suna ca bunul simț, dar dacă ați făcut vreodată o pauză dintr-o sarcină de lucru verificând e-mailul (care este încă funcțional și greu de plăcut), nu ați făcut într-adevăr o pauză, nu-i așa?

Ce fel de pauze sunt cele mai bune?

Dacă lăsăm deoparte weekendurile și sărbătorile, ce fel de pauze la locul de muncă sunt eficiente? Adică, ce trebuie să facem pentru a opri pierderea suplimentară a resurselor sau chiar pentru a construi un pic de rezervă?

Studiile despre pauzele de la locul de muncă, inclusiv cele petrecute navigând pe internet și ceea ce le face eficiente sugerează pauze

• mic de statura,
• intermitent și
• plăcută.

Așa cum am menționat anterior, pauzele trebuie să fie, de asemenea, o pauză de la muncă și lucruri legate de muncă. E-mailul nu este o pauză și nici nu se dovedește, se plânge de munca cu colegii de serviciu, cathartic cum ar fi.

Punerea numerelor pe lungimea și frecvența pauzelor este dificilă. Unele studii au încercat-o pentru lucrătorii de cunoștințe, dar nu există niciun număr care să fie convenit în cadrul mai multor studii. O postare populară și deseori re-blogată din 2014 pe The Muse spune că programul de pauze ideal este să funcționeze 57 de minute, urmat de o pauză de 17 minute, dar nu m-aș baza prea mult pe asta. Aceste numere, care provin de la o companie de software de monitorizare computerizată, nu includ detalii bogate despre subiecte, linia lor de lucru, datele brute sau modul în care au fost analizate.

Un studiu mai bun a constatat că perioada de timp optimă pentru pauze este de aproximativ 12 la sută din ziua lucrătoare și, din nou, pauzele scurte intermitente s-au dovedit a fi mai bune decât una sau două pauze lungi. Dacă luăm 12% și îl aplicăm într-o zi de muncă de 8 ore, atunci obținem aproximativ 58 de minute de pauză. Ca exemplu, cinci pauze de aproximativ 12 minute fiecare ar face trucul.

Instrumente care vă ajută să faceți pauze mai inteligente

Este mult mai mult să faceți pauze eficiente decât să știți de ce sunt benefice, cum ar trebui să fie și cât de des să le luați. Există, de asemenea, problema de a rămâne la pauzele pe care decideți să le faceți și să vă întoarceți la serviciu atunci când se termină.

O aplicație pe care o folosesc din când în când când trebuie să fiu mai regimentată cu modelul meu de lucru / pauză este Strict Workflow. Acest plug-in pentru Chrome în mod vag (dar fără încălcarea mărcii comerciale) implementează Tehnica Pomodoro de pe computer.

Tehnica Pomodoro este o metodă de lucru care separă timpul în fazele de lucru și fazele de rupere. Deci lucrezi x minute și rupeți y minute și repetați. Numele provine de la utilizarea cronometrelor de bucătărie, care erau adesea în formă de roșii, pentru a trece la fiecare fază. Extensia Chrome nu este altceva decât un cronometru care își schimbă culoarea și sună o alarmă atunci când oricare dintre faze este finalizată. Un avantaj suplimentar al utilizării unui plug-in și nu al unui cronometru de bucătărie este că, în timp ce sunteți în faza de lucru, puteți seta un flux de lucru strict pentru a vă bloca accesarea anumitor adrese URL care vă pot distrage de la muncă, cum ar fi Facebook și Twitter.

Există și alte aplicații de pauză care rulează pe sistemul de operare și nu în browser, cum ar fi Time Out pentru Mac. Aplicațiile de pauză nu te limitează și te blochează de site-uri care te împiedică să lucrezi în timpul unei faze de lucru. De asemenea, te blochează pe întregul computer în faza de pauză, forțându-te să nu mai funcționezi. Ecranul dvs. se deblochează numai după timpul de pauză pe care l-ați setat.

Aplicațiile de pauză sunt utilizate în mod obișnuit de către oamenii care încearcă să evite leziunile de stres repetitiv și încordarea de ochi legate de computer, deoarece toate, în afară de toate, au obligația să îți părăsești postul de lucru în fiecare pauză. Dacă vă place să navigați pe web ca parte a pauzei, utilizați un plug-in în schimb. Sau, faceți o regulă pentru dvs. că veți face doar navigare pe Internet pe timp liber pe un dispozitiv mobil.

Un alt mod de a vă asigura că adăugați pauze în ziua dvs. este să vă ridicați și să părăsiți biroul de fiecare dată când vibrează alerta inactivă pe trackerul dvs. de fitness. Mulți trackeri de fitness au acum această caracteristică. În timpul unei ferestre pe care le-ați setat, cum ar fi de la 8:00 la 18:00, dacă trackerul vă prinde stând încă mai mult de atâtea minute, vibrează și, uneori, afișează un mesaj pe ecran. Valoarea implicită pentru majoritatea următorilor este de 60 de minute de repaus, dar deseori puteți personaliza. Setați-l pentru 55 de minute, poate, să vă acordați câteva minute în plus pentru a vă încheia gândurile înainte de a vă ridica și a face o pauză adecvată.